1. Organizational design là gì?

Organizational design theo nghĩa tiếng Việt được hiểu là thiết kế tổ chức. Nó thể hiện, phản ánh một quá trình từ khâu lựa chọn cho đến triển khai một cơ cấu sao cho phù hợp với chiến lược phát triển của tổ chức cũng như điều kiện môi trường phát triển.

Khi thiết kế tổ chức, người thực hiện cần chú trọng vào các vấn đề chung nhất của tổ chức. Đó là cơ cấu, mục tiêu hoạt động, nhiệm vụ, chức năng, phương thức vận hành, chính sách tuyển dụng nguồn lực, chức danh chức vụ trong tổ chức, chính sách áp dụng, những tiêu chuẩn nghề nghiệp.

Với quá nhiều nhiệm vụ mà nhiệm vụ nào cũng quan trọng, đòi hỏi người tiến hành phải dụng tâm sức rất nhiều vì thế xét về tính chất, organizational design chính là một hoạt động nặng nề và nhiều phức tạp. Để làm thành công thì khó, nếu làm không thành công cũng đồng nghĩa doanh nghiệp phải đối diện với nhiều hệ lụy. Từ thực tế khảo sát được, có chưa tới 25% doanh nghiệp tiến hành organizational design thành công bằng tất cả mọi sự cố gắng, nỗ lực. 44% nói rằng họ đã phải chật vật trong trạng thái “hết hơi” cho việc thiết kế tổ chức của mình song có đến một nửa trong đó không thể đạt được mục tiêu ban đầu.

Khi doanh nghiệp tổ chức cơ cấu kém thì ảnh hưởng đầu tiên đó là đem tới sự rối rắm và mẫu thuẫn gay gắt trong doanh nghiệp. Chẳng hạn như bị nhầm các chức vụ, không phối hợp tốt giữa các cá nhân, phòng ban; tồn tại nhiều cung đột, tạo bầu không khí làm việc căng thẳng, chậm ra quyết định.

Ron Carucci đã có kinh nghiệm hơn 30 năm làm việc thân cận cùng các giám đốc trong công tác điều hành. Vì thế, hơn ai hết, ông thấu hiểu được rất sâu sắc về việc thiết kế cải tổ cho doanh nghiệp như thế nào. Ngoài ta, ông cũng chỉ rõ các khó khăn trong việc thiết kế tổ chức nằm ở đâu.

2. Các vấn dề tồn tại khi triển khai organizational design lỗi

Dưới đây là 4 vấn đề tồn tại trong số các hậu quả phổ biến theo nghiên cứu và quan điểm của Ron khi một doanh nghiệp thiết kế tổ chức của họ không phù hợp.

2.1. Xung đột các ưu tiên

Để nhận ra đây là hậu quả và biểu hiện của nó thì lý thuyết suông không thể nào mô phỏng hết được. Thay cho việc nhìn nhận vấn đề qua lý thuyết, chúng ta sẽ đi vào câu chuyện thực tế qua ví dụ điển hình là công ty của Henry – giám đốc điều hành của công ty công nghệ mà Ron đã từng tham gia quản lý cùng.

Ngay từ khâu tổ chức, vị giám đốc này đã tỏ rõ năng lực quản lý kém khi ông chính là người tạo ra sự rào cản mà không hề hay biết. Cụ thể Henry tổ chức cơ cấu công ty theo cấu trúc ma trận. Việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên sẽ tiến hành đồng thời theo hai yếu tố đó là chức năng cũng như phân khúc khách hàng.

Một trưởng bộ phận sẽ dẫn dắt một nhóm nhân viên. Một phân khúc khách hàng được phụ trách bởi một VP.

Với cơ cấu này, vấn đề nằm ở đâu?

Trong cấu trúc tổ chức của công ty Henry, các VP sẽ báo cáo trực tiếp kết quả cho COO. Các trưởng bộ phận sẽ báo cáo công việc đến CEO là Henry. Nhưng khi họp cho mục đích đăt ưu tiên nhiệm vụ cho mỗi chức năng thì các VP lại không có mặt để đưa ra đánh giá, góp ý về việc phân công có phù hợp hay không.

Dễ thấy, mặc dù nói rằng, công ty đang áp dung cấu trúc ma trận song thực tế áp dụng lại khác, Henry thực chất đang tiến hành theo cấu trúc dọc. Dù trao quyền quản lý cho các VP thế nhưng lại hạn chế đi ở họ quyền được ra quyết định.

