1. Tìm hiểu rõ quy định đối với mẫu bảng kê kèm hóa đơn giá trị gia tăng

Cơ sở pháp lý quy định trực tiếp về bảng kê có kèm hóa đơn GTGT sẽ căn cứ vào khoản số 2, tại Điều 19 của Thông tư số 39 ban hành bởi Bộ Tài Chính năm 2014 về nội dung hướng dẫn thực hiện đối với hóa đơn thì người kinh doanh buôn bán sẽ phải dùng bảng kê có gắn kèm theo cả hóa đơn giá trị gia tăng.

Trong đó, phía công ty, doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng kê theo mẫu riêng của công ty. Chỉ cần doanh nghiệp đáp ứng được những nội dung quan trọng đúng với quy định.

2. Quy định về việc dùng mẫu bảng kê kèm hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

2.1. Xuất bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử có được không?

Ở vào thời công nghệ lên ngôi mạnh như vũ bão thì hình thức hóa đơn điện tử được dùng nhiều hơn và có thể thay thế hóa đơn giấy truyền thống trong nhiều trường hợp. Vì thế, mọi doanh nghiệp sẽ phải thích ứng được với đặc điểm này, có hiểu biết về hóa đơn điện tử cũng như các quy định pháp lý liên quan. Trong số các vấn đề quy định, một thắc mắc còn tồn tại ở suy nghĩ của nhiều người đó chính là có thể xuất bảng kê kèm với hóa đơn điện tử không?

Theo nội dung tại Thông tư số 39, vẫn trong Điều 19 thì người bán được quy định dùng bảng kê để nhằm mục đích phục vụ liệt kê những loại mặt hàng, bao gồm cả hàng hóa và dịch vụ đã bán ra và kèm theo hóa đơn của chúng nếu như số lượng các sản phẩm nhiều, vượt quá số dòng quy định của hóa đơn. Cũng có nghĩa rằng quy định về việc sử dụng bảng kê kèm hóa đơn áp dụng cho loại hóa đơn có giới hạn về số dòng.

Nhưng với hóa đơn điện tử thì vấn đề sẽ khác. Lý do vì hình thức hóa đơn này không bị giới hạn nên muốn sử dụng mẫu bảng kê kèm theo hóa đơn gtgt thì cần ghi nhớ quy định phải được cơ quan thuế cho phép mới được đính kèm. Quy định này có thể thay đổi, khác biệt theo từng nơi cho nên đừng “nghe ngóng” ở đâu xa, hãy tham khảo, tìm hiểu quy định tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp mình trực thuộc để thi hành đúng Luật.

2.2. Quy định việc đính kèm bảng kê với hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Mẫu bảng kê có đính kèm hóa đơn điện tự cần được lập dưới sự tuân thủ quy định pháp lý, đảm bảo bảng kê đó trở nên hợp pháp. Vì thế, rất cần thiết để người điều hành doanh nghiệp, bộ phận kế toán nắm bắt đầy đủ nội dung quy định sử dụng mẫu bảng kê đính kèm hóa đơn gtgt. Cụ thể chúng ta sẽ dựa vào 02 quy định tại Nghị định 123 của Chính phủ ban hành năm 2020 và Thông tư 78 của Bộ Tài Chính ban hành năm 2021 để tìm hiểu.

 Dựa vào nội dung quy định ở Nghị định 123 (Khoản mục 6, Điều luật 10) thì doanh nghiệp được dùng bảng kê phục vụ cho mục đích liệt kê toàn bộ sản phẩm bán ra. Đồng thời có thể dùng bảng này gửi kèm cùng hóa đơn được xuất theo kỳ phát sinh. Nội dung này cũng đồng nghĩa với việc có giới hạn cho trường hợp được dùng bảng kê kèm với hóa đơn gtgt. Trường hợp đó chính là các dịch vụ, hàng hóa có hóa đơn xuất theo kỳ phát sinh.

Một số quy định sẽ áp dụng ở trường hợp này mà doanh nghiệp sẽ cần phải lưu ý như sau:

- Nhằm mục đích phục vụ cho công tác kiểm tra, rà soát từ các đơn vị có thẩm quyền nên bảng kê thường đính kèm theo hóa đơn.

- Hóa đơn được đính kèm với mẫu bảng kê nào thì phải có ghi chú chi tiết thông tin sau: số bảng kê, thời gian đính kèm.

