1. Khái niệm trợ lý là gì?

Từ trước tới này, khi nói đến công việc trợ lý, người ta sẽ nghĩ tới ngay một loại hình công việc đảm nhiệm hành chính hoặc giấy tờ. Nhưng thực ra, đấy không phải là bản chất của người trợ lý.

Trợ lý được hiểu là người làm trực tiếp với giám đốc, ban lãnh đạo hay trưởng phòng để giải quyết những đầu việc liên quan. Thông thường, hình thức tiếp cận của họ sẽ dưới dạng hỗ trợ, để giúp những người trong ban quản lý giải quyết các công việc như tiếp nhận báo cáo, sắp xếp lịch hẹn, lên lịch cuộc họp, thực hiện đối nội đối ngoại và làm những công việc khác theo sự phân công.

Quyền hành của một trợ lý sẽ phụ thuộc vào người mà hỗ trợ. Ví dụ như trợ lý cấp cao, quyền hành của họ sẽ cao hơn các trưởng phòng bộ phận. Đôi khi còn thay mặt nhà lãnh đạo trực tiếp phân công và xử lý công việc hành chính, kinh doanh hay quản trị.

Với những trợ lý phòng ban, chỉ hỗ trợ cho trưởng phòng, họ sẽ chỉ có quyền hành trong phòng đó, giúp các nhân viên trong bộ phận, giải quyết giấy tờ hay các thủ tục hành chính.

Có thể thấy, công việc của người trợ lý tương đối bận rộn, phải là người có khả năng tổ chức, sắp xếp, quản lý thời gian và biết làm đa chức vụ. Chỉ như vậy, họ mới đảm bảo được chất lượng công việc và duy trì được mức làm hiệu quả.

2. Người trợ lý phải làm những công việc gì?

Tùy từng loại hình và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mà người trợ lý sẽ có những đầu việc khác nhau. Thông thường, một người trợ lý sẽ bắt buộc phải làm những đầu việc quan trọng sau:

Thực hiện chuẩn bị các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết cho cuộc họp.

Sắp xếp lịch họp và cuộc hẹn cho người quản lý.

Làm công việc lưu trữ và sắp xếp hồ sơ của nhân viên.

Làm những công việc hành chính hàng ngày để hỗ trợ nhân viên.

Thực hiệp hợp tác nhân viên ở nhiều phòng ban và liên tục cập nhật dữ liệu của nội bộ.

Thực hiện công việc tìm dữ liệu công ty và nhân viên khi có được yêu cầu.

Rà soát lại các vật dụng đã cung ứng và tiến hành đặt hàng khi thấy cần thiết.

Chuẩn bị phòng hội nghị, phòng họp và phân phát tài liệu cho nhân viên khi được yêu cầu.

3. Trợ lý được phân chia thành những ngành nghề nào?

3.1. Vị trí trợ lý kinh doanh

Trợ lý kinh doanh thường được biết đến với tên gọi trong các doanh nghiệp là sale admin hoặc sales Assistant. Đây là một vị trí công việc cực kỳ phổ biến tại các doanh nghiệp.

Người làm trợ lý kinh doanh sẽ có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện thúc đẩy hoạt động bán và nâng cao chỉ tiêu, doanh số. Nói một cách đơn giản, họ chính là người sẽ nhận chỉ đạo của giám đốc kinh doanh để hỗ trợ, nâng cao sản lượng bán ra ở các phòng ban. Đồng thời, họ cũng sẽ hỗ trợ giải quyết các đơn hàng, quản lý hồ sơ và giúp phòng kinh doanh có thể giải quyết những vấn đề còn đang tồn đọng.

Để được ứng tuyển vào vị trí này, người trợ lý kinh doanh bắt buộc phải có bằng cử nhân chuyên ngành kinh tế. Thu nhập trung bình của họ sẽ rơi vào khoảng 4 - 8 triệu đồng, có thể lên tới 20 triệu đồng với những người có năng lực chuyên môn tốt.

3.2. Vị trí trợ lý dự án

Trợ lý dự án được biết đến là những người sẽ hỗ trợ giám đốc dự án, quản lý dự án khi điều hành toàn bộ hoạt động thuộc một dự án cụ thể. Thông thường, họ sẽ là người làm giám sát tiến độ, công tác hành chính, giám sát hồ sơ, tính toán lương thưởng nhân viên, đánh giá chất lượng dự án,…  

Muốn được làm trợ lý dự án, người ứng viên bắt buộc phải tốt nghiệp cử nhân trở lên về các chuyển ngành kinh tế. Đồng thời, cũng phải có một số kỹ năng mềm khác như giao tiếp, tinh thần trách nhiệm cao, hoạt động đa nhiệm,… Hiện nay, mức lương của trợ lý dự án sẽ dao động trong khoảng từ 9 – 15 triệu đồng/tháng.

