1. Rủi ro dự án là gì?

Rủi ro dự án là gì? Rủi ro dự án được hiểu là một sự cố hay một sự kiện nào đó, có thể được dự đoán từ trước hoặc phát sinh bất ngờ, có sức ảnh hưởng tiêu cực đến dự án. Trong thực tế thì rủi ro dự án có thể được ngăn ngừa từ trước hoặc có thể được giảm thiểu tầm ảnh hưởng.

Để có thể ngăn ngừa hoặc tối thiểu hóa ảnh hưởng tiêu cực của rủi ro thì đòi hỏi người quản lý dự án cần phải có kinh nghiệm, chuyên môn và có tầm nhìn xa. Người quản lý dự án cần phải dự trù được những rủi ro có thể xuất hiện và giải pháp để ứng phó với những rủi ro đó.

2. Các loại hình rủi ro dự án

Mặc dù mang tính chất tiêu cực nhưng rủi ro là yếu tố luôn luôn tồn tại trong bất kỳ hoạt động sản xuất và kinh doanh nào, bao gồm cả các dự án. Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu về một số loại rủi ro tem ảnh có thể xuất hiện ở bất kỳ thời điểm nào trong một dự án.

2.1. Thiếu nhân lực có chuyên môn và kỹ thuật

Đây là rủi ro phổ biến nhất và cũng dễ phát sinh nhất ngay từ giai đoạn bắt đầu dự án chính. Vì thế mà nhà quản lý dự án cần dự trù được rủi ro này và chủ động đưa ra những giải pháp để khắc phục rủi ro.

Để khắc phục rủi ro về thiếu điều kiện nguồn nhân lực nhà quản lý dự án có thể trích xuất một phần ngân sách của dự án để đào tạo nhân sự ngay từ đầu hoặc thành lập một chương trình đào tạo riêng dành cho dự án.

Bên cạnh đó thì trong mỗi dự án cũng nên có một bộ đệm để dành cho nhân sự bổ sung trong trường hợp cần tuyển thêm nhân lực. Nguyên nhà là vì một số nhân lực có thể bỏ dở dự án hoặc không đạt đủ điều kiện để tiếp tục tham gia dự án.

Ngoài ra thì cũng có thể khắc phục rủi ro thiếu nguồn nhân lực chất lượng bằng cách tổ chức các buổi trao đổi chia sẻ kinh nghiệm hay đào tạo chéo giữa các thành viên trong dự án có tay nghề cứng chuyên môn cao với những người mới bước chân vào ngành chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm và chưa được trau dồi, rèn luyện kỹ năng.

2.2. Rủi ro đến từ khách hàng

Một loại rủi ro khác của dự án đó là rủi ro đến từ phía khách hàng, xuất phát từ việc họ có thể đưa ra những thay đổi bất chợt trong quá trình thực hiện dự án. Một số nhà quản lý dự án sẽ bị cuốn theo những thay đổi bất chợt này và khiến cho dự án bị rối tung lên không thể kiểm soát được.

Để khắc phục rủi ro đến từ khách hàng thì ngay từ khi bắt đầu triển khai dự án hai bên cần làm hợp đồng có chữ ký bằng văn bản. Đồng thời trong hợp đồng cũng thể hiện các yêu cầu cụ thể khi nhận và bản giao dự án.

Bên cạnh đó thì người quản lý dự án cũng nên làm việc với khách hàng và cảnh báo họ về nguy cơ chậm tiến độ nếu họ có quá nhiều sự thay đổi về yêu cầu lý liên quan đến dự án.

Mặt khác nếu như có bất kỳ sự thay đổi nào từ phía khách hàng thì cũng phải được thể hiện theo một quy trình thủ tục rõ ràng, trong đó mọi thay đổi đều phải được ghi nhận bằng văn bản có chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Ngoài ra thì hai bên cũng cần đàm phán và thống nhất với nhau về khoản thù lao trả thêm tương xứng với những thay đổi bất chợt ngoài hợp đồng đã ký trước đó.