- Những nội dung thông tin phải nêu trong bảng kê gồm: thông tin về người bán với tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế; thông tin của hàng hóa với đơn giá, số lượng, giá trị thành tiền, ngày lập bảng kê, chữ ký xác nhận của người lập.

- Trong bảng kê phải có hai mục là “tiền thuế giá trị gia tăng” và “thuế suất giá trị gia tăng” nếu phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng của người bán được thực hiện là phương pháp khấu trừ. Đồng thời số tiền thanh toán tổng trùng khớp chính xác với số tiền được ghi trong hóa đơn giá trị gia tăng.

- Ở trên bảng kê, các sản phẩm bán ra cần ghi cả số thứ tự được bán tính trong phạm vi một ngày.

- Trong hóa đơn không cần nêu thông tin đơn giá nếu như rơi vào trường hợp chỉ dùng bảng kê để liệt kê sản phẩm, số hàng đã bán kèm với hóa đơn.

2.3. Chi tiết cách lập bảng kê kèm theo hóa đơn gtgt điện tử

Do pháp lý chưa có văn bản chính thức hướng dẫn cụ thể về việc lập bảng kê có đính kèm hóa đơn điện tử gtgt nên đó là lý do chúng ta đã nhắc tới ở trên, dùng mẫu bảng kê như thế nào sẽ phụ thuộc vào các cơ quan thuế. Nếu như được cho phép làm điều này, phía doanh nghiệp bạn có thể tham khảo cách lập mẫu bảng kê kèm theo hóa đơn gtgt điện tử theo hướng dẫn sau.

2.3.1. Nội dung cần trình bày trong hóa đơn điện tử gắn kèm bảng kê

Tùy từng hóa đơn là loại nào mà nội dung được quy định trình bày sẽ khác biệt. Nhưng, một hóa đơn gtgt theo hình thức điện tử sẽ phải trình bày được những nội dung sau đây:

- Số bảng kê đính kèm

- Thời gian được đính kèm với bảng kê, ghi chi tiết ngày/tháng/năm

 - Thông tin quy định dựa trên điều 16. Khoản 12 của Thông tư 39, ban hành năm 2014 của Bộ Tài Chính.

- Tên gọi của danh mục hàng hóa.

2.3.2. Nội dung chi tiết trình bày trong bảng kê kèm theo hóa đơn gtgt

Mỗi doanh nghiệp hoàn toàn có quyền sử dụng bảng kê theo mẫu tự thiết kế, đảm bảo phù hợp với sản phẩm bán ra là được. Một cách cơ bản thì bảng kê khi đó sẽ cần có những tiêu chí sau đây:

- Thông tin của người bán hàng: tên tuổi, địa chỉ nơi ở, mã số thuế cá nhân

- Thông tin hàng hóa với tên mặt hàng – dịch vụ, số lượng bao nhiêu, đơn giá quy định và thành tiền là bao nhiêu.

Bảng kê kèm với hóa đơn gtgt điện tử sẽ phải được trình bày cẩn thận, chi tiết, chính xác. Để được xác thực thì sẽ phải có đủ chữ ký của các bên liên quan là người bán, người mua.

3. Thông tin quy định và cách lập bảng kê kèm hóa đơn gtgt bằng giấy

Về cơ bản, các quy định cho phép dùng bảng kê đính kèm hóa đơn gtgt hình thức điện tử cũng áp dụng đối với hóa đơn giấy. Chỉ khác biệt ở điểm doanh nghiệp cần đánh số thứ tự của trang trong bảng kê kèm theo đóng dấu giáp lai. Ở trang hóa đơn cuối cùng cũng có chữ ký của người bán, người mua và có dấu xác nhận.

Bạn có thể tải mẫu bảng kê bên dưới về và sẵn dùng:

Mẫu-bảng-kê-xuất-kèm-hóa-đơn-GTGT.xlsx

Nhìn chung các quy định về việc sử dụng mẫu bảng kê kèm theo hóa đơn gtgt khá linh hoạt do phụ thuộc vào quy định đưa ra ở từng cơ quan thuế. Tuy nhiên, qua bài viết chúng ta cũng đã nhận được thông tin quy định chung như khi nào thì được dùng mẫu bảng kê có đi kèm với hóa đơn giá trị gia tăng, khi lập bảng kê này cần đảm bảo những nội dung cơ bản nào. Hy vọng, bằng các kiến thức này, bạn sẽ tự tin điều hành doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng các quy định pháp lý.