1. Khái quát chung về quy trình kế toán bán hàng

1.1. Kế toán bán hàng tiếng Anh là gì?

Trước khi tìm hiểu về quy trình kế toán bán hàng, bạn cần phải nắm rõ được khái niệm về kế toán bán hàng là gì và kế toán bán hàng tiếng Anh là gì?

Kế toán bán hàng người phụ trách việc ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ có liên quan tới hóa đơn, chứng từ bán hàng.

Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng phải tiến hành lập báo cáo bán hàng và các loại báo cáo khác có liên quan để trình lên cấp trên theo dõi, đồng thời cũng lưu trữ vào hệ thống.

Trong tiếng Anh, kế toán bán hàng được dịch với nghĩa là Sales Accountant, đây là thuật ngữ chuyên ngành thường xuyên được nhắc tới nếu bạn làm việc cho các doanh nghiệp nước ngoài. Vậy cho nên bạn cần ghi nhớ chúng thật kỹ nhé.

1.2. Quy trình kế toán bán hàng được hiểu như thế nào?

Quy trình kế toán bán hàng được hiểu là toàn bộ những công đoạn mà kế toán bán hàng phải thực hiện theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Bất kể doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh nào đều không thể thiếu vị trí kế toán bán hàng, càng không thể hoạt động nếu thiếu quy trình kế toán bán hàng.

Nếu theo đuổi sự nghiệp kế toán, vậy bạn cần phải nắm rõ trong lòng bàn tay về nghiệp vụ này bởi có lẽ trong tất cả các nghiệp vụ kế toán thì đây được coi là nghiệp vụ đơn giản nhất.

Quy trình kế toán được xây dựng nhằm mục đích gì? Hay nói cách khác, vai trò của việc xây dựng quy trình kế toán bán hàng là gì? Tìm hiểu đáp án ngay với phần nội dung được trình bày bên dưới nhé.

2. Việc xây dựng quy trình kế toán bán hàng có vai trò gì?

Việc xây dựng quy trình kế toán bán hàng chuẩn có ảnh hưởng vô cùng lớn đối với bộ phận bán hàng nói riêng và sự phát triển kinh doanh của mỗi doanh nghiệp nói chung. Cụ thể:

Thông qua quy trình kế toán bán hàng, các nhà quản lý và ban lãnh đạo sẽ dễ dàng nắm bắt, nhìn nhận và đánh giá tình hình kinh doanh cũng như hiệu quả làm việc của bộ phận bán hàng của doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp có quy trình kế toán bán hàng chuẩn giúp tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

- Khi có quy trình kế toán bán hàng chuẩn, kế toán sẽ dễ dàng hạch toán các chi phí liên quan, tiết kiệm thời gian cũng như công sức cho công cuộc này.

- Quy trình kế toán bán hàng còn giúp doanh nghiệp rút ngắn khoảng cách về trình độ, kỹ năng bán hàng của nhân viên.

Như vậy, rõ ràng việc thành lập một quy trình kế toán bán hàng là cực kỳ cần thiết, nó cần thiết cho cả nhân viên lẫn nhà quản lý trong ban lãnh đạo. Tất cả đều đạt được mục đích của mình khi tham gia làm việc.

Vậy bạn đã biết quy trình kế toán bán hàng được diễn ra chi tiết và cụ thể như thế nào chưa?

Xem thêm: Kế toán dịch vụ là gì? Bí kíp giúp bạn thành công trong lĩnh vực này

3. Quy trình kế toán bán hàng bạn đã biết?

Quy trình kế toán bán hàng được chia thành nhiều công đoạn, theo đó toàn bộ nhân viên phải đảm bảo tuân thủ và thực hiện một cách nghiêm khắc. Bạn sẽ được biết chi tiết từng khâu trong quy trình kế toán bán hàng sau khi tham khảo hết nội dung bên dưới.

3.1. Khâu đầu tiên trong quy trình kế toán bán hàng

Để quy trình kế toán bán hàng được khởi động, trước hết doanh nghiệp phải có khách đặt hàng.

Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ liên hệ với kế toán bán hàng hoặc có thể thông qua phòng kinh doanh, sau đó doanh nghiệp sẽ sắp xếp đơn hàng để bắt đầu những công đoạn tiếp theo.

Ở đây, bạn có thể tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm điện thoại, đặt hàng trực tiếp hoặc inbox,... Tuy nhiên dù là kế toán bán hàng hay phòng kinh doanh, một khi đã nhận được đơn hàng thì phải gọi điện để xác nhận lại yêu cầu từ người đặt.

3.2. Khâu tiếp theo trong quy trình kế toán bán hàng

Có một vấn đề mà bạn cần lưu ý trước khi chốt đơn của khách hàng đó chính là kiểm tra tồn kho có đủ để đáp ứng số lượng, mẫu mã theo yêu cầu của người mua hay không.

Lúc này sẽ có nhiều trường hợp xảy ra như sau:

- Nếu trong kho không có đủ số lượng hàng theo yêu cầu của khách, lúc này nhân viên kế toán bán hàng hoặc người phụ trách cần báo lại ngay với người mua.

- Nếu số lượng hàng có đủ theo yêu cầu đặt hàng thì sẽ tiến hành làm phiếu yêu cầu xuất kho sau đó gửi tới thủ kho. Lúc này, thủ kho sẽ có trách nhiệm làm thủ tục xuất hàng theo quy định của công ty.

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ gửi phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng kèm theo biên bản giao nhận hàng hoá để gửi cho người mua.

Ngay sau khi hoàn tất thủ tục bán hàng và giao hàng cho khách, kế toán bán hàng sẽ tiến hành ghi chép, hạch toán đối với nghiệp vụ vừa phát sinh để phục vụ cho việc tính giá thành và lưu trữ sau này.

Đó là 2 khâu quan trọng trong quy trình kế toán bán hàng mà bạn cần lưu ý, nếu là người theo đuổi nghề nghiệp kế toán thì hãy học thuộc chúng để áp dụng cho công việc sau này. Không chỉ kế toán bán hàng, ngay cả những vị trí kế toán khác cũng cần tuân thủ theo quy trình này.

Xem thêm: Kế toán thuế xuất nhập khẩu là gì và cách hạch toán thuế chuẩn nhất

4. Lưu ý dành cho kế toán khi thực hiện quy trình kế toán bán hàng

Là kế toán trong doanh nghiệp, bạn sẽ là người đầu tiên phải tuân thủ theo quy trình kế toán bán hàng mà doanh nghiệp đưa ra. Theo đó khi thực hiện, bạn cần hết sức lưu ý một số điều cơ bản sau đây:

Thứ nhất, mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách thức làm việc và quy định riêng, do vậy ở một số doanh nghiệp kế toán bán hàng sẽ phải lập báo cáo tình hình hoạt động bán hàng theo ngày kèm theo số lượng hàng tiêu thụ để gửi lên ban lãnh đạo.

Thứ hai, để làm tốt được công việc kế toán bán hàng này, ứng viên phải là người nhanh nhẹn, cẩn thận. Bên cạnh đó, còn phải biết cách phân tích và tổng hợp số liệu để tổng kết tình hình hoạt động bán hàng của công ty.

Dựa vào đó, ban lãnh đạo sẽ có những điều chỉnh phù hợp để cải thiện tình hình bán hàng.

Với những thông tin vừa rồi, bạn đã hiểu rõ về quy trình kế toán bán hàng rồi đúng không? Nếu vậy hãy tuân thủ và thực hiện cho tốt để cải đẩy mạnh doanh số bán hàng lên cao hơn mức hiện tại bạn nhé. Nếu có bất cứ đóng góp gì thì hãy để lại bình luận bên dưới cho vieclam123.vn, tin chắc những đóng góp của bạn sẽ là thông tin hữu ích dành cho tất cả độc giả đọc được bài viết này.