1. Hiểu về quản trị dự án

1.1. Quản trị dự án là cái gì?

Quản trị dự án còn được biết đến là Project governance. Đây là một công việc bao gồm tất cả các công việc quản trị mà người quản lý sẽ phải vận dụng toàn bộ kỹ năng, kiến thức chuyên môn, kỹ thuật và công cụ để thiết lập được dự án nhằm đạt được mục tiêu đã được đề ra.

Có thể nói, người quản trị chính là người thực hiện toàn bộ quy trình dự án, từ khâu lên ý tưởng cho đến khi kết thúc dự án và thu được kết quả. Mục tiêu chính của quy trình này nhằm đảm bảo dự án luôn đi đúng tiến bộ, có sự phân bổ nguồn lực rõ ràng và đạt được chất lượng cao. Quản trị dự án sẽ được bao gồm các hoạt động như phân tích, thiết kế, triển khai, phát triển, kiểm tra và bảo trì.

Xem thêm: Dự án là gì? Tìm hiểu các yếu tố cấu thành một dự án

1.2. Chức năng của quản trị dự án

Quản trị dự án là một công việc có ý nghĩa quan trọng mang tính khách quan trong từng dự án doanh nghiệp. Ngoài ra, quản trị dự án còn phản ánh toàn bộ chức năng mà một người quản trị cần có như kế hoạch, hoạch định, tổ chức, kiểm soát và lãnh đạo.

Đối với hoạch định dự án, nó sẽ thực hiện, xử lý các thông tin liên quan đến dự án. Thực hiện toàn bộ các công việc cần thiết để làm nên một dự án bao gồm: xây dựng kế hoạch, phân tích rủi ro, phân tích dữ liệu, phân tích nhu cầu, định giá, quản lý thời gian, phân bổ nguồn lực, quản lý yêu cầu và quản trị giải pháp.

Bên cạnh đó, quản trị dự án còn thực hiện điều phối và lãnh đạo hoạt động như xây dựng mục tiêu, định hướng nhân viên, phân chia công việc, định hướng, đánh giá kết quả, đảm bảo quản lý và điều hành hoạt động của dự án.

Đối với kiểm soát và lãnh đạo, quản trị dự án sẽ đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện công việc như xây dựng kế hoạch, thực hiện kế hoạch, đánh giá hiệu quả, đề xuất phương án cải thiện và đánh giá – xem xét kết thúc dự án.

1.3. Quản trị dự án có vai trò gì trong doanh nghiệp?

Quản trị dự án đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, là một bước không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp. Nó không chỉ đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của dự án mà còn đảm bảo dự án thực hiện đúng thời gian, đạt được kết quả, chất lượng cao.

Trong bất kỳ dự án nào, thời gian luôn là yếu tố quan trọng nhất. Dù dự án có tâm huyết, đạt được giá trị, chất lượng cao nhưng phải thực hiện trong một thời gian dài thì đó vẫn là một dự án thất bại. Do đó, hoạch định thời gian phù hợp với khối lượng công việc là việc đầu tiên mà người quản trị dự án cần phải thực hiện.

Trong bất kỳ dự án nào, người quản trị dự án luôn đóng vai trò chủ chốt, là người quyết định đến sự thành công hay thất bại trong một dự án doanh nghiệp. Người quản trị dự án sẽ dựa vào vốn kiến thức, kinh nghiệm sẵn có của bản thân để có thể phân tích tình hình thực tế, lên kế hoạch triển khai công việc nhằm đạt được đúng chất lượng đã đề ra.

Bên cạnh đó, người quản trị dự án cũng cần điều phối, phân bổ nguồn lực hợp lý để đạt chất lượng cao nhưng không gây ra lãng phí cho doanh nghiệp. Đây là một công việc khó khăn và đầy thách thức cho người quản trị, nếu phân bổ nguồn lực không hợp lý sẽ gây ra chậm tiến độ, thậm chí dự án đó có thể thất bại.

