1. Dự án là gì

Nhìn chung, dự án vẫn là một danh từ khá trừu tượng, khó có thể giải nghĩa rõ ràng chỉ trong đôi ba câu. Mỗi người lại có một cách hiểu khác nhau về dự án, tùy thuộc vào kinh nghiệm, cách nhìn nhận và khả năng diễn giải. Theo vieclam123.vn, dự án là một tập hợp những hoạt động, được thực hiện bởi một cá nhân hoặc một tổ chức nhất định, với mục đích hoàn thành một mục tiêu nhất định được đề ra trước đó.

Đối với các dự án có quy mô lớn hơn, dự án lại được xem như quá trình hợp tác của các bộ phận, hội nhóm, phối hợp thực hiện một hệ thống các nhiệm vụ nhỏ có liên quan tới nhau, hướng tới việc giải quyết một mục tiêu chung, tổng quát. Mỗi dự án đều được cấu thành từ một tập hợp những yếu tố nền tảng và một dự án thành công là dự án có thể hoạch định rõ và nắm chắc từng yếu tố nhỏ, dẫn đến sự ăn khớp trong khâu vận hành công việc chung.

1.1. Những yếu tố cốt lõi của một dự án là gì?

Sau khi tìm hiểu về khái niệm chung của dự án, bạn đọc đã biết rằng người thực hiện dự án cần phải chỉ rõ các yếu tố thành phần trong dự án của mình. Vậy những yếu tố cốt lõi của dự án là gì? Rất đơn giản, những yếu tố này thực chất được thành lập dựa trên 4 câu hỏi chính (quy tắc 4W1H): Ai (Who)? Bao giờ (When)? Cái gì(What)? Thế nào(How)? 

1.1.1. Mục tiêu dự án (What)

Yếu tố quan trọng nhất người làm dự án cần phải xác định là mục tiêu của dự án (What). Đây chính là yếu tố nền tảng, là bộ não khiến dự án được thành lập. Một dự án mà không có mục tiêu cụ thể cũng giống như một con rắn mất đầu, không biết mình đang làm gì và phải hoàn thành những công việc gì.

Thông thường, những người làm dự án đều phải cố lượng hóa các mục tiêu thành những KPI cụ thể cho từng bộ phận. Bởi nếu chỉ đặt ra những mục tiêu chung chung, cả người thực hiện lẫn người điều hành đều gặp rất nhiều khó khăn trong việc nắm bắt tiến độ cũng như khối lượng công việc.

1.1.2. Thời kỳ thực hiện dự án (When)

Yếu tố thứ hai cần phải xác định là thời kỳ thực hiện dự án, bao gồm thời kỳ dự án được lên kế hoạch và thời kỳ dự án được thực thi chính thức. Mỗi giai đoạn của dự án đều cần những mốc thời gian cụ thể, nhờ đó, ban điều hành có thể nắm bắt tiến độ công việc để kịp thời đưa ra chỉ đạo, điều chỉnh hoặc chỉnh sửa phù hợp với mức độ công việc.

Ngoài ra, một vài dự án với tính chất đặc biệt có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian, thời tiết. Do đó, việc xác định thời gian lập kế hoạch và triển khai kế hoạch cũng giúp dự án phòng ngừa những rủi ro không đáng có liên quan tới yếu tố này.

1.1.3. Nhân lực tham gia dự án (Who)

Nhân lực là yếu tố không thể thiếu đối với mỗi dự án, nhân lực là những người trực tiếp tham gia lên kế hoạch và thực hiện dự án gồm có ban điều hành và các dự án viên. Ban điều hành có trách nhiệm phân công những nhân sự phù hợp cho dự án, phụ thuộc vào tính chất đặc thù của dự án và khả năng của các thành viên. Một đội nhóm giỏi, ăn khớp sẽ làm việc vô cùng trơn tru và giảm thiểu tối đa sai sót trong khâu vận hành.

1.1.4. Bản tổng quát dự án (How)

Đây là tài liệu tối quan trọng, là bản kế hoạch chi tiết gồm những nhiệm vụ khác nhau cùng được thực hiện của tất cả các thành viên tham gia dự án. Ngoài những công việc được giao tại các phòng ban cá nhân, những người thực hiện dự án cũng cần theo dõi sát bản kế hoạch này để liên tục nắm chắc tình hình vận hành chung, những thay đổi hoặc sai sót diễn ra trong quá trình thực hiện dự án.

Ngoài ra, bản tổng quát dự án cũng cần xác định rõ kinh phí đối với từng công việc, phòng ban cụ thể. Dự án không thể vận hành nếu không có ngân sách, việc xác định rõ giới hạn ngân sách được sử dụng sẽ tránh khỏi tình trạng đội vốn hoặc tiêu xài hoang phí của từng phòng ban nhỏ.

1.2. Phân loại dự án

Trên thực tế, Nhà Nước đã quy định ba loại dự án chính được áp dụng và triển khai đối với các hoạt động trong nước, gồm có: Dự án đầu tư, Dự án hợp tác công tư, Dự án đầu tư công.

Dự án đầu tư được thực hiện và vận hành mà không có sự can thiệp của Nhà Nước (về nguồn vốn). Tuy nhiên, những dự án thuộc loại này cần hoạch định rõ bản kế hoạch chi tiết, cụ thể để xin cấp phép quản lý, đầu tư tại các cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền. Đây cũng chính là căn cứ để các chủ đầu tư và tổ chức tín dụng đánh giá hiệu quả và thực hiện quy trình cấp vốn cho dự án.

Dự án hợp tác công tư là những dự án được thực hiện trên cơ sở hợp tác giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền và nhà đầu tư, doanh nghiệp (được quy định rõ bởi hợp đồng hợp tác giữa hai bên). Dự án được vận hành, thực hiện và quản lý dựa trên sự phối hợp từ hai phía nhằm xây dựng kết cấu cơ sở hạ tầng hoặc cung cấp dịch vụ công.

Dự án đầu tư công là dự án sử dụng kinh phí đến từ một phần hoặc toàn bộ nguồn chi của Nhà Nước với mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, đẩy mạnh các nền tảng văn hóa, y tế và giáo dục… Các dự án đầu tư công thể hiện trách nhiệm của Nhà Nước đối với sự phát triển của quốc gia.

2. Cần lưu ý gì khi lên kế hoạch và vận hành dự án

Như vieclam123.vn đã chia sẻ, mỗi dự án đều phải hoạch định rõ từng yếu tố nhỏ. Do đó, người làm dự án cần phải xây dựng kế hoạch thật rõ ràng, chi tiết và không ngừng theo sát bản kế hoạch. Khi đi dự án đi vào vận hành, sẽ có vô số vấn đề phát sinh, lúc này, ban điều hành cần thay đổi kế hoạch liên tục, điều chỉnh hướng đi của dự án nhằm đảm bảo sự thông suốt trong tiến độ dự án.

Các thành viên thực hiện dự án cần liên tục trao đổi. Trong một dự án lớn, có tới hàng nghìn đầu việc khác nhau, mỗi người đều có trách nhiệm nắm rõ thông tin, báo cáo và trao đổi để tránh tình trạng không hiểu rõ bản phân công, dẫm vào chân nhau hay nhiều nhân sự cùng làm một công việc. 

Trên đây là toàn bộ thông tin mà vieclam123.vn muốn chia sẻ tới các bạn về những đặc trưng của một dự án cũng như cách xây dựng và trình bày dự án hiệu quả. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin thú vị nhằm trả lời cho câu hỏi dự án là gì. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo.