1. Tổng quan về sao lưu dữ liệu

Sao lưu dữ liệu (tên tiếng anh: Backup) được hiểu là quá trình người dùng được phép sao chép toàn bộ mọi thông tin, dữ liệu từ thiết bị này sang thiết bị khác chẳng hạn như từ máy tính sang điện thoại hoặc điện thoại sang máy tính.

Mục tiêu của thao tác Sao lưu dữ liệu này chính là giúp người dùng có thể lưu trữ được các dữ liệu đã chuẩn bị vào trong máy tính để lần khác mở lại vẫn còn. Bên cạnh đó nếu thiết bị của người dùng bị hỏng và không thể mở khoá màn hình thì khi đó các bạn vẫn không bị mất tài liệu bởi thông tin đã được Sao lưu dữ liệu trong ổ đĩa.

Thông thường những nguyên nhân dẫn đến người dùng bị mất toàn bộ dữ liệu trong thiết bị đó là ổ cứng hỏng hoặc bị virus tấn công. Sao lưu dữ liệu là công cụ giúp người dùng dễ dàng khôi phục lại nếu như gặp những rủi ro bị hỏng thiết bị.

2. Lý do người dùng nên sao lưu dữ liệu thường xuyên

Sao lưu dữ liệu là một trong những thao tác văn phòng cực kỳ quan trọng giúp mọi cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể tuỳ chỉnh lưu trữ thông tin. Bởi thông tin dữ liệu đều là những tài liệu quan trọng cần được bảo mật nên việc Sao lưu dữ liệu sẽ giúp người dùng lưu trữ thông tin cũng như bảo mật tốt tài sản của mình.

2.1. Tài liệu văn bản

Vốn là một nguồn dữ liệu rất quan trọng, tài liệu văn bản có thể làm những kịch bản hoặc nội dung mà người dùng đã viết, đã biên soạn sẵn. Chính vì thao tác này tốn rất nhiều thời gian nên công cụ Sao lưu dữ liệu sẽ giúp người dùng lưu trữ những công việc mình đã làm trong máy tính một cách an toàn nhất.

Thậm chí nếu không may bị mất mọi thông tin dữ liệu thì các bạn sẽ phải tốn rất nhiều thời gian trong việc nghiên cứu, rà soát và thống kê lại để được bản biên soạn như ban đầu. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như tính chuyên nghiệp trong công việc.

2.2. Dữ liệu về sản phẩm, dịch vụ tại doanh nghiệp

Tại các trang mạng xã hội uy tín, thông thường sẽ lên đến hàng chục nghìn sản phẩm khác nhau. Do đó nếu người dùng không thực hiện các thao tác Sao lưu dữ liệu sẽ rất dễ dàng bị mất nhanh chóng. Bởi trong chúng ta đều không thể lường trước được thiết bị của mình thi thoảng sẽ phải gặp những rủi ro không đáng có.

Chính vì vậy hãy sử dụng công cụ Sao lưu dữ liệu một cách hiệu quả để mọi thông tin, mã số dữ liệu của sản phẩm, dịch vụ trong doanh nghiệp không bị mất đi một cách dễ dàng.

2.3. Tài liệu data, thông tin của khách hàng

Sẽ thật tồi tệ nếu mọi thông tin của khách hàng mà doanh nghiệp đã dày công thu nạp được đều bị tan biến bởi một số lý do khách quan. Đặc biệt là những đối tác làm ăn lớn, nhà đầu tư lâu năm và các thông tin của họ trong bản tài liệu đều biến mất.

Chính vì thế mà các doanh nghiệp cần chuẩn bị trước những tình huống xấu nhất có thể xảy ra để tìm ra phương án xử lý tốt nhất. 

3. Những rủi ro thường gặp đối với dữ liệu trong máy tính của người dùng

Thông thường hầu hết những thông tin mà doanh nghiệp đã và đang sở hữu đều thuộc môi trường mạng. Chính vì thế mà dữ liệu mà người dùng lưu trữ đều hoàn toàn có khả năng bị tấn công và xâm nhập một cách dễ dàng. Doanh nghiệp có thể nghiên cứu một trong những mối đe doạ sau để lường trước tình huống xấu nhất nhé.

