1. Quản lý vật tư là gì? Tại sao lại cần quản lý kho vật tư?

Quản lý vật tư là một chuỗi các hoạt động nhằm đảm bảo và kiểm soát số lượng vật tư, hàng hóa trong kho. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện cho các hoạt động sản xuất, cung cấp cũng như phân phối kịp thời, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc cũng như tối ưu hóa các chi phí liên quan tới vật liệu.

Quản lý kho vật tư nhằm chắc chắn rằng các thiết bị vật tư cũng như máy móc hoạt động đầy đủ và đủ khả năng phục vụ cho nhu cầu sử dụng cũng như sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là tiền đề cho doanh nghiệp lường trước những nguy cơ và rủi ro để đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra suôn sẻ và luôn có uy tín trước mặt khách hàng. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ có cơ hội tăng sức cạnh tranh trên thị trường, là điều kiện để đẩy mạnh giá trị doanh nghiệp.

Có được phương pháp quản lý kho đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc tọa vị thế cạnh tranh trên thương trường, đây còn là yếu tố giúp thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hóa, tránh ứ đọng vật tư, làm đòn bẩy giúp kinh tế của doanh nghiệp phát triển. Chính vì vậy công tác quản lý được coi là vấn đề then chốt cho sự thành bại của các doanh nghiệp sản xuất.

2. Các cách quản lý kho vật tư có hiệu quả của doanh nghiệp

Hiện nay các doanh nghiệp có đa dạng các cách quản lý hiệu quả, các cơ sở sản xuất ứng công nghệ vào việc sản xuất, tuy nhiên mỗi phương pháp lại có những ưu hoặc nhược điểm chung, hãy cùng vieclam123.vn tìm hiểu nhé!

2.1. Sắp xếp kho hàng một cách tối ưu để thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa

Đối với các doanh nghiệp nhỏ việc có không gian nhỏ hẹp là điều không thể tránh khỏi, vì vậy phương pháp này sinh ra nhằm mục đích tối ưu hóa việc sắp xếp, tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót. Ngoài ra cũng cần sử dụng các kệ hàng để tạo ra sự liên kết logic trong việc sắp xếp hàng hóa, tránh việc không gian làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Một trong những cách tối ưu nhất là sắp xếp theo mã sản phẩm, dựa vào tính chất mà sẽ dùng các chữ cái hoặc con số để đánh dấu sản phẩm, nhằm mục đích kiểm tra và xuất hàng hóa một cách hiệu quả.

2.2. Quản lý vật tư bằng bảng excel

Đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh nhỏ lẻ có số lượng hàng hóa không nhiều thì việc quản lý hàng hóa bằng phần mềm excel là một phương pháp hiệu quả và mang lại lợi ích cao.

Để có thể quản lý kho bằng excel một cách có hiệu quả, doanh nghiệp phải thiết kế file excel một cách có hệ thống và phù hợp với các mặt hàng mà mình kinh doanh, nhằm đảm bảo việc lưu trữ các thông tin chính xác, nhanh chóng. Bạn nên trang bị cho mình các kiến thức đầy đủ về excel để khắc phục một số lỗi xảy ra trong quá trình vận hành. Dưới đây là một số thao tác mà người quản lý hàng hóa bằng phần mềm excel nên biết:

Các thao tác nhập và thống kê dữ liệu hàng ngày

Các thao tác xử lý tập tin và kỹ năng định dạng, thiết kế bảng excel

Sử dụng thành thạo các hàm cơ bản trong excel để việc tính toán lượng nhập- xuất hàng hóa một cách có hiệu quả.

Hàm Vlookup trong excel là hàm thông dụng nhất giúp quản lý kho một cách hiệu quả.

2.3. Quản lý kho theo phương pháp FIFO và LIFO

Đây là 2 thuật ngữ thông dụng trong quản lý vật tư và đặc biệt là đối với những người đang làm công việc quản lý hàng hóa.

FIFO (first in- first out) là nhập trước xuất trước: đây là phương pháp quen thuộc và áp dụng cho những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm hay những đồ có tính bắt trend. Khi sử dụng phương pháp này cần có cách sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để dễ dàng thực hiện việc nhập- xuất.

