1. Định nghĩa quy trình PDCA là gì và giai đoạn phát triển của mô hình

1.1. Khái niệm quy trình PDCA là gì?

PDCA là từ viết tắt của 4 yếu tố sau đây: Plan - Do - Check - Act. Đây là một chu trình cải tiến được lập nên dựa trên các đề xuất thay đổi, đo lường kết quả trong cả một hệ thống. Được coi là một yếu tố quan trọng, thiết yếu trong quan điểm sản xuất tinh gọn, vì vậy mà nhiều doanh nghiệp theo mô hình hiện đại cũng theo đuổi mô hình này để áp dụng rộng rãi và công tác quản lý.

Chu trình PDCA còn có tên gọi khác là vòng tròn chất lượng hoặc vòng Deming bởi vì đó là kỹ thuật giải quyết mọi vấn đề xảy ra trong sản xuất và quản lý hoạt động của đơn vị, nó gồm có 4 bước tương ứng với 4 chức cái viết tắt trong thuật ngữ PDCA.

Hình ảnh biểu trưng cho chu trình PDCA chính là vòng tròn lăn trên mặt phẳng, nghiêng theo chiều của kim đồng hồ. Nó chứng tỏ yêu cầu cải tiến chất lượng, quản lý sự cải tiến đó phải được thực hiện không ngừng.

1.2. Ý nghĩa của PDCA

PDCA sẽ giúp phân biệt đâu là đối thủ cạnh tranh của mình. Nhất là ở vào thời điểm hiện tại, doanh nghiệp mọc lên ngày một nhiều và đơn vị nào cũng dành rất nhiều nỗ lực cho việc hợp lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất nhằm mục đích giảm chi phí đầu tư cho sản xuất để thúc đẩy lợi nhuận tăng cao. Càng tối ưu hiệu quả thì lợi thế cạnh tranh sẽ càng cao.

Rất nhiều đơn vị quản lý đã dùng PDCA để làm phương tiện truyền các hoạt động, nội dung chỉ đạo cho các đơn vị thuộc sự quản lý của họ. 

1.3. Giai đoạn phát triển của quy trình PDCA

Quy trình PDCA là gì được làm sáng tỏ đem đến cho bạn hình dung cơ bản nhất về sự diễn ra của các khâu cần triển khai trong mô hình. Mỗi khâu đại diện cho từng giai đoạn cần có của mô hình quản lý chất lượng. Vậy quy trình PDCA thực chất sẽ trải qua các giai đoạn nào?

1.3.1. Plan - giai đoạn lên kế hoạch

Giai đoạn đầu tiên với vai trò khởi đầu vô cùng quan trọng này không thể không đầu tư bài bản vì phải có sự khởi đầu này được triển khai tốt đẹp, doanh nghiệp mới có thể hoạch định mọi công tác, hoạt động tiếp theo một cách đầy đủ và chính xác. 

Khi vạch sẵn một kế hoạch bằng sự tính toán tỉ mỉ, chi tiết và đảm bảo chính xác, đầy đủ thì bạn sẽ chỉ cần một số lượng ít những hoạt động vẫn có thể tạo ra hiệu quả. Do tính toán kỹ lưỡng nên loại bỏ được hoạt động thừa. 

Trong nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, các công tác cần chú trọng làm là gì? Trước tiên, bạn phải xác định rõ mục tiêu nào cần hướng đến, phương tiện nào cần sử dụng, các biện pháp và nguồn lực trước khi bắt đầu sản xuất. Những nguồn lực tốt, có thể tận dụng dài hạn nhờ vào việc lập kế hoạch bài bản cũng sẽ được xác định ngay từ đầu để giúp doanh nghiệp có thể giảm phí đầu tư ngay từ đầu.

1.3.2. Do - Thực hiện

Giai đoạn này tiến hành triển khai các kế hoạch đã được lập ở giai đoạn đầu tiên. Khi triển khai giai đoạn này, mọi kế hoạch, chính sách từ lý thuyết sẽ được đưa vào thực tiễn kèm theo việc sử dụng công cụ, phương tiện và hoạt động để giúp kế hoạch diễn ra đúng hoạch định, đạt được chuẩn mục tiêu đã đề ra.

