Cùng vieclam123.vn khám phá ngay quy trình đấu thầu cơ bản sẽ diễn ra như thế nào nhé.

1. Quy trình đấu thầu dưới góc nhìn tổng quan

Căn cứ vào Luật Thương mại cũng như Luật Đấu thầu thì một quy trình đấu thầu cơ bản sẽ gồm 6 bước. Các hoạt động lần lượt được triển khai như sau: 

- Mời thầu

- Dự thầu

- Mở thầu

- Đánh giá hồ sơ dự thầu

- Lựa chọn nhà thầu phù hợp

- Thông báo kết quả, kết hợp đồng

Trong mỗi bước, các hoạt động đều được thực hiện hoàn tất một cách tỉ mỉ mới đủ điều kiện để chuyển sang các bước tiếp theo. Quy trình cụ thể với những hoạt động cụ thể sẽ được thực hiện như thế nào? Theo dõi nội dung dưới đây bạn sẽ nắm được câu trả lời.

2. Quy trình đấu thầu và các bước triển khai?

2.1. Mời thầu

Triển khai mời thầu, phía đơn vị mời thầu sẽ thực hiện những công tác sau đây. 

2.1.1. Sơ tuyển các nhà thầu

Dựa vào Luật Thương mại tại Điều 217, phía nhà mời thầu sẽ tổ chức sơ tuyển để dễ dàng hơn trong việc chọn bên tham dự thầu phù hợp, có khả năng đáp ứng mọi điều kiện thầu. 

Việc sở tuyển sẽ giúp giới hạn và khoanh vùng những nhà thầu tiềm năng, đủ kinh nghiệm và năng lực để đảm đương gói thầu. 

2.1.2. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu phải trình bày đầy đủ những nội dung sau đây: Trước tiên không thể thiếu nội dung thông báo mời thầu kèm các yêu cầu liên quan tới dịch vụ, sản phẩm được đem ra để đấu thầu. Tiếp đến đưa ra các phương pháp định giá gói thầu, so sánh nhà thầu với nhau và xếp hạng nhằm chọn ra đơn vị phù hợp. Kèm theo đó là đưa ra chỉ dẫn cho hoạt động đấu thầu sắp triển khai để các nhà thầu nắm rõ. 

Hồ sơ mời thầu cần phải rõ ràng để đảm bảo đúng yêu cầu chuẩn mực về một cuộc đấu thầu mang tính minh bạch, tạo ra được cơ hội cạnh tranh lớn cho tất cả nhà thầu tham gia.

Khi có sự thay đổi nội dung trong hồ sơ mời thầu, phía đơn vị mời thầu cần gửi văn bản thông báo và trình bày chi tiết về việc sửa đổi đó cho các bên được mời trước ít nhất 10 ngày trong thời hạn nộp hồ sơ. Như thế, các bên được mời cũng có thời gian điều chỉnh, hoàn thiện hồ sơ dự thầu. 

Đơn vị mời thầu có thể thu lệ phí vì phát hành hồ sơ mời thầu. Chi phí do chính bên mời quy định. 

2.1.3. Gửi thông báo mời thầu

Đây là nhiệm vụ bắt buộc trong hoạt động đấu thầu vì nó sẽ giúp cuộc đấu thầu được minh bạch và có tính cạnh tranh cao. Việc thông báo sẽ phải tiến hành công khai, quảng bá rộng pháp phương tiện truyền thông. Hoặc nếu điều kiện đấu thầu có sự hạn chế thì đơn vị mời thầu ít nhất phải gửi thông báo đấu thầu tới toàn bộ các nhà thầu tham gia. 

Trong nội dung thông báo phải bao gồm địa chỉ bên mời thầu, nội dung của việc đấu thầu chỉ nêu tóm tắt, thời hạn đấu thầu, địa điểm diễn ra đấu thầu, thủ tục để tiếp nhận hồ sơ dự thầu, chỉ dẫn rõ ràng. 

2.2. Dự thầu

Khi thông báo mời thầu được gửi đi, nhà thầu sẽ nhận được thông báo và tiến hành hoàn tất thủ tục tham gia đấu thầu. Hồ sơ dự thầu của bên tham gia sẽ gửi trực tiếp hoặc nếu điều kiện khoảng cách địa lý quá xa xôi cũng có thể gửi bằng đường bưu điện về đúng địa chỉ thể hiện ở hồ sơ mời thầu với điều kiện hồ sơ phải đến được bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu.

