1. Hiểu tổng quan về quản lý tài sản của doanh nghiệp

Quy trình quản lý tài sản là một quá trình bắt đầu từ khâu lập kế hoạch cho đến việc kiểm soát, mua sắm, vận hành, bảo trì và xử lý tài sản của một doanh nghiệp. Toàn bộ quá trình là cực kỳ quan trọng, giúp chủ doanh nghiệp tránh khỏi những thất thoát không đáng có, rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra đối với tài sản doanh nghiệp.

Chúng ta có thể thấy rằng, tài sản doanh nghiệp là những thứ tồn tại thực tế, do tổ chức doanh nghiệp nắm giữ và sử dụng. Các tài sản này có thể bao gồm những vật hữu hình, có thể quan sát, cầm nắm được như hàng hóa, thiết bị, máy móc, vật tư,… Hoặc chúng có thể là những vật vô hình như thương hiệu, logo, nhãn hiệu, bản quyền sản phẩm, mẫu thiết kế,…

Do đó, những tài sản này sẽ tác động rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp, cũng như gián tiếp tới quá trình vận hành và hoạt động của tổ chức doanh nghiệp. Không những vậy, các tài sản này còn có thể khẳng định sự hiện hữu, tạo giá trị vững bền của doanh nghiệp trên thương trường đầy biến động.

Toàn bộ quy trình quản lý này sẽ giúp chủ sở hữu dễ dàng kiểm soát, xử lý tình trạng hiện thời của tài sản doanh nghiệp. Chủ sở hữu sẽ biết tài sản đang ở đâu, do ai xử lý, được sử dụng thế nào, tình trạng ra sao. Nhờ đó, người chủ sẽ được đưa ra các biện pháp kịp thời, giải quyết nhanh chóng, hiệu quả tình trạng tài sản doanh nghiệp, thanh lý và tính tỷ lệ khấu hao của chúng theo đúng quy định hiện hành.

2. Các công việc xung quanh quản lý tài sản doanh nghiệp

2.1. Ý nghĩa của việc quản lý tài sản doanh nghiệp

Để có thể xây dựng và phát triển công ty ngày một xa hơn, người lãnh đạo luôn luôn phải để tâm, xem xét quản lý số lượng, tình trạng thực tế tài sản doanh nghiệp. Chúng ta sẽ không khó hiểu khi thấy vai trò và tác động cực kỳ lớn của việc quản lý ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động doanh nghiệp.

Việc quản lý này mang trong mình nhiều nhiệm vụ cụ thể, ý nghĩa nhằm đảm bảo tài sản luôn thuộc quyền sở hữu, được bảo vệ tối đa bởi người chủ doanh nghiệp. Đồng thời, nó còn có tác động đem lại lợi ích, tạo sự vững bền, gia tăng tài chính doanh nghiệp.

2.2. Các công việc của quản lý tài sản doanh nghiệp

Nhờ có những ý nghĩa cụ thể nêu trên, việc quản lý tài sản sẽ được phân chia một cách rõ ràng và cụ thể. Quản lý tài sản doanh nghiệp sẽ bao gồm các hoạt động cơ sản sau.

Đầu tiên là quản lý sử dụng, sửa chữa bảo dưỡng tài sản. Những người liên quan trực tiếp đến quản lý tài sản doanh nghiệp sẽ cần quan sát, kiểm tra kỹ lưỡng, tình trạng hiện tại của doanh nghiệp. Việc làm này nhằm giúp tài sản luôn được bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời tài sản để chúng có thể hoạt động tối đa khả năng, đáp ứng được mọi yêu cầu và điều kiện cấu thành sản phẩm.

Thứ hai là quản lý việc đầu tư tài sản. Những người làm nhiệm vụ quản lý tài sản sẽ cần liên tục mua sắm, nâng cấp các trang thiết bị, máy móc, vật dụng,… để đảm bảo năng suất, chất lượng vận hành đúng với chức năng của từng loại tài sản.

Thứ ba là cần đánh giá, kiểm tra chất lượng tài sản doanh nghiệp. Sau khi đã thực hiện kiểm kê tài sản và đánh giá trực quan tài sản, người làm nhiệm vụ quản lý sẽ cần có các số liệu, báo cáo lên các cấp lãnh đạo để những người chủ này có thể nắm rõ tình hình hao hụt, sự thiết xót hay mất mát tài sản để có các cách xử lý kịp thời.

