1. Microsoft access là gì? 

Access được viết tắt của ứng dụng phần mềm Microsoft Access được sử dụng rộng rãi trên hệ điều hành windows. Chúng được sử dụng với mục đích giúp quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS – Relational Database Management System). Người dùng lưu trữ hay quản lý thông tin dữ liệu dạng bảng (RAD – Rapid Application Development).

Microsoft Access cung cấp chức năng của cơ sở dữ liệu và có khả năng lập trình để tạo các biểu mẫu dễ điều hướng. Nó không những giúp người dùng phân tích một lượng thông tin  lớn khổng lồ mà còn quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

Microsoft access còn cho người sử dụng có thể phát triển giao diện người dùng ở mức độ cơ bản để tiến hành các thao tác như nhập dữ liệu lưu vào các bảng, giúp cập nhật, chỉnh sửa thông tin và xuất các dữ liệu báo cáo.

2. Sử dụng access khi nào? Tại sao cần sử dụng đến chúng?

2.1. Khi nào cần sử dụng access

Là một trong những phần mềm được sử dụng rất nhiều trong công việc đặc biệt đối với những ngành nghề có liên quan đến kinh tế, tài chính, kế toán,... Là những nghề phải làm việc với những con số, nhập xuất dữ liệu thường xuyên những điều này thì access đều có thể đáp ứng được.

2.2. Vì sao cần sử dụng đến chúng

Ngoài ra thì microsoft còn mang đến cho chúng ta rất nhiều những lợi ích thiết thực khác như:

2.2.1. Công cụ giúp quản lý dữ liệu hiệu quả

Là thiết kế cho các đối tượng sử dụng để quản lý dữ liệu cho mọi ngành nghề. Nếu có nguồn dữ liệu lớn, nhiều ở dạng bảng và có liên kết với nhau thì đây chính là công cụ tuyệt vời để thống kê và quản trị chúng.

2.2.2. Tạo cơ sở dữ liệu dễ dàng 

Bạn có thể tạo được cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng kể cả khi  không rành về IT. Nó chưa đầy đủ các công cụ giúp bạn xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu. Rất phù hợp và tiện ích cho những người mới bắt đầu cho việc học tập và tìm hiểu về cơ sở, quản trị, kiến trúc dữ liệu, ngôn ngữ SQL,...

2.2.3. Phần mềm hoàn toàn miễn phí

Ở thời điểm hiện tại thì microsoft đã phát triển phiên bản access miễn phí dành cho web và di động khá hoàn thiện. Là phần mềm nằm trong bộ công cụ văn phòng office online. Có thể tải chúng tại office.com hoặc tải xuống tại ứng dụng CH play, App Store.

3. Cách sử dụng Microsoft Access

Trong access có 4 đối tượng chính bao gồm có table, query, form và report. Chúng cho phép bạn tạo ra bất cứ cơ sở dữ liệu nào theo nhu cầu mong muốn sử dụng.

3.1. Bảng - Table

Bảng chính là đối tượng cơ sở dùng để lưu trữ những dữ liệu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi một bảng sẽ bao gồm có nhiều cột và hàng chứa các thông tin về các chủ thể nhất định. Bạn có thể chỉnh sửa điều chỉnh kiểu dữ liệu giữa các hàng vớicột theo nhu cầu sử dụng của bản thân

Bạn có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu duy nhất bao gồm tất cả dữ liệu cho toàn bộ dự án - cơ sở dữ liệu này thường được gọi là cơ sở dữ liệu "phẳng".

3.2. Biểu mẫu - Form

Biểu mẫu là đối tượng hỗ trợ cho người sử dụng quá trình nhập, sửa đổi và hiển thị thông tin thuận tiện, dễ dàng. Ngoài ra còn có thể được sử dụng để điều khiển một ứng dụng. Biểu mẫu giúp dữ liệu đảm bảo được tính đồng bộ, nhất quán với nhau và có tổ chức.

Bạn có thể sử dụng ứng dụng biểu mẫu để hướng dẫn người dùng cung cấp dữ liệu một cách chính xác và đúng định dạng. Dữ liệu từ biểu mẫu có thể được cung cấp cho một hoặc nhiều bảng liên quan.

Các nhà phát triển cơ sở dữ liệu thường tạo những biểu mẫu cho phép người dùng nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu mà không cần sử dụng đến các bảng tính. Bằng cách tránh phải nhập dữ liệu trong một bảng giống như bảng tính, ít có khả năng xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu hơn nhiều.

