1. Tìm hiểu vài nét cơ bản về hoá đơn tài chính

1.1. Hoá đơn tài chính là gì?

Hoá đơn tài chính được hiểu là chứng từ do người bán lập, ghi nhận những khoản mục cung ứng hàng hoá, dịch vụ theo những quy định của pháp luật. Định nghĩa này được ghi rõ tại khoản 3, điều 3, thông tư 39/2014/TT-BTC và tất cả mọi người đều hiểu chung một nghĩa như vậy.

1.2. Nguyên tắc để hoá đơn tài chính hợp lệ

1.2.1. Trình bày khoa học, chuẩn chỉnh

Theo đó, nội dung hoá đơn cần được trình bày đầy đủ đúng trọng tâm liên quan đến các nghiệp vụ và phát sinh kinh tế nằm trong phạm vi quy định. Đồng thời các nội dung phải liên quan chặt chẽ, thống nhất với nhau sao cho hợp lý nhất.

Không cần trình bày cầu kỳ nhưng nội dung phải được thể hiện rõ ràng, sạch sẽ, không có vết tích tẩy xoá. Đặc biệt lưu ý khi viết hoá đơn cần dùng mực lâu trôi, lâu phai, không dùng bút chì và chỉ dùng một loại mực duy nhất để ghi các mục của hoá đơn.

1.2.2. Đáp ứng chính xác các tiêu chí cần thiết

Chính phủ đã quy định rõ ràng về các khoản mục cần có trên một tờ phiếu hoá đơn. Trong đó, người lập hoá đơn cần lưu ý nhất đến các mục như sau:

- Ngày tháng năm mà bạn phát hành hoá đơn này;

- Họ và tên người lập hoá đơn, tên công ty, doanh nghiệp, mã số thuế và ghi thêm tài khoản thanh toán của người mua, người bán nếu có thể;

- Các hình thức thanh toán sử dụng trong giao dịch;

- Thông tin liên quan đến hàng hoá, dịch vụ như: tên hàng hoá, số lượng, giá trị, đơn vị tính, đơn vị tiền tệ, số tiền thuế, chiết khấu, thành tiền từng món hàng, tổng tiền cần trả, v.v…;

- Chữ ký chính xác của cả hai bên mua và bán;

- Dấu mộc của công ty cung cấp.

Nếu không có chữ ký của giám đốc, thì người đại diện cần có giấy uỷ quyền chịu trách nhiệm và có dấu xác nhận đàng hoàng kèm chữ ký của người uỷ quyền. Những thông tin này bắt buộc người lập hoá đơn phải trình bày chi tiết từng khoản mục, không được phép thiếu nếu không sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.

1.2.3. Xuất hoá đơn tài chính phải đúng thời điểm

Điều quan trọng thứ 3 đó là bạn nhất định phải xuất hoá đơn tài chính đúng thời điểm. Nếu xuất lung tung hoặc tự ý xuất khi chưa có sự đồng ý của cấp trên có thể gây ra những hậu quả khôn lường và bạn phải chịu trách nhiệm cho những sai lầm đó. Xuất hoá đơn không đúng thời điểm có thể khiến kẻ xấu lợi dụng hoặc hoá đơn được xuất với thông tin sai lệch hoàn toàn dẫn đến sai sót trong công tác kiểm tra, tính toán.

2. Các loại hoá đơn tài chính thông dụng

2.1. Hoá đơn giá trị gia tăng

Đây là loại hoá đơn mà doanh nghiệp sử dụng để tính toán, kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ khi thực hiện các hoạt động sau:

- Cung ứng hàng hoá, dịch vụ trong nội địa;

- Vận tải quốc tế hoặc xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài;

- Xuất khẩu vào các khu vực được cho là phi thuế quan.

Để có thể tính chính xác các khoản thuế cần nộp thì bạn có thể tham khảo mẫu bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT. Với mẫu này, bạn sẽ không cần thắc mắc nhiều và tổng hợp nhiều tài liệu phức tạp mà vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ lập hoá đơn thuế và đóng thuế.

2.2. Hoá đơn bán hàng

Hoá đơn bán hàng là hoá đơn được lập trực tiếp trong quá trình bán hàng, trình bày các thông tin cung ứng hàng hoá, dịch vụ. Hoá đơn này được dùng cho các doanh nghiệp trực tiếp khai thuế giá trị gia tăng khi bán hàng hoá trong khu vực nội địa, phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi là xuất khẩu. Loại hoá đơn này cũng áp dụng cho trường hợp buôn bán giữa các tổ chức trong khu vực phi thuế quan, xuất khẩu ra nước ngoài với điều kiện ghi rõ trong khu vực phi thuế quan.

2.3. Một số hoá đơn tài chính khác hay gặp

Ngoài ra, hoá đơn tài chính còn bao gồm một số loại khác như: tem, vé hoặc phiếu thu tiền bảo hiểm. Và phiếu thu tiền cước vận chuyển cũng không ngoại lệ. Phiếu thu tiền cước vận chuyển bao gồm chứng từ cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, v.v… Tất cả những chứng từ này đều được lập dựa trên thông lệ quốc tế và một số điều luật liên quan giữa các bên.

3. Hình thức thông hành hoá đơn tài chính tại các doanh nghiệp

3.1. Hoá đơn tự in

Doanh nghiệp có thể tự in hoá đơn tài chính và phát hành nội bộ hoặc giao dịch quốc tế nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện máy móc in ấn và những thiết bị cần thiết khác. Tuy nhiên, những phiếu hoá đơn này cần đáp ứng các điều kiện của pháp luật và được Nhà nước cho phép. Hoá đơn tự in sẽ mang đặc điểm riêng của doanh nghiệp giúp phòng tránh việc sửa đổi hoặc đánh tráo hoá đơn vẫn thường gặp trong bối cảnh hiện nay.

3.2. Hoá đơn đặt in

Nếu doanh nghiệp quá bận hoặc không đủ trang thiết bị in thì có thể tìm đến một vài cơ sở chuyên in ấn hoá đơn tài chính. Các cơ sở này do có kinh nghiệm in rồi nên sẽ in ra các mẫu hoá đơn chuẩn xác nhất nên bạn không cần lo. Vì số lượng hoá đơn cần in sẽ tương đối lớn nên bạn cần đặt trước với chủ cơ sở in ấn để có thể lấy được đúng thời hạn mình cần nhé. Việc đặt in sẽ thuận tiện cho doanh nghiệp hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian và chi phí máy móc riêng cho việc in ấn hoá đơn.

3.3. Hoá đơn điện tử

Luôn theo sát những tiến bộ công nghệ, cuộc chạy đua trong thương mại điện tử thì những hoá đơn điện tử cũng ngày càng được phổ biến hơn. Hoá đơn điện tử có đầy đủ thông tin như một tờ hoá đơn bằng giấy chỉ khác là được thực hiện và trao đổi hoàn toàn trên thiết bị điện tử và được lưu trữ như những file mềm thông thường.

Hoá đơn điện tử đang dần thay thế hoá đơn giấy vì tính tiện lợi của chúng. Bạn có thể lập một hoá đơn có chi tiết thông tin rõ ràng, trình bày ngay ngắn hơn do có nhiều mẫu sẵn trên internet. Việc gửi hoá đơn nay chỉ phụ thuộc vào tốc độ đường truyền mạng nên bạn có thể tiết kiệm được kha khá thời gian. 

Không những thế, hoá đơn bằng giấy dễ bị mất hoặc nhàu nát, hoặc bị dính nước, còn hoá đơn điện tử thì không và còn có thể lưu trữ trong thời gian dài. Chính vì thế, các doanh nghiệp rất ưa chuộng sử dụng hoá đơn điện tử ngày nay.

Tổng kết lại, hoá đơn tài chính bao gồm nhiều loại và nhiều hình thức lưu hành trong doanh nghiệp hiện nay. Qua đây chắc rằng bạn đã hiểu hơn về các hoá đơn tài chính là gì. Bên cạnh đó, chúng ta cũng không thể phủ nhận vai trò thiết yếu của các loại giấy tờ hoá đơn này ngay cả trong cuộc sống thường ngày. Người làm trong lĩnh vực kiểm toán hoá đơn tài chính cũng rất được coi trọng. Vì thế, bạn có thể tìm kiếm việc làm thuận lợi hơn từ hầu như các website chẳng hạn như vieclam123.vn.