LIFO (last in- first out) là nhập sau xuất trước: ngược lại với phương pháp trên thì LIFO lại có sự ưu tiên hơn với hàng mới, các hàng hóa mới nhập có thể được sử dụng trước.

2.4. Kiểm kê kho vật tư định kỳ

Để việc quản lý hàng hóa đạt hiệu quả tối đa, các doanh nghiệp nên thường xuyên thực hiện việc kiểm tra hàng hóa, nhằm tránh sự chênh lệch, sai số liệu trong báo cáo. Việc thường xuyên kiểm tra này sẽ giúp hàng hóa đạt được chất lượng một cách tốt nhất, kịp thời luân chuyển tránh trường hợp hàng hóa bị hỏng hóc hay hết hạn sử dụng.

2.5. Tổ chức quản lý nhân sự và sử dụng phần mềm quản lý kho

Bộ máy nhân sự thuộc ban quản lý kho luôn là vấn đề nan giải đối với doanh nghiệp, vì là người có khả năng quản lý cũng như nắm rõ tính chất của hàng hóa nên họ có thể sử dụng hàng hóa cũng như đánh tráo sản phẩm mà chủ doanh nghiệp không kiểm soát được. Do đó doanh nghiệp cần chú ý đến nhân sự, lựa chọn người phù hợp và có tính trung thực cao.

Việc sử dụng phần mềm đang là một lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay, việc thay thế cách làm thủ công, các con số được thống kê một cách chính xác, khả năng xử lý các số liệu thông minh và luôn cập nhật theo ngày. Nhờ đó các phần mềm này luôn được ưu ái và sử dụng rộng rãi.

Ngoài những phương pháp trên thì việc sử dụng sơ đồ để quản lý là một suy nghĩ hết sức thông minh, nó giúp cho quản lý biết được quá trình từ khi hàng hóa vật tư vào kho đến khi sản xuất thành sản phẩm hoặc lưu kho một thời gian chờ quá trình trung chuyển. Trong mỗi công đoạn nếu người quản lý kho kiểm soát tối số lượng cũng như chất lượng sản phẩm thì sẽ không gây khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng đầu ra. Việc này giúp quá trình sản xuất hay hoàn thành sản phẩm có hướng đi tốt hơn.

3. Các khó khăn gặp phải trong việc quản lý kho vật tư

Dù đã có những phương pháp cũng như quy trình quản lý vật tư hiệu quả nhưng bên cạnh đó lại xảy ra những khó khăn, vấn đề:

Khó cập nhật chính xác số lượng hàng hóa tồn kho: với các doanh nghiệp lớn, việc có nhiều sản phẩm đã làm cho quá trình cập nhật số liệu trở lên khó khăn hơn, nếu chỉ xem các con số trên báo cáo giấy tờ thì khó mà xác minh được số lượng tồn kho thực tế, do đó việc cập nhật liên tục các số liệu tồn kho không hiệu quả.

Sắp xếp hàng hóa không hợp lý: việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tối ưu diện tích kho bãi. Nhưng ngược lại việc sắp xếp hàng hóa liên tục theo phương pháp nhập trước xuất trước sẽ làm mất thời gian và công sức của nhiều người.

Khó khăn trong việc kiểm tra hàng hóa: với các công việc như thường xuyên nhập-xuất, quản lý và kiểm tra số lượng trong kho thì việc kiểm tra chất lượng hàng hóa thường xuyên là việc rất tốn thời gian, giúp cho công việc thường bị gián đoạn vì quá trình kiểm tra này.

Việc kiểm tra này phải thực hiện thủ công thì mới có thể nắm rõ tình hình sản phẩm, vậy nên các nhân viên kho thường mất nhiều thời gian. Ngoài việc kiểm tra chất lượng sản phẩm thì việc đối chiếu số lượng trong báo cáo với thực tế cũng làm cho các quản lý kho phải đau đầu.

Bài viết trên đã cho mọi người hiểu được quản lý vật tư là gì? Các quy trình cũng như khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý vật tư, kho bãi hiệu quả. Nếu còn điều gì thắc mắc, bạn hãy để lại bình luận bên dưới, vieclam123.vn sẽ nhanh chóng giải đáp cho các bạn nhé!