Sau này, ông cũng đã nhận ra điều đó và bắt đầu trao quyền cho VP, để họ được tham gia họp lấy ý kiến và thống nhất quyết định.

2.2. Tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự tăng cao

Các nhà lãnh đạo nói chung thường chủ động gán mối liên hệ giữa chuyện nghỉ việc với phương pháp giữ chân nhân viên. Do đó, chủ trương ở nhiều doanh nghiệp đó chính là xây dựng nhiều biện pháp khuyến khích nhân viên không nghỉ việc. Chẳng hạn như tăng lương thưởng, cho nhân viên được tùy chọn cổ phiếu. Thậm chí người lãnh đạo còn có thể nghĩ ra thêm các vị trí thăng cấp mới để đặt nhiên viên của mình vào đó, đem đến cho họ cảm giác con đường thăng tiến trước mắt sẽ thênh thang hơn.

Nếu như nhân viên hào hứng ở lại làm việc khi đã được đón nhận những lợi ích này thì điều vấn đề cho thấy trước đó công ty chưa đem đến một chế độ đãi ngộ tốt. Còn nếu như đã bồi đắp nhiều lợi ích đến nhân viên mà không thể giữ chân được họ thì có thể nguyên nhân tồn tại lớn nhất là do cấp độ tổ chức không hợp lý.

Nhiều công ty vì lý do muốn giảm chi phí nên đã tiến hành cơ cấu lại tổ chức. Một trong số những công việc sẽ được ưu tiên triển khai để cơ cấu lại tổ chức chính là hợp nhất các công việc. Chẳng hạn như hợp nhất chức năng kế toán và tài chính, mua hàng. Nó đồng nghĩa với việc mỗi nhân viên sẽ được yêu cầu mở rộng vai trò trách nhiệm vô cùng rộng. Đương nhiên họ sẽ cảm thấy bị quá tải

Ở trường hợp khác, nếu không hợp nhất các chức năng thì công ty cũng sẽ co hẹp nhiệm vụ đến mức “rõ mồn một”, cụ thể đến từng chi tiết và có sự đòi hỏi phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan.

Dù là kiểu mở rộng hay bo hẹp thì cũng sẽ khiến nhân viên cảm thấy rõ sự quá tải. Do đó, bản thân nhà quản trị trước khi áp dụng kế hoạch hợp nhất công việc chức năng thì càng cần phải có hiểu biết kế hoạch nhân sự là gì. Như thế mới thuận lợi đưa nhân lực của mình vào những thay đổi mà không khiến họ bị sốc.

 2.3. Khó tiếp cận với quản lý

Thông thường với câu hỏi khảo sát dành cho nhân viên như quản lý có luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ cho nhân viên khi nhân viên cần hay không thì kết quả thu về không mấy khả quan. Đa số sẽ vin vào lý do có thể do quản lý quá bận không kịp thu xếp thời gian hoặc cũng có thể do một số không muốn tiếp xúc trực tiếp với nhân viên. Tuy nhiên, có ai nghĩ rằng nguyên nhân sâu xa là điều khác, đến từ việc tổ chức cơ cấu chưa tốt từ chính người quản lý. Khả năng lý do này cũng cao không kém gì hai phỏng đoán nêu trên.

2.4. Xung đột các chức năng cũng là một vấn đề lớn của organizational design

Khi việc tổ chức cơ cấu cho doanh nghiệp đòi hỏi phải phù hợp mà trong đó có quá nhiều yếu tố cần lưu tâm thì chắc chắn việc sắp xếp làm sao cho các phòng ban chức năng được thuận hòa với nhau là điều khó tránh. Lúc này dễ khiến cho các phòng ban không thuận về sự kết nối, hợp tác với nhau hoặc không dung hòa được mục tiêu phát triển thì sẽ đi đến mâu thuẫn, xung đột.

Nhìn chung, việc tìm hiểu organizational design là gì vô cùng quan trọng. Nó định hướng được cho các nhà quản trị phương pháp cần làm để có thể dễ dàng tổ chức doanh nghiệp sao cho hợp lý. Bài viết dừng lại ở đây nhưng chắc chắn sẽ mở ra cho các doanh nghiệp nhiều nội dung cần phải nhận thức để tổ chức cho đứa con tinh thần của mình ở một trạng thái cấu trúc phù hợp nhất.