Bên mời cần chỉ dẫn đầy đủ cho bên dự nắm được điều kiện dự thầu, thủ tục cần thực hiện của quá trình đấu thầu. Đồng thời phải giải đáp cho mọi thắc mắc của bên tham dự, quản lý hồ sơ dự thầu và bảo mật tuyệt đối thông tin cho bên dự thầu.

Có thể phía dự thầu sẽ được yêu cầu nộp một số tiền là tiền đảm bảo dự thầu. Hình thức nộp khoản tiền này có thể là ký quỹ, đặt cọc, bảo lãnh tùy theo yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên, tỷ lệ số tiền nộp sẽ không được lớn hơn 3% trong tổng giá trị của gói thầu. Số tiền đó sẽ được trả lại cho những đơn vị không trúng thầu trong thời gian không được quá 7 ngày kể từ ngày kết quả đấu thầu được công bố.

Bên dự thầu sẽ không được nhận lại khoản tiền này nếu như rút hồ sơ dự thầu muộn, sau thời điểm đóng thầu hay nhà thầu đã trúng thầu mà không ký hợp đồng hay từ chối gói thầu. 

2.3. Mở thầu

Mở thầu là mở hồ sơ tham gia dự đấu thầu ở thời điểm cụ thể theo quy định hoặc trước ngay sau thời điểm gói thầu bị đóng.

Hồ sơ dự thầu đúng hạn cần được mở công khai. Đơn vị dự thầu có quyền được tham gia mở thầu. Hồ sơ đã mở thì bên dự thầu không được phép điều chỉnh, thay đổi nữa.

Hồ sơ dự thầu không đúng hạn thì bị trả lại và đảm bảo trạng thái chưa từng được mở ra. 

Nếu có nội dung chưa rõ ràng thì bên mời có quyền yêu cầu bên dự giải thích rõ ràng nhưng không phải là giải thích bằng lời nói thay vào đó buộc phải lập văn bản giải thích.

Các bên tham gia và có mặt trong quá trình mở thầu thì phải ký xác nhận trong biên bản mở thầu. Người lập biên bản phải đưa được những thông tin sau vào biên bản: tên của dịch vụ, hàng hóa; thời gian chi tiết, địa điểm rõ ràng mở thầu; thông tin địa chỉ của bên mở thầu và bên đơn vị dự thầu; giá bỏ thầu, nội dung sửa đổi, …

2.4. Đánh giá hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu cần được so sánh, đánh giá theo từng hạng mục. Mỗi hạng mục là một tiêu chí cần được cho điểm hoặc có thể áp dụng bất kể phương pháp nào được quy định sử dụng trước khi mở thầu. 

Khi đánh giá, bên mời cũng có thể đưa ra đề nghị bên dự phải giải thích rõ mọi nội dung liên quan tới hồ sơ dự thầu. Nhưng việc yêu cầu hay việc giải thích được thực hiện từ các bên đều cần lập văn bản mà không phải là trao đổi qua lại bằng lời nói.

Nếu bên mời có thay đổi nội dung nào đó ở trong hồ sơ dự thầu thì phải gửi văn bản để thông báo về việc thay đổi này cho tất cả các nhà dự thầu.

2.5. Lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất

Dựa trên kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu thì phía bên mời thầu cần lựa chọn, xếp hạng thật cẩn thận và chuẩn xác. Nếu nhiều bên tham gia có số điểm ngang nhau thì quyền chủ động lựa chọn một nhà thầu sẽ do bên mời thực hiện.

2.6. Thông báo kết quả trúng thầu, đi đến ký hợp đồng

Ngay khi chọn ra được nhà thầu sẽ phụ trách gói thầu, bên mời sẽ gửi thông báo kết quả đấu thầu cho tất cả mọi bên tham gia. Đồng thời bên mời cũng bắt tay vào hoàn thiện thủ tục hợp tác, ký hợp đồng với những bên dự thầu đã trúng thầu.

Bên trúng thầu cần thực hiện nghĩa vụ đặt cọc/ký quỹ/bảo lãnh nhằm giúp quá trình thực hiện hợp đồng được đảm bảo. Lúc này giá trị để đặt cọc không được vượt quá 10% tổng giá trị của hợp đồng.

Nhìn chung, trên đây bạn đã có được một quy trình đấu thầu cơ bản, đầy đủ. Việc đấu thầu được tổ chức công khai, minh bạch nhưng cũng rất nghiêm ngặt. Nếu là đơn vị mời thầu, hãy xây dựng một quy trình bài bản như vậy nhé.