3.3. Truy vấn - query

Truy vấn là một phần tử phổ biến khác trong cơ sở dữ liệu Access. Truy vấn là đối tượng cho phép bạn tìm kiếm, sắp xếp và truy xuất dữ liệu phức tạp từ một hoặc nhiều bảng để tìm thông tin có trong cơ sở dữ liệu, điều này có thể cần thiết khi cơ sở dữ liệu chứa vô số mục nhập. Khi tạo truy vấn, bạn cần lựa chọn các điều kiện cụ thể nhằm tìm kiếm chính xác dữ liệu bạn cần.

3.4. Báo cáo - report

Access cho phép bạn tạo các báo cáo tùy chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng theo nhu cầu mục đích sử dụng. Report Wizard giúp bạn dễ dàng sắp xếp, nhóm và dán nhãn dữ liệu để in ấn, chia sẻ dễ dàng.

Báo cáo được sử dụng để trình bày đối tượng bằng cách định dạng, tính toán, tổng hợp từ các dữ liệu có sẵn được tạo từ bảng. Từ đó giúp các cơ sở dữ liệu trở nên dễ đọc, hiểu hơn các vấn đề. Bạn có thể tạo báo cáo từ bất kỳ bảng, biểu mẫu hoặc truy vấn nào.

Kết hợp lại với nhau, những thành phần này cho phép các doanh nghiệp và tổ chức quản lý, cũng như hiểu được lượng lớn dữ liệu mà họ cần lưu trữ.

4. Ưu và nhược của microsoft access

4.1. Ưu điểm

Phần mềm này dễ dàng có thể tự cài đặt dễ mà không cần đến sự trợ giúp hay hướng dẫn, cách sử dụng cũng vô cùng đơn giản, dễ tiếp cận. Chỉ trong khoảng thời gian ngắn, Access sẽ cung cấp cho người dùng dữ liệu của hệ thống quản lý cơ sở với đầy đủ các chức năng. Nhờ có phần mềm này mà việc nhập liệu đã trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn rất nhiều. Bên cạnh đó nó cũng dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác trên Microsoft.

4.2. Nhược điểm

Điểm yếu lớn nhất của phần mềm chính là bị giới hạn về dung lượng dự trữ nên chỉ phù hợp đối với những doanh nghiệp với quy mô nhỏ. Vì nó chỉ hỗ trợ người dùng dung lượng tối đa có thể lưu trữ là 2GB. Do đó chúng khó có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng của những doanh nghiệp quy mô lớn.

Ngoài ra access bị một điểm trừ khá lớn là nó cũng chỉ cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trong cùng 1 tệp tin để xử lý chính vì điều này khiến cho báo cáo khi truy vấn xuất các dữ liệu giữa các biểu mẫu bị trì trệ.

5. Sự khác biệt giữa access và excel

Microsoft Excel và Access đều có thể được sử dụng với mục đích lưu trữ dữ liệu, vì vậy nhiều người khi sử dụng qua nghĩ chúng có thể khá giống nhau và có thể coi chúng là một. Điều đó hoàn toàn là sai lầm, trên thực tế chúng hoàn toàn khác nhau.

Excel là một trong những ứng dụng của microsoft, với chương trình bảng tính chủ yếu được sử dụng cho các dự án riêng lẻ và để thực hiện những phép tính toán ngắn gọn. Đa phần  người sử dụng Excel chỉ làm việc với vài chục đến vài trăm ô dữ liệu cùng một lúc. Excel là sự lựa chọn tuyệt vời để vẽ các biểu mẫu, đồ thị và lập biểu đồ cho các phép tính và điểm dữ liệu đó.

Ngoài ra với Microsoft Access được tạo ra để lưu trữ và quản lý số lượng lớn dữ liệu ở dạng bảng giúp dễ dàng truy xuất và sử dụng trong các ứng dụng khác nhau. Trong khi người dùng Excel có thao tác nhập trực tiếp vào bảng tính của họ tạo ra, thì đối với cơ sở dữ liệu Access được thao tác với các biểu mẫu và truy vấn được đã được tạo sẵn. Hầu hết đa phần các doanh nghiệp với quy mô nhỏ cũng kết nối Access với những ứng dụng khác, vì vậy khi các ứng dụng khác đó tạo dữ liệu, nó sẽ tự động được chuyển sang Access.

Trên đây là thông tin tổng quan nhất về microsoft access. Từ thông tin này hy vọng rằng mọi người sẽ gỡ bỏ được những câu hỏi thắc mắc về microsoft access là gì từ đó hiểu rõ hơn về nó.