Thứ tư là quản lý khấu hao, thanh lý tài sản doanh nghiệp. Mỗi loại tài sản có một tỷ lệ khấu hao nhất định cần được tính toán không chỉ giúp dễ dàng trong việc quản lý mà còn thể hiện sự minh bạch đối với các cơ quan chức năng và nhà đầu tư. Bên cạnh đó, công việc này còn giúp người quản lý xác định sự phù hợp hiện thời của từng loại tài sản để từ đây có thể chuẩn bị các phương án tài chính thích hợp cho các tài sản hỏng hóc, không đáp ứng được yêu cầu.

3. Các bước cần làm trong quy trình quản lý tài sản doanh nghiệp

3.1. Lên kế hoạch mua sắm tài sản doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên mà người quản lý cần quan tâm khi lựa chọn các tài sản quan trọng và cần thiết. Việc lên kế hoạch cụ thể và chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác được số lượng tài sản cần thay thế và bổ sung để từ đó sẽ tránh được những lãng phí, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra.

Trong quá trình lập kế hoạch, việc kiểm tra, trích xuất số lượng tài sản doanh nghiệp là một việc hết sức khó khăn. Người làm nhiệm vụ cần có phải kiểm kê một cách kỹ lưỡng, chính xác để biết được tài sản nào đang thiếu hụt cần bổ sung, đồng thời có thể lên kế hoạch phân bổ dòng tiền mua sắm tài sản hợp lý nhất.

Xem thêm: Financial planning là gì? Chức năng chính của Financial planning

3.2. Cập nhật và nhập mới tài sản doanh nghiệp

Sau khi đã hoàn tất công việc mua sắm, người làm nhiệm vụ quản lý sẽ cần nhanh chóng kịp thời số lượng tài sản để theo dõi và sử dụng. Thông thường, mỗi đợt nhập tài sản, doanh nghiệp sẽ mua một khối lượng tương đối lớn, điều này sẽ gây khó khăn cho người quản lý khi thực hiện nhập số liệu. Do vậy, người quản lý sẽ cần thực hiện một cách cẩn thận, tỉ mỉ, kỹ lưỡng từ khâu mua sắm cho tới nhập kho tài sản để tránh sai sót, nhầm lẫn có thể xảy ra.

3.3. Xuất kho, sử dụng tài sản

Công việc xuất kho này sẽ thường xảy ra đối với công cụ lao động hay các tài sản cố định của doanh nghiệp. Việc làm này người quản lý sẽ cần quan tâm một kỹ lưỡng để tài sản có thể sử dụng và vận dụng chính xác đúng với chức năng mình. Khi thực hiện chi tiết và đầy đủ bước này sẽ doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng thanh lý và thu hồi tài sản sau này. Toàn bộ quá trình này sẽ cần được theo dõi thường xuyên, do vậy người quản lý sẽ phải chú ý để tránh tình trạng mất mát, sai sót thông tin tài sản thường xuyên diễn ra.

3.4. Thu hồi và sửa chữa tài sản của doanh nghiệp

Sau một thời gian sử dụng và thực hiện nhiệm vụ của mình, các tài sản của doanh nghiệp sẽ bị hao mòn và hỏng hóc. Người quản lý cần theo dõi và xử lý kịp thời để tránh làm gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, trong trường hợp người lao động nghỉ việc, người quản lý cũng cần thực hiện nhiệm vụ thu hồi công cụ lao động để kịp thời sửa chữa hay sử dụng cho những lần tiếp theo.

3.5. Thanh lý tài sản doanh nghiệp

Sau khi đã thu hồi tài sản và tiến hành kiểm tra, các tài sản sẽ thường hư hỏng, không còn khả năng phục hồi, bị lỗi thời, kém năng suất hay đơn giản doanh nghiệp không muốn sử dụng. Lúc này, người quản lý sẽ tiến hành công việc thanh lý tài sản. Quá trình hoạt động thanh lý này sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi một phần vốn, tránh thất thoát tài sản.

3.6. Kiểm kê số lượng và chất lượng tài sản

Theo quy định hiện hành của nhà nước, các doanh nghiệp sẽ cần tổ chức các đợt kiểm kê tài sản hàng năm để rà soát và đối chiếu tài sản. Quá trình thực hiện này là rất cần quan trọng để tổng hợp làm báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. Quá trình này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức do sẽ phải tổng hợp, xem xét, đánh giá để có một bản đầy đủ báo cáo lên cấp trên.

Như vậy, quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chung của tổ chức, giúp kiểm soát chặt chẽ nguồn tài nguyên, đưa ra các phương hướng để sản xuất sản phẩm ra thị trường. Mong rằng, với các thông tin của vieclam123.vn, các bạn đã hiểu chính xác về quy trình này.