3.3. Vị trí trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc là những người sẽ nhận chỉ đạo và hỗ trợ trực tiếp các công việc cho giám đốc hoặc tổng giám đốc của một công ty, với các đầu việc phổ biến như lên kế hoạch, quản lý các phòng ban, giám sát việc thực hiện dự án, lưu trữ hồ sơ,… Đôi khi, họ cũng sẽ phải thay mặt giám đốc hoặc tổng giám đốc để đưa ra một số quyết định cần thiết cho công ty.

Để đảm nhận vị trí làm việc này, người trợ lý giám đốc bắt buộc phải tốt nghiệp đại học trở lên với các chuyên ngành như quản trị kinh doanh, marketing hay kinh tế. Mức lương mà họ sẽ được nhận dao động trong khoảng từ 10 – 15 triệu đồng. Ở một số tập đoàn cấp cao, mức lương của người trợ lý có thể lên đến 30 triệu đồng.

3.4. Vị trí trợ lý sản xuất

Trợ lý sản xuất là những người sẽ làm việc và chịu sự quản lý trực tiếp từ quản lý sản xuất. Họ cũng sẽ là người hỗ trợ giám sát quy trình hoạt động sản xuất của công ty, thường là những nhà máy, xưởng sản xuất của công ty. Đồng thời, họ cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đảm bảo bộ máy sản xuất hoạt động trơn tru.

Về cơ bản, đây là một công việc khá áp lực, đòi hỏi tính chuyên sâu cao về trình độ và kiến thức nên người làm ở vị trí này bắt buộc phải tốt nghiệp bằng đại học trở lên. Bên cạnh đó cũng phải có kinh nghiệm trong các dây chuyền sản xuất. Mức lương mà người trợ lý sản xuất sẽ được nhận dao động trong khoảng từ 12 – 20 triệu đồng và con số này sẽ tiếp tục tăng theo số năm kinh nghiệp và trình độ chuyên môn.

Xem thêm: Trợ lý sản xuất là gì? Những điều cần biết về trợ lý sản xuất

4. Những yêu cầu bắt buộc phải có của người trợ lý

4.1. Biết sử dụng công nghệ vi tính

Là một người trợ lý, bạn bắt buộc phải thành thạo các phần mềm tin học văn phòng, đồng thời cũng phải biết sử dụng các loại máy móc liên quan như máy fax, máy in. Kỹ năng này sẽ giúp bạn trong in và chuyển tài liệu cần thiết và hỗ trợ đắc lực trong việc phối hợp với các phòng ban.

4.2. Kỹ năng giao tiếp cực tốt

Giao tiếp chính là kỹ năng quan trọng nhất của một người trợ lý. Chúng được sử dụng để nắm bắt tâm lý đối phương, tạo sự thiện cảm nhằm phục hoạt động gặp gỡ hay tiếp xúc với khách hàng, đối tác của công ty. Bên cạnh đó, người trợ lý cũng phải có trình độ ngoại ngữ tốt để am hiểu văn hóa của từng vùng miền hoặc quốc gia.

4.3. Biết cách tạo lập kế hoạch

Người làm công việc trợ lý sẽ thường xuyên phải sắp xếp lịch trình, lập kế hoạch di chuyển cho các thành viên, giám đốc của công ty. Đồng thời, họ cũng sẽ phải biết tổ chức tạo thiết kế các sự kiện hay cuộc họp quan trọng.

4.4. Có sự am hiểu về kinh doanh

Đây là yêu cầu bắt buộc phải có ở người trợ lý. Bởi họ chính là cánh tay phải, người sẽ tham mưu, góp ý cho giám đốc về các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Nhất là phải nắm rõ được xu hướng thị trường, định hướng phát triển trong tương lai để đạt được những lợi ích nhất định cho công ty.

Có thể thấy, trợ lý là một loại ngành nghề tương đối phức tạp, thường xuyên phải xử lý khối lượng công việc lớn. Nhưng đồng thời, công việc này cũng có mức thu thập cực kỳ tốt. Mong rằng, những lời chia sẻ của vieclam123 đã giúp bạn hiểu trợ lý là gì.