3.1. Máy tính bị Virus xâm nhập

Ngày nay công nghệ ngàng càng phát triển thì việc xuất hiện Hacker cũng như các tài liệu có chứa Virus là điều không thể tránh khỏi. Cho nên doanh nghiệp cần dè chừng trước những tình huống như vậy, chẳng hạn các Hacker có thể tự ý xâm nhập vào tài khoản doanh nghiệp để đánh cắp thông tin bằng việc hack tài khoản.

3.2. Rủi ro khách quan

Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng tất cả các dữ liệu mà họ gặp đều do lỗi khách quan từ kỹ thuật số hoặc phần mềm. Tuy nhiên đó không phải là mối rủi ro lớn nhất mà các rủi ro thảm hoạ hơn đó là lũ lụt, động đất hoàn toàn có thể gây nên tình trạng xóa sạch các thông tin dữ liệu mà bạn thu thập bấy lâu nay. 

4. Tham khảo một số loại sao lưu dữ liệu phổ biến hiện nay

Có rất nhiều loại Sao lưu dữ liệu phổ biến mà các cá nhân, doanh nghiệp có thể tham khảo. Mỗi loại đều có khả năng giải quyết những rủi ro khác nhau.

4.1. Sao lưu toàn bộ

Công cụ Sao lưu toàn bộ (tên tiếng anh: Full backup) được hiểu là thời điểm mà mọi dữ liệu cũng như các thư mục đã chọn sẵn đã được lưu trữ. Quá trình này sẽ được phần mềm sao lưu toàn bộ, điều này sẽ không khiến cho người dùng tốn nhiều thời gian thực hiện cũng như cần một ổ cứng với dung lượng cao hơn. 

Đối với các phiên bản đầy đủ thì hầu hết mọi dữ liệu trong Full Backup đều được lưu trữ sang một vị trí riêng. Do vậy nếu người dùng muốn khôi phục dữ liệu thì sử dụng công cụ này sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

4.1.1. Ưu điểm

Công cụ Sao lưu toàn bộ nhằm mục tiêu giúp các thông tin được lưu trữ được bảo vệ kín đáo về thông tin, đồng thời người dùng sẽ không tốn quá nhiều thời gian trong việc khôi phục, nếu xảy ra tình trạng mất toàn bộ thông tin dữ liệu thì người dùng có thể khôi phục lại một cách nhanh chóng.

4.1.2. Nhược điểm

Nhược điểm đối với Full Backup đó chính là người dùng sẽ dành ra khá nhiều thời gian cho việc hoàn thành nhiệm vụ. Chính vì thế việc chạy các phiên bản Sao lưu toàn bộ sẽ lặp lại theo vòng tuần hoàn gây nên tình trạng dung lượng bị tiêu hao.

4.2. Sao lưu tăng dần

Sao lưu tăng dần (tên tiếng anh; Incremental Backup) vốn là một phiên bản Sao lưu dữ liệu cho mọi dữ liệu kể từ lần Sao lưu dữ liệu cuối cùng. Do vậy mà những phiên bản cuối có thể được xem là bản đầy đủ hoặc tăng dần.

4.2.1. Ưu điểm

Ưu điểm vượt trội nhất của Sao lưu tăng dần đó chính là thao tác sẽ được triển khai nhanh chóng hơn bởi nếu chỉ những dữ liệu đã gây nên sự thay đổi thì mới cần được sao lưu. Tức là các dữ liệu khác nhau thì dung lượng của chúng sẽ ít hơn.

4.2.2. Nhược điểm

Sao lưu tăng dần vẫn còn tồn tại một số nhược điểm đó là việc khôi phục của người dùng sẽ trở nên chậm trễ hơn rất nhiều. Nguyên nhân dẫn đến điều này chính là nguồn dữ liệu đã được đưa vào các phiên bản sao lưu cũ.