1.3.3. Check - kiểm tra tiến trình

Giai đoạn này sẽ đảm bảo mọi kế hoạch, mục tiêu có được triển khai như ban đầu không. Khi thực hiện, công tác kiểm soát tiến trình và chất lượng tạo ra phải luôn sát sao. Giai đoạn này sẽ thực hiện công tác theo dõi, tìm ra những khuyết điểm, đưa khuyết điểm vào đánh giá để tìm hướng khắc phục. Giai đoạn này có mục đích chính là phát hiện các lỗi cơ bản, tìm hiểu đúng nguyên nhân để kịp thời ngăn chặn.

1.3.4. Action - Điều chỉnh

Điều chỉnh rất cần thiết để kết nối mọi hoạt động trong cả một hệ thống quản trị, đảm bảo các hoạt động này sẽ được đồng bộ, được khắc phục mọi khuyết điểm còn lại. Mọi công tác ở giai đoạn này sẽ tạo ra điều kiện để sản phẩm thích ứng được tình hình mới của nhu cầu khách hàng, từ đó kéo gần khoảng cách giữa khách hàng và sản phẩm do sự cải tiến sản phẩm ngày một nâng cao, có khả năng tiếp cận được nhu cầu đa dạng của khách ở mức cao hơn.

2. Phân tích các lợi ích lớn do PDCA mang lại

Khái niệm PDCA dù được làm sáng tỏ nhưng cũng chỉ đem tới cho chúng ta phần nào hình dung về lợi ích của nó. Để nhìn nhận rõ ràng hơn các lợi ích cụ thể, thiết thực thì bạn đọc thật kỹ các phân tích bên dưới. 

2.1. PDCA giúp cải tiến quy trình

PDCA là mô hình cung cấp sự cải tiến liên tục một cách chính xác nhất. Bởi lễ nó hoạt động theo một vòng tròn tạo nên chu kỳ nhất định. Mỗi một phần thuộc hoạt động bạn thực hiện hoặc thuộc dự án sẽ trải qua nhiều lần cùng một giai đoạn. Như thế, nhà quản lý sẽ càng dễ dàng đảm bảo được những khuyết điểm còn tồn tại trước đó sẽ được điều chỉnh, sửa lại không những đúng mà còn dễ dàng thích ứng được tình hình và nhu cầu thực tiễn. 

2.2. Tạo nên những sư khác biệt, đổi thay trong công tác quản lý

PDCA ngoài mục đích thúc đẩy sự thay đổi ở mức đột phá thì nó còn bảo đảm cải thiện chất lượng ở mức đột phá mà nó còn tác động tới cách thức quản lý. Nhờ vào nhiệm vụ cải thiện liên tục trong phương pháp mà tất cả các cách quản lý lỗi thời, không phù hợp với tình hình hiện tại đều sẽ bị đào thải.

2.3. Quản lý chất lượng hiệu quả

Công dụng chính của quy trình PDCA chính là quản lý chất lượng. Dưới sự phản hồi liên tục của vòng tròn chất lượng nên nhà quản lý dễ dàng đưa ra các phân tích kỹ càng, tiến hành đo lường, tìm ra nguồn gốc của những biến thể có trong nhu cầu khách hàng để rồi từ đó cho phép triển khai hành động khắc phục. 

2.4. Duy trì sự kiểm soát các dự án

PDCA sẽ giúp cho những nhà quản lý dễ dàng thực hiện nhiệm vụ kiểm soát tốt các dự án lớn bằng nhiều cách. Trong đó, nhà quản lý có thể giải quyết tốt các việc như cung cấp đến khách hàng đáp án cho câu hỏi: ai, ở đâu, cái gì, … của dự án. Qua đó sẽ giúp khách hàng tích lũy được thêm nhiều kiến thức để chọn được những lựa chọn thay thế. 

Đảm bảo được những giá trị chưa biết rõ khi mới tiến hành thực hiện dự án, cung cấp chính xác thông tin dữ liệu để cải thiện việc ra quyết định. 

Nhìn chung, nắm bắt quy trình PDCA là gì là cách đem tới cho bạn nhiều thông tin chi tiết liên quan tới việc quản lý chất lượng, tạo ra kết quả quản lý chất lượng tốt hơn cả sự mong đợi. Mong rằng, bằng những chia sẻ này, vieclam123.vn đã cung cấp tới bạn tài liệu chất lượng về kỹ năng quản lý chất lượng các quy trình trong doanh nghiệp của mình.