2.3. Yêu cầu không rõ ràng

Rủi ro về yêu cầu không rõ ràng giữa khách hàng và người quản lý dự án cũng có thể xảy ra. Để khắc phục rủi ro này thì bên quản lý dự án cần giả lập một số trường hợp để đưa cho khách hàng tham khảo để từ đó có thế chuẩn bị những cách khắc phục rủi ro từ trước. Ngoài ra bên nhận dự án có thể phát triển sản phẩm mẫu và gửi đến khách hàng kèm theo bản mô tả thuyết minh chi tiết về sản phẩm.

2.4. Nhân sự rời khỏi dự án

Để không xảy ra tình trạng nhân sự rời khỏi dự án thì người quản lý dự án cần đảm bảo mọi nhân sự đều được phân chia nhiệm vụ công việc đúng với khả năng của họ và phân biệt quan trọng của dự án sẽ có sự tham gia của tất cả mọi người trong nhóm.

Bên cạnh đó thì các cuộc họp mặt thường niên cũng cần được tổ chức. Lưu ý đây chỉ là những cuộc họp mặt ngoài công việc, mục đích chủ yếu là để xây dựng tinh thần đoàn kết và tinh thần teamwork.

Ngoài ra, người quản lý dự án cũng cần linh hoạt xoay vòng nhân sự vào những đầu việc khác nhau, tuy nhiên việc xây dựng này không cần thực hiện quá thường xuyên. Mỗi dự án cũng nên có từ 1 – 2 nhân sự dự phòng để kịp thời thay thế cho nhân sự rời khỏi dự án nhằm không làm ảnh hưởng đến tiến độ của dự án.

Ngoài ra người quản lý cần thực hiện cơ chế quản lý tài liệu và lưu trữ thành quả công việc của tất cả nhân sự trong tổ dự án để sử dụng nếu cần thiết.

2.5. Nhiều quyết định từ bên ngoài tác động lên dự án

Một số quyết định khách quan nằm ngoài dự án chẳng hạn như quy chế của công ty đối tác hay luật pháp... có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án thậm chí tác động tiêu cực đến dự án.

Để khắc phục rủi ro này quản lý dự án cần liệt kê trước danh sách những quyết định bất lợi có thể là ảnh hưởng đến dự án cùng với đó là mọi thông tin chi tiết và dự trữ trước kế hoạch khắc phục nếu có.

Trong trường hợp các yếu tố bên ngoài đã tác động tiêu cực đến dự án thì người quản lý dự án cần làm việc bàn bạc chi tiết với nhân viên chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những yếu tố bên ngoài này. Nếu cần thiết thì người quản lý dự án cần xác định rằng những yếu tố bên ngoài là một rủi ro bắt buộc sẽ xảy ra và cần dự chủ trước kế hoạch đối phó để giảm thiểu thiệt hại.

2.6. Không đảm bảo về mặt hiệu suất

Hiệu suất không đảm bảo cũng là một rủi ro có thể xảy ra trong bất kỳ dự án nào. Để khắc phục rủi ro này thì người quản lý dự án cần xác định những tiêu chuẩn hiệu suất một cách rõ ràng và làm việc thống nhất với khách hàng về những tiêu chuẩn này ngay từ giai đoạn bắt đầu dự án.

Những tiêu chuẩn này cũng cần phải được thông cáo trực tiếp tới tất cả những thành viên trong nhóm dự án và đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ được những yêu cầu đó.

Đối với những giao dịch quan trọng thì ban quản lý dự án cần xây dựng hiệu suất mẫu một cách hoàn chỉnh và nếu có thể thì nên tiến hành kiểm thử với dữ liệu mẫu.

Như vậy, bạn đã tìm hiểu rủi ro dự án là gì và những loại rủi ro dự án phổ biến nhất. Rủi ro dự án có thể được giảm thiểu đến mức thấp nhất nếu như công tác chuẩn bị và triển khai dự án được thực hiện một cách chuẩn chỉ. Từng khâu trong dự án phải đáp ứng được yêu cầu đã đề ra.