1. To do list là gì? Tìm hiểu về To do list

1.1. To do list là gì?

To do list là gì? To do list là một danh sách những công việc bạn cần làm và danh sách này được sắp xếp theo một thứ tự nào đó, thông thường sẽ là thứ tự ưu tiên.

To do list cũng có thể là một bản kế hoạch sơ lược hay chi tiết, trong đó liệt kê những công việc bạn cần làm để đạt được mục tiêu nào đó.

Trong số những phương pháp quản lý thời gian và quản lý công việc thì To do list luôn được đánh giá là một trong những phương pháp hiệu quả nhất.

1.2. To do list mang lại những lợi ích gì?

1.2.1. Các nhiệm vụ được liệt kê rõ ràng

Với To do list bạn có thể quản lý tốt những công việc mình cần làm, hơn nữa còn có thể tìm ra phương pháp để hoàn thành những công việc đó. To do list cũng giúp bạn chia khối lượng công việc lớn thành những đầu việc nhỏ hơn. Do đó, khi sắp xếp công việc thì bạn sẽ biết mình cần phải làm gì trước tiên và hầu như sẽ không bỏ quên bất kỳ đầu việc nào.

1.2.2. Các công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

Thông thường bạn sẽ sắp xếp công việc trong to so list theo thứ tự ưu tiên về thời gian hay tính chất quan trọng. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng để đánh dấu đâu là công việc mình cần làm trước tiên.

Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào ghi chú bên cạnh từng công việc. Điều này giúp bạn quản lý những việc mình cần làm tốt hơn. Biết được công việc nào cần ưu tiên sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả hơn. Bạn cũng sẽ thấy ngay được ghi chú bổ sung cho mỗi đầu việc, từ đó không bỏ lỡ những chi tiết quan trọng khi thực hiện công việc đó.

1.2.3. To do list như một sự cam kết về tinh thần trách nhiệm

Nhiều nghiên cứu đã chỉ là thằng khi bạn viết danh sách công việc vào To do list thì bạn sẽ chú trọng đến những việc mình cần làm nhiều hơn và từ đó khả năng hoàn thành công việc cũng sẽ cao hơn.

Điều này được lý giải là do To do list nâng cao tinh thần trách nhiệm bạn. Khi nhìn vào danh sách những công việc cần làm bạn cũng đồng thời cảm nhận được rằng mình cần hoàn thành hết những công việc trong đó.

Hơn nữa những công việc được sắp xếp trong To do list cũng giống như kế hoạch của bạn. Khi có kế hoạch cụ thể bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đã đề ra.

1.2.4. Sử dụng thời gian một cách có hiệu quả

Đôi khi một nhiệm vụ có thể khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với dự kiến. Hoặc thậm chí một vài nhiệm vụ có thể bị hủy vì bạn không đủ điều kiện để hoàn thành.

Với To do list, bạn có thể thay đổi thứ tự các công việc hoặc thậm chí thay thế công việc này bằng công việc khác hay xóa bỏ một công việc nào đó.  Điều này giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của mình. Bạn cũng sẽ dễ dàng điều chỉnh danh sách những việc cần làm để phù hợp hơn với thời gian biểu của bản thân. Khi hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn sẽ cảm nhận được hiệu quả làm việc và điều này giúp bạn có thêm động lực để tiếp tục làm việc.

Ngoài ra thì sau khi làm xong một công việc nào đó bạn có thể đánh dấu tích vào đầu việc đó ở trong To do list. Khi nhìn lại những công việc đã hoàn thành bạn sẽ có cảm giác thoải mái và bớt căng thẳng hơn. Việc kiểm soát được tiến độ công việc cũng sẽ giúp bạn có thêm động lực làm việc.

2. Làm thế nào để tạo To do list hiệu quả?

2.1. Phân chia công việc theo định kỳ

Bạn nên phân chia quỹ thời gian của mình thành những khoảng thời gian rõ ràng. Ứng với mỗi khoảng thời gian sẽ có những công việc cụ thể. Khoảng thời gian này có thể là từng ngày từng tuần hoặc từng tháng… Việc phân chia quỹ thời gian có thể giúp bạn tính toán được thời gian cần thiết và nguồn lực dành cho mỗi công việc.

Để làm tốt điều này trước tiên bạn cần  xác định chính xác quỹ thời gian mà mình có và những công việc mình cần hoàn thành. Tiếp theo, hãy sắp xếp những công việc này theo thứ tự ưu tiên. Công việc nào cần làm trước thì sắp xếp lên trên. Những công việc quan trọng nhất sẽ ở trên đầu của danh sách.

2.2. Phân loại công việc theo tiêu chí cho trước

Khi bạn có quá nhiều công việc cần làm thì bạn nên phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên hoặc theo quãng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Bạn có thể đưa những công việc cần xử lý gấp lên trên đầu danh sách để nhắc nhở mình cần nhanh chóng hoàn thành. Những công việc chưa cần hoàn thành ngay thì có thể để đẩy lùi xuống dưới.

3. Một số phần mềm To do list cho điện thoại

Như vậy, trong phần trước bạn đã tìm hiểu To do list là gì, những lợi ích mà To do list mang lại và cách để xây dựng To do list hiệu quả. Hiện nay, có khá nhiều phần mềm To do list được thiết kế cho điện thoại và máy tính giúp bạn có thể tiếp cận được danh sách những công việc cần làm bất cứ lúc nào.

3.1. Phần mềm Any do

Any do được thiết kế cho điện thoại thông minh, có giao diện trực quan và rất dễ sử dụng giúp bạn lên danh sách những công việc cần làm và đặt thông báo nhắc nhở cho từng công việc. Bạn cũng có thể thay đổi, chỉnh sửa danh sách việc cần làm, đánh dấu vào những công việc đã hoàn thành hoặc xóa bỏ đi công việc không cần thiết.

Bạn cũng có thể chia sẻ danh sách công việc của mình với người khác hoặc giao nhiệm vụ cho từng người. Đặc biệt, Any do cho phép người dùng thêm ghi chú hoặc thêm sự kiện nhanh vào trong mục Calendar. Phần mềm này cũng cung cấp cả widget ngoài màn hình để bạn xem nhanh danh sách những việc cần làm.

3.2. Phần mềm Microsoft To - Do

Microsoft To - Do cũng là một phần mềm To do list được đánh giá cao trên điện thoại di động. Bạn có thể lên danh sách những công việc cần làm, ghi chú chi tiết hơn về mốc thời gian hay những lưu ý khi làm việc. Bạn cũng có thể thêm âm báo để nhắc nhở công việc.

Ngoài ra, Microsoft To - Do còn có thể hoạt động và đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau, giúp bạn có thể tiếp cận với danh sách những việc cần làm mọi lúc mọi nơi.

3.3. Phần mềm Google Keep

Đây là ứng dụng ghi chú và nhắc nhở công việc được phát triển bởi Google. Google Keep có cả phiên bản cho iOS, Android và nền tảng web sử dụng trên trình duyệt. Ngoài chức năng tạo To do list, bạn còn có thể tạo ghi chú bằng hình ảnh, âm thanh, giọng nói và cả bản vẽ tay.

Sau khi tìm hiểu To do list là gì, tin rằng bạn đã nhận thức được những tác dụng và sự cần thiết của To do list. Nếu bạn có quá nhiều công việc để làm, hoặc bạn là một người hay quên thì To do list thực sự phù hợp với bạn. Bạn cũng nên tập cho mình thói quen liệt kê những công việc cần làm trong ngày hoặc trong tuần dưới dạng To do list để không quên bất kỳ công việc nào.