1. Tìm hiểu thuật ngữ sao lục 

1.1. Bạn hiểu sao lục là gì? 

Trong cuộc sống của con người, hai từ sao lục được nhắc đến gần như hàng ngày nhất là đối với những người làm việc trong các cơ quan văn phòng hay các đơn vị Nhà nước thì đây chắc hẳn là thuật ngữ vô cùng quen thuộc. Chúng ta sẽ dễ dàng bắt gặp thuật ngữ này trong các hoạt động liên quan như cần sao lục giấy khai sinh, sao lục các văn bản, các quyết định, sao lục bằng tốt nghiệp hay sao lục các giấy tờ chứng nhận… 

Vậy thực chất sao lục sẽ được hiểu như thế nào là chính xác?  

Hiểu theo một cách đơn giản nhất thì sao lục là hình thức sao chép lại thông tin đúng y xì và giống với giấy tờ gốc, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành 100%, không hề có sự sai lệch nào. Bản sao lục sẽ phải đảm bảo sự chính xác hoàn toàn về thông tin, đầy đủ nội dung của bản sao ý và phải được trình bày theo đúng thể thức cũng như kỹ thuật theo đúng quy định của pháp luật. 

Hay nói theo một cách chính xác hơn thì sao lục chính là việc sao y bản chính, giống y đúc không hề có sự khác biệt nào và được trình bày theo hình thức tiêu chuẩn mà pháp luật đã quy định. 

1.2. Sao lục được phân loại như thế nào? 

Sao lục là hình thức sao y và hiện nay sao lục được thể hiện dưới hai dạng phổ biến là sao y văn bản và sao y điện từ. 

1.2.1. Bản sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy 

Hệ thống pháp luật đã quy định việc sao y văn bản giấy gồm các thông tin như sau: 

- Hình thức: SAO LỤC 

- Đối tượng: tên cơ quan, tổ chức sao lục 

- Số, ký hiệu văn bản: các thông tin đều phải đảm bảo về chữ viết tắt, đánh số chung và phải được trình bày theo đúng thể mẫu đã quy định với các 

- chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền thực hiện sao lưu. Đồng thời có đầy đủ dấu xác nhận của đơn vị, tổ chức sao lực. 

- Nơi nhận văn bản, kết quả sao lục. 

- Các yêu cầu về mặt hình thức đối với bản sao lục: 

+ Các nội dung đều được trình bày trên giấy khổ A4 với cụm từ sao lục phải viết in hoa có dấu với phông chữ là 13, 14pt. 

+ Tất cả các nội dung có trong văn bản đều phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của mẫu văn bản hành chính. 

1.2.2. Bản sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử 

Ngày nay văn bản điện tử được sử dụng khá nhiều bởi sự tiện ích mà nó mang lại: dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm mà không lo giấy tờ lâu năm bị nát hay thất lạc. 

- Vẫn là hình thức Sao Lục tuy nhiên văn bản sẽ được định dạng PDF, là ảnh màu với độ phân giải 

- Về hình thức:

+ Chữ ký trong văn bản điện tử sẽ không hiển thị. 

+ Các thông tin về cơ quan, tổ chức sao lưu văn bản, thời gian ký văn bản… đều phải được trình bày dưới dạng phông chữ Times new roman với cỡ chữ là 10.

1.2.3. Sao lưu từ văn bản điện tử sang văn bản giấy 

- Thực hiện hình thức SAO LỤC theo đúng mẫu văn bản hành chính đã được hướng dẫn trước đó đồng thời vẫn phải đảm bảo các nội dung và những yêu cầu cơ bản. 

- Tên cơ quan, tổ chức sao lục, số ký hiệu văn bản, ngày giờ, nơi nhận và chữ ký đều phải trình bày rõ ràng. 

- Các ký hiệu về số, mục viết tắt và chữ đều có những định dạng chung.  

1.3. Sao lục mang giá trị pháp lý như thế nào? 

- Bản sao lục sẽ có giá trị tương đương với giấy tờ gốc theo đúng với quy định của pháp luật. 

- Đối với những bản sao lục thuộc dạng in hoặc chụp từ bản gốc thì pháp luật cũng không cần phải công chứng hay chứng thực bởi lẽ bản sao lục đã thể hiện đầy đủ các thông tin từ bản gỗ do đó điều người sẽ giúp việc giải quyết các vấn đề trở lên nhanh chóng hơn và cũng tiết kiệm được khá nhiều thời gian của cả đôi bên.

2. Làm sao để phân biệt sao lục và trích sao? 

2.1. Hiểu trích sao như thế nào? 

Trích sao sẽ được hiểu đơn giản là việc sao chép lại chính xác nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung văn bản chính cần được trích lục. Phần nội dung này cũng sẽ được trình bày theo đúng hình thức đã được quy định. 

nhìn chung sao lục và trích sao đều có sự giống nhau về thể thức và kỹ thuật trình bày. Hơn nữa đều sẽ phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật nhưng hai loại văn bản này sẽ không cần phải chứng thực hay công chứng. Do đó mà thủ tục thực hiện khá nhanh gọn. 

2.2. Những điểm khác nổi bật 

- Nếu như sao lục có 3 dạng trình bày thì trích sao sẽ có thêm một dạng nữa đó là trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử. 

- Sao lục sẽ có nội dung thực hiện từ việc chụp sao y nhưng trích sao thì sẽ tạo lập lại toàn bộ nội dung của văn bản cần trích sao. 

3. Thủ tục làm sao sao lục như thế nào? 

Hiện nay sao lục được sử dụng rất nhiều trong các hoạt động đời sống của con người nên việc thực hiện sao lục diễn ra thường ngày. Để có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục sao lục thì người làm đơn cần thực hiện các bước sau: 

- Bước 1: Chuẩn bị tờ đơn xin sao lục đối với vấn đề cần sao lục, sau đó điền đầy đủ nội dung về các mục được nêu trong đơn. Đồng thời thực hiện thêm các giấy tờ cần thiết kèm theo. 

- Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền tại nơi người guiwr cư trú. 

- Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ và trực tiếp xem xét xử lý. Trong trường hợp nội dung không khớp hoặc thiếu thông tin thì sẽ yêu cầu người làm đơn bổ sung. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ hướng dẫn cho người làm đơn hiểu và thực hiện chính xác. 

- Bước 4: Người làm đơn nhận giấy sao lục hợp pháp và thực hiện đóng các lệ phí liên quan. 

Lưu ý khi thực hiện việc sao lục đối với các văn bản hành chính: 

- Phải là văn bản hành chính đang được lưu trữ thông tin tại cơ quan có thẩm quyền. 

- Người xin sao lục sẽ là người trực tiếp chịu sự điều chỉnh của văn bản hành chính, hay là người có nghĩa vụ liên quan đến các văn bản hành chính cần sao lục. 

- Các thông tin cung cấp trong hồ sơ cần đảm bảo tính trung thực, chính xác và minh bạch theo đúng mẫu hồ sơ hướng dẫn sao lục văn bản hành chính. 

Sao lục là loại văn bản có giá trị pháp lý tương đương với bản chính, được người thuộc cơ quan có thẩm quyền chấp thuận và cho phép sử dụng do đó mà nó được hoạt động khá phổ biến trong đời sống của con người, đặc biệt là việc không yêu cầu công chứng giúp cho mọi thủ tục được hoàn tất nhanh chóng hơn.

Sao lục là gì là những thông tin mà vieclam123.vn muốn gửi đến bạn, mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích mà bạn đang tìm kiếm để phục vụ cho những những nhu cầu khi cần thiết của bản thân.