2. Xây dựng quản trị dự án cần thực hiện các bước nào?

Để có thể thực hiện dự án thành công, người quản trị sẽ cần thực hiện đầy đủ các bước, quy trình được thiết kế nhằm đảm bảo dự án thực hiện thành công, hiệu quả. Một dự án có thể thành công cần thực hiện đầy đủ các quy trình bao gồm: xác định mục tiêu, định hình nhân viên, phân chia công việc, quản trị rủi ro, quản lý tài nguyên. Các bước của quản trị dự án sẽ được thực hiện một cách chuyên nghiệp và chặt chẽ như sau:

2.1. Xác định mục tiêu của dự án

Xác định mục tiêu là bước đầu tiên mà người quản trị dự án cần thực hiện để xác định rõ yêu cầu, mong muốn mà người chủ đầu tư đề ra. Khi đã hình thành rõ được mục tiêu, người quản trị của doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra ý tưởng, định hình công việc, dự đoán được rủi ro và đề xuất phương án giải quyết.

Để thực hiện được khấu này, người quản trị cần hình dung ra được mục tiêu và tầm nhìn của dự án nhằm xác định được rõ công việc cần làm để nhận được sự chấp thuận của chủ đầu tư. Do vậy, việc xây dựng sổ đăng ký và điều lệ dự án là một việc làm hết sức cần thiết. Bản điều lệ dự án này sẽ được bao gồm các nội dung: mục tiêu tổng quát, các bên liên quan, các rủi ro xảy ra, lợi ích thu được và tổng quan ngân sách.

2.2. Xây dựng kế hoạch dự án

Sau khi đã xác định được mục tiêu, các bên liên quan sẽ tiến hành phê duyệt và chấp thuận dự án. Lúc này, người quản trị sẽ cần đặt mục tiêu cho từng mục. Chúng ta hoàn toàn có thể đặt mục tiêu theo mô hình SMART.

Cách thức đặt mục tiêu của mô hình này sẽ được thực hiện theo từng chữ cái của mô hình. Theo đó, một mục tiêu chỉ được chấp nhận khi có đầy đủ các chữ S, M, A, R, T.

S – tính cụ thể: mục tiêu phải trả lời được các câu hỏi như thực hiện dự án nào, thực hiện ở đâu, nguồn vốn bao nhiêu,…

M – tính đo lường: mục tiêu chỉ được thực hiện khi có chỉ số cụ thể.

A – tính khả thi: mục tiêu được đưa ra cần phù hợp với nguồn lực và tài chính của doanh nghiệp.

R – tính phù hợp: các mục tiêu đưa ra cần liên quan tới công việc sẽ thực hiện.

T – thời gian: một mục tiêu cần có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cụ thể.

2.3. Triển khai công việc

Giai đoạn này của dự án sẽ được thực hiện bắt đầu khi kế hoạch được đưa ra cho đến khi dự án kết thúc. Trong quá trình thực hiện thực tế, người quản trị hoàn toàn có thể phân chia công việc nhỏ hơn để hoàn thành tiến độ một cách dễ dàng.

Khi dự án chính thức được phê duyệt thì người quản trị dự án sẽ bắt đầu dự án bằng một cuộc họp kich – off. Mục đích chính của dự án này là để người quản trị giới thiệu doanh nghiệp với nhân viên và toàn bộ kế hoạch để thực hiện.

2.4. Theo dõi – đánh giá kết quả

Ở giai đoạn này của dự án, người quản trị cần cần theo dõi sát sao thời gian thực tế và thời gian dự kiến của dự án. Đồng thời, người quản trị cần giám sát chặt chẽ từng công đoạn và luôn có các biện pháp khắc phục khi để dự án thực hiện đúng tiến độ đã được đề ra. Sự thành công hay thất bại của dự án sẽ đều tập trung ở giai đoạn này.

2.5. Nghiệm thu và kết thúc dự án

Sau khi đã thu được kết quả của dự án, người quản trị sẽ cần phân tích để xác định các mặt thành công và hạn chế của toàn bộ quá trình thực hiện. Để sự phân tích này, người quản trị sẽ đưa ra các bài học và kinh nghiệm cụ thể để thực hiện các dự án khác trong tương lai.

Như vậy, vieclam123.vn đã cho chúng ta thấy được quản trị dự án là gì và các bước tạo nên một quản trị dự án. Từ các thông tin trên, chúng ta có thể nói rằng quản trị dự án là yếu tố quyết định sự thành bại của một dự án, đồng thời đây cũng là một công việc then chốt để giúp doanh nghiệp phát triển, tạo dựng uy tín trong tương lai.