4.3. Sao lưu riêng biệt

Sao lưu riêng biệt (tên tiếng anh: Differential backup), đây chính là phiên bản được bố trí ở tại vị trí trung gian giữa bản sao lưu tăng dần và Full backup. Nguyên nhân của điều này chính là bản sao lưu tăng dần có tính năng lưu trữ các thông tin thay đổi với dữ liệu từ lần được sao lưu cuối cùng. 

Còn đối với bản bản sao lưu riêng biệt thì chúng sẽ có chức năng ghi nhận lại toàn bộ các thay đổi quan trọng nhất từ các bước thực hiện đối với dữ liệu kể từ lần lưu trữ toàn bộ cuối cùng.

4.3.1. Ưu điểm

Ưu điểm đáng chú ý nhất của thao tác Sao lưu riêng biệt này chính là nó sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều so với thao tác Sao lưu toàn bộ. Các nhiệm vụ sao lưu như vậy nhằm mục tiêu giảm năng lượng cũng như tiết kiệm cho người dùng về thời gian so với các thao tác Sao lưu tăng dần.

4.3.2. Nhược điểm

Nhược điểm còn tồn tại trong thao tác Sao lưu riêng biệt đó là so với Sao lưu tăng dần thì Sao lưu riêng biệt có phần chạy chậm hơn.

4.4. Sao lưu nhân bản

Sao lưu nhân bản (tên tiếng anh: Mirror backup) được hiểu là một phiên bản sao chép chính xác từ các dữ liệu gốc của nó. Bởi nếu một dữ liệu trong đó bị gỡ đi thì các dữ liệu cuối sẽ bị khoá khỏi Sao lưu nhân bản này.

Chính bởi vì nguyên lý hoạt động của Sao lưu nhân bản này mà người dùng cần có sự đề phòng trước khi chạy Sao lưu nhân bản bởi hầu hết các dữ liệu sẽ bị xoá đi một cách đột ngột (lý do có thể do Virus).

Thông thường các dịch vụ lưu trữ đều sẽ cài đặt mặc định xóa trong vòng 30 ngày kể từ ngày sử dụng. Cho nên nếu dữ liệu của các bạn bị xoá một cách đột ngột hãy sử dụng dữ liệu đó để lưu trên thiết bị của mình. 

4.5. Sao lưu toàn bộ dữ liệu trong PC

Sao lưu toàn bộ dữ liệu trong PC (tên tiếng anh: Backup PC full), thao tác này phần lớn sẽ nhắm toàn bộ mục tiêu vào trong máy của người dùng thay vì chúng chỉ lưu trữ dữ liệu trên PC. Sao lưu toàn bộ dữ liệu trong PC chúng còn được biết đến nhờ khả năng ghi lại toàn bộ dữ liệu ảnh về PC một cách dễ dàng.

Còn đối với các thao tác khác thì chúng chỉ được tính như một ảnh chụp nhanh trong ổ đĩa Drive và hoàn toàn có khả năng lưu trữ với phiên bản dạng nén hoặc không nén dữ liệu.

4.6. Sao lưu toàn bộ

Sao lưu toàn bộ (tên tiếng anh: Backup local) đây chính là một bản độc quyền mà bất kỳ một bản nào khác mà phiên tiện lưu trữ của chúng sẽ được giữ trong tiệm cận gần như trong phòng hoặc trong nhà. Đây chính là nơi mà chúng thường được mệnh danh “Local”.

Trên đây là tổng hợp tất cả các thông tin về công cụ sao lưu dữ liệu cũng như các loại sao lưu dữ liệu mà người dùng có thể tham khảo. Mong rằng mọi bí quyết mà chúng tôi đã cung cấp trong bài viết này sẽ giúp các bạn làm việc tại văn phòng sử dụng tốt các công cụ sao lưu dữ liệu hơn. Đồng thời tối ưu sao lưu dữ liệu tốt để không bị mất tài liệu một cách oan uổng, chúc các bạn luôn thành công.