1. Một số khái niệm về dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.1. Dự phòng là gì?

Dự phòng là các khoản mà doanh nghiệp tính toán và dự tính để sản xuất kinh doanh, phòng trừ các trường hợp tổn thất về tài sản. Khoản dự phòng này có giá trị bị giảm so với giá trị thực khi được nhập vào các mục kế toán hàng tồn kho. Mục đích sử dụng chính của những khoản dự phòng này chính là giúp doanh nghiệp có thể trang trải các khoản nợ, khoản chi phí trong lúc túng thiếu hoặc tổn thất quá nhiều.

1.2. Giảm giá là gì?

Giảm giá là số tiền chiết khấu, giảm một phần tiền khi thanh toán hàng hoá. Hình thức của giảm giá có thể là trừ tiền trực tiếp hoặc hoàn tiền cho khách hàng. Đây là một trong những cách hữu hiệu giúp doanh nghiệp đẩy mạnh doanh số bán hàng của mình. Tuy nhiên, trong bài viết này, admin muốn nói đến việc hàng hoá bị giảm giá bán do một số vấn đề như thiên tai, hết hạn, lạc hậu về công nghệ kỹ thuật hoặc do nhu cầu người tiêu dùng khiến doanh nghiệp phải hạ giá bán hàng hoá để cải thiện kinh doanh.

1.3. Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho chính là những hàng hoá được lưu trữ trong kho, chưa bán được cho khách. Tuỳ vào năng lực của doanh nghiệp mà số lượng hàng tồn kho có thể biến động tiêu cực hoặc tích cực. Hàng tồn kho có ba dạng chính: hàng tồn kho dạng thô, hàng tồn kho dạng bán thành phẩm và hàng tồn kho thành phẩm.

1.4. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là gì?

Từ ba khái niệm trên, chúng ta có thể rút ra khái niệm dự phòng giảm giá hàng tồn kho chính là những khoản dự phòng khi có sự suy giảm, sự tác động dẫn đến việc phải giảm số tiền bán hàng trong kho. Việc tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xem là một công việc quan trọng trong việc quản trị rủi ro trong logistics.

2. Thời điểm và đối tượng thích hợp thực hiện dự phòng giảm giá hàng tồn kho

2.1. Về thời điểm trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ được lập cùng lúc với các báo cáo tài chính. Nếu có phát sinh sẽ điều chỉnh theo yêu cầu của giám đốc hoặc người có trách nhiệm. Và chỉ khi doanh nghiệp có đầy đủ các bằng chứng xác thực liên quan đến việc suy giảm giá trị ban đầu của hàng tồn kho thì mới được phép trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

2.2. Chủ thể thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Kế toán sẽ là người tiến hành hạch toán dự phòng giảm giá tất cả các thuộc hàng tồn kho như: tài sản, hàng hoá, nguyên liệu. Thực tế đây là một việc làm kế toán kho, vì thế chúng ta cần xem xét một số điều sau đây:

- Các hàng hoá đang được ghi trên sổ kế toán phải có giá trị gốc cao hơn giá trị thuần;

- Có đầy đủ giấy tờ, bằng chứng đã được xác minh về giá vốn của hàng tồn kho;

- Các mục thuộc hàng tồn kho đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

3. Cách thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

3.1. Công thức xác định mức trích ra lập dự phòng

Ta có công thức xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) là:

Mức lập dự phòng giảm giá HTK    = Lượng hàng tồn kho thực tế x Giá gốc HTK trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK

Trong đó,

- Lượng hàng tồn kho thực tế sẽ dựa vào số lượng kiểm kê hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính năm.

- Giá gốc HTK trên sổ kế toán là các khoản chi phí mua nguyên vật liệu, chế biến, chi phí liên quan trực tiếp khác,…

- Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là mức giá được doanh nghiệp, tổ chức sản xuất ước tính là giá bán trong kỳ sản xuất kinh doanh.

3.2. Một số nguyên tắc cần lưu ý khi lập dự phòng

3.2.1. Doanh nghiệp cần có đủ bằng chứng xác thực

Khi muốn lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nhất thiết doanh nghiệp phải có những bằng chứng xác thực liên quan đến việc suy giảm giá trị thuần so với giá trị thực tế có thể thực hiện được. Việc có bằng chứng sẽ là căn cứ để nhà nước xác minh và chấp thuận cho bạn lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đưa ra một vài dự phòng được tính toán trước nhằm đưa vào quá trình sản xuất, kinh doanh để bù đắp vào phần giá trị bị giảm xuống. Dự phòng này sẽ được lập cùng lúc với các báo cáo tài chính khác để dễ dàng tính toán, bổ sung hơn.

3.2.2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo từng loại hàng tồn kho

Bạn nên biết rằng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dựa theo từng loại mặt hàng, số lượng, tính chất để đưa ra những mức giá phù hợp. Đối với các dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ được tính dựa trên từng mức giá riêng biệt, cụ thể như sau:

- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối kỳ mà lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên báo cáo trong sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơn sẽ được kế toán ghi tăng dự phòng và tăng giá vốn hàng bán.

- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối kỳ mà nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên báo cáo trong sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn sẽ được ghi lại là giảm dự phòng vài giảm giá vốn hàng bán.

3.2.3. Nguyên tắc xử lý các khoản dự phòng hàng tồn kho

Khi xử lý các khoản dự phòng hàng tồn kho chúng ta cần tuân thủ theo các quy định của Nhà nước, bao gồm:

- Doanh nghiệp sẽ không được bổ sung các khoản dự phòng giảm giá HTK nếu số dự phòng phải trích lập được tính toán bằng số dư khoản dự phòng giảm giá HTK.

- Doanh nghiệp cần trích lập thêm phần chênh lệch giá vốn hàng bán nếu số dư dự phòng phải trích lập đang tính được cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá HTK.

- Doanh nghiệp cần hoàn nhập phần chênh lệch, ghi giảm giá vốn hàng bán trong kì nếu số dư dự phòng phải lập đang tính được nhỏ hơn số dư khoản dự phòng giảm giá HTK.

3.2.4. Nguyên tắc xử lý hàng tồn kho đã trích lập dự phòng

Doanh nghiệp cần thực hiện xử lý các mặt hàng tồn kho bằng cách hủy bỏ hoặc thanh lý. Những mặt hàng này có thể do thiên tai, lạc hậu về công nghệ, kỹ thuật; hết hạn sử dụng, do dịch bệnh,… Bên cạnh đó, bạn cần xử lý trách nhiệm cá nhân khi có liên quan đến việc làm hư hỏng HTK, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Những tổn thất được xác định bằng chênh lệch giữa giá trị trên sổ kế toán và giá trị thu hồi sau khi bị gây hư hỏng.

Như vậy, vieclam123.vn đã giải thích cho bạn tất tần tật những gì liên quan đến dự phòng giảm giá hàng tồn kho là gì. Hy vọng bạn có thể hiểu được cách tính cũng như những nguyên tắc để trích lập chính xác hơn khoản dự phòng này nhé.