1. Quy trình kế toán là gì?

Quy trình kế toán là một hệ thống gồm có các bước, các công việc của người kế toán, được sắp xếp theo một trình tự để phù hợp cũng như đảm bảo được mối liên hệ giữa phòng ban với nhau. Trong quá trình sử dụng, hệ thống này sẽ luôn có sự quy đổi khi cần để đáp ứng được nhu cầu của thực tế.

Mỗi một nghiệp vụ kế toán được phát sinh thì sẽ kéo theo một quy trình về kế toán. Dù bạn có ở vị trí cụ thể nào thì trước khi nắm và triển khai quy trình kế toán chuyên biệt như quy trình kế toán bán hàng, quy trình nội bộ thì cũng phải hiểu thật rõ quy trình kế toán là gì một cách tổng quan. 

2. Vai trò của việc triển khai quy trình kế toán doanh nghiệp

Toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều gắn với quy trình kế toán, không thể thiếu cho nên bắt buộc phải có quy trình kế toán được áp dụng để xử lý bài bản các nghiệp vụ kinh tế đó. Nhờ có vai trò liên kết giữa các phòng ban cho nên quy trình này sẽ tạo nên quá trình hoạt động hiệu quả cho phòng kế toán nói riêng, dễ dàng đón nhận các thông tin kế toán đến từ các phòng ban. 

Mỗi quy trình kế toán đều sẽ gắn liền với trách nhiệm, quyền hạn của một cá nhân đảm nhận. Quy trình trở thành bản đồ chỉ hướng để cá nhân cứ như vậy mà đi theo để đến đích, cũng tức là nó đem đến cho cá nhân cơ hội tháo gỡ mọi khó khăn trong quá trình xử lý công việc. 

3. Các bước nào nằm trong một quy trình kế toán

Một quy trình kế toán bao gồm 9 bước, đòi hỏi người có trách nhiệm trong đó phải triển khai tuần tự và đầy đủ mới có được kết quả cuối cùng tốt nhất.

3.1. Bước 1 - Tổng hợp nghiệp vụ phát sinh

Không phải chỉ trong phạm vi phòng kế toán mà ở tất cả các phòng ban khác thuộc doanh nghiệp, có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh nào về kinh tế, người kế toán cũng đều phải tổng hợp lại đầy đủ. Sau khi đã có được thông tin về các nghiệp vụ phát sinh thì sẽ tiến hành lập chứng từ gốc. 

Những ví dụ điển hình sau chắc chắn sẽ giúp bạn dễ hình dung được khi nào có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp và đòi hỏi người kế toán viên phải thu thập để lập chứng từ gốc: khoản chi gửi ngân hàng để trả lương tháng cho nhân viên, khoản chi mua trang thiết bị tại doanh nghiệp,...

3.2. Lập chứng từ gốc

Chứng từ gốc là giấy tờ vô cùng quan trọng đối với bộ phận kế toán cũng như toàn bộ doanh nghiệp. Lập chứng từ gốc là nhiệm vụ bắt buộc vì nó là cơ sở pháp lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi cần thiết nó trở thành bằng chứng giúp kế toán cập nhật lại mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 

Một số loại chứng từ gốc thường được lập trong doanh nghiệp như phiếu chi tiền trả lương tháng, phiếu nhập kho, phiếu mua hàng, ...

3.3. Kiểm tra và xử lý chứng từ gốc

Vì có vai trò là căn cứ pháp lý cho bộ phận kế toán nên chứng từ gốc cần phải được đảm bảo ghi nhận chính xác nội dung thông tin. Đó là lý do cần thiết để chứng từ này phải được kiểm tra lại thật kỹ trước khi trình lên kế toán trưởng. Một bộ phận trong phòng kế toán đảm trách việc kiểm tra, phát hiện sai phạm nếu có ở chứng từ gốc, đảm bảo không có sai sót xảy ra từ đó giúp quy trình kế toán được thực hiện có hiệu quả. 

3.4. Ghi sổ sách

Sau khi chứng từ gốc đã được hoàn tất kiểm tra thì nhân viên kế toán sẽ nhập liệu thông tin để tạo sổ sách kế toán. Tuy nhiên có rất nhiều loại sổ sách kế toán cần được lập dựa trên sự phân loại các nguồn dữ liệu như sổ cái, nhật ký chung, sổ chi tiết kế toán, ... Đối với nhân viên kế toán thì nhiệm vụ ở bước này là khó khăn nhất bởi có nhiều loại giấy tờ phức tạp kèm theo thao tác nhập liệu thủ công dễ gây sai sót, nhầm lẫn. 

3.5. Sắp xếp, phân loại các chứng từ, sổ sách

Toàn bộ các sổ sách chứng từ sau khi đã được xử lý đều cần lưu trữ lại để phục vụ mục đích nhất định. Theo đó, số lượng được lưu trữ sẽ rất nhiều, nếu không có sự sắp xếp, phân loại khoa học cho tất cả thì sẽ rất rối khi muốn tìm lại. Có lẽ bạn cũng đã hình dung ra cảnh tượng phải mất cả ngày trời để lục tung phòng lưu trữ khi sếp yêu cầu đưa chứng từ của thời gian cách đây 1 năm, không những mất rất nhiều công sức mà còn gây ra nguy cơ lớn làm lộn xộn các chứng từ khác chưa cần dùng tới. 

Vậy nên để có thể khai thác cho những mục đích sử dụng vào bất kể thời gian nào sau đó thì bạn hãy chú ý đặt ra quy luật sắp xếp chúng khoa học nhé.

3.6. Bút toán kết chuyển cuối kỳ

Cần thiết để thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ thì mới có thể khóa sổ kế toán. Giai đoạn này sẽ tổng hợp lại các số liệu kinh tế của doanh nghiệp sau một tháng, từ đó xác định được nguồn vốn và số dư tài sản, những con số thể hiện lãi lỗ của doanh nghiệp. 

3.7. Khóa sổ kế toán và xác định số dư

Nhiệm vụ xác định số dư sẽ được thực hiện trước khi khóa sổ. Kể từ khi thực hiện khóa sổ, mọi số liệu sẽ không thể nào sửa đổi được nữa, đồng thời xác lập toàn bộ giấy tờ, sổ sách được tạo ra từ bước 1 đến bước 5 đảm bảo đủ điều kiện để lập báo cáo tài chính.

3.8. Lập bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối phát sinh được lập dựa vào sổ chi tiết và sổ cái. Bảng cân đối có vai trò xác nhận thông tin được ghi tại sổ cái là chính xác hay không. Bên cạnh đó, bảng còn cung cấp một cái nhìn tổng quan về về những giao dịch ứng với từng tài khoản.

3.9. Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Đây là hai bút toán có tính phức tạp. Người thực hiện được đòi hỏi phải có nhiều nghiệp vụ kế toán cần thiết bên cạnh việc phải sở hữu những kỹ năng quan trọng mới làm tốt công tác này. Nhìn chung, hai loại giấy tờ này rất phức tạp nhưng cũng rất quan trọng. Nhà nước đưa ra quy định về thời gian cần phải nộp chúng, doanh nghiệp cần nhớ kỹ để nộp đúng hạn, nếu không sẽ bị phạt tiền.

Như vậy, bài chia sẻ này đã cung cấp nội dung một cách ngắn gọn nhưng đủ chi tiết để hiểu rõ quy trình kế toán là gì? Gồm những bước nào. Một kế toán viên không thể không nắm bắt quy trình này vì nó xuyên suốt quá trình hành nghề của bạn.