1. Tìm hiểu về kiểm kê hàng hóa

1.1. Thế nào là kiểm kê?

Kiểm kê hàng hóa là gì? Theo như Luật kế toán thì kiểm kê là việc cân, đo, đong, đếm số lượng và xác nhận, đánh giá về chất lượng cùng với giá trị của tài sản và nguồn vốn trong thời điểm kiểm kê. Điều này nhằm thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu số liệu ở trong sổ kế toán.

Việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ đem đến nhiều ý nghĩa đó là: 

Có thể kiểm soát được hàng hóa một cách chặt chẽ và có thể xác định được một cách nhanh chóng những sản phẩm đã hết hạn hoặc gần như hết hạn hay các loại hàng hóa có vấn đề và có lượng tồn vượt định mức,… từ đó có thể có cách xử lý thích hợp.

Việc giải phóng được việc tồn kho đúng lúc sẽ giúp cho việc không phải vứt bỏ một cách lãng phí các sản phẩm hết hạn, chi phí về mặt kho bãi và nhân công.

Nó sẽ giúp trong việc thu hồi một cách có hiệu quả về vốn lưu động đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết hơn.

Kiểm kê có thể giúp phát hiện được những vấn đề ở trong báo cáo tồn kho. Để từ đó có thể phản ứng được về sự yếu kém trong việc quản lý kho hay gian lận để lấy cắp và tuồn hàng ra ngoài, từ đó cho ra được một phương án  xử lý kịp thời.

1.2. Những phương pháp để kiểm kê hàng hóa

1.2.1. Thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách thường xuyên

Kiểm kê hàng hóa là gì? Bạn có thể thực hiện kiểm kê bằng nhiều cách khác nhau: kiểm kê thường xuyên theo ngày, kiểm kê theo tuần hay kiểm kê sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Nó được áp dụng đối với những doanh nghiệp thực hiện việc lưu trữ các sản phẩm thiết bị và máy móc hay hàng hóa. Đặc trưng của nó có giá trị cao và đơn vị xây dựng lắp đặt,…

Để có thể xác định được một cách chính xác và liên tục thì lượng hàng tồn kho đối với bất kỳ một thời điểm nào cũng có thể hạn chế được tối đa các vấn đề thất thoát và sai lệch. Tình hình về hàng hóa sẽ được chủ doanh nghiệp nắm bắt và có thể lên được kế hoạch cho việc kinh doanh và xả hàng.

Tuy nhiên nó cũng đem lại một số hạn chế như là: tốn nhân sự và thời gian, khối lượng công việc của kế toán bị nhiều hơn.

1.2.2. Thực hiện kiểm kê hàng hóa vào thời gian định kỳ

Việc kiểm tra hàng hóa sẽ được lên kế hoạch một cách cụ thể như: kiểm kê hàng tháng, hàng quý và nửa năm cũng như cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.

Đây là hình thức mà hiện nay nhiều doanh nghiệp áp dụng loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn với giá trị thấp hoặc trung bình đối với những sản phẩm đa dạng về chủng loại và mẫu mã, Cùng với đó là hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,…

Đây là hình thức mang lại ưu điểm là công việc được tập trung vào một thời điểm và không mất nhiều thời gian giống với hình thức kiểm kê thường xuyên. Nó có thể giảm được áp lực cho nhân viên kế toán trong dài hạn.

Tuy nhiên nó cũng có những mặt hạn chế đó là thời gian giữa các lần kiểm kê hàng hóa là  khá xa. Vì vậy mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm bắt về tình hình của mình và không để xảy ra bất kỳ một vấn đề sai sót nào. Nếu gặp phải vấn đề thì những sai sót sẽ khó có thể điều tra để phát hiện hơn.

Vậy nên tùy vào từng doanh nghiệp với quy mô khác nhau, loại hàng hay nguồn nhân lực hay các chính sách thì bạn hoàn toàn có thể chọn ra được một phương pháp kiểm kê hàng hóa sao cho phù hợp.

2. Quy trình kiểm kê hàng hóa như thế nào?

2.1. Trước khi thực hiện kiểm kê hàng hóa cần phải làm gì?

Kiểm kê hàng hóa là gì và nó có quy trình như thế nào? Đối với những công việc về kiểm kê hàng hóa định kỳ thì công việc sẽ diễn ra như sau:

- Thông báo đến các bộ phận liên quan để có thể chuẩn bị một cách tốt hơn. Để có thể tiến hành kiểm kê kho hàng thì trong những ngày này thì cần phải thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác hay khách hàng (nếu có) để có thể tránh được sự phiền hà và những hạn chế của tần suất nhập xuất hàng.

- Thực hiện những phân công về người chịu trách nhiệm tham gia thực hiện kiểm kê kho hàng và kết hợp với các kế toán hay quản lý và chủ doanh nghiệp,…).

- Thực hiện việc lên kế hoạch kiểm kê một cách cụ thể nhất như là phân loại khu vực kiểm kê trước và sau cùng với ngày tháng cụ thể.

- Trước khi tiến hành kiểm kê hàng hóa thì cần phải rà soát về những báo cáo đối với danh sách của việc tồn kho trong thời điểm gần nhất để có thể thực hiện từ việc thanh lý hay xả hàng và xử lý hàng cận date và hàng hư lỗi,… Đây là việc được thực hiện để giảm bớt khối lượng công việc ở trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa.

2.2. Những bước kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa là gì và nội dung của những bước này là gì? 

Bước 1: Dựa vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hay thẻ kho để lập được một  bảng kê hàng tồn kho với danh sách đầy đủ nhất. Có thể sắp xếp được những thứ tự dành cho  từng khu vực như kế hoạch đã dự định. Tại mẫu kiểm kê hàng tồn kho sẽ cần có các cột chi tiết về tên hàng hóa, mã hàng hóa, số lượng hàng trong báo cáo và số lượng kiểm kê trên thực tế, Ghi chú,…

Bước 2: Có thể kiểm điểm số lượng hàng trên thực tế tại kho và ghi chú vào mẫu kiểm kê hàng có sẵn. Một trong những nguyên tắc để có thể thực hiện một cách song song đó là ghi số liệu một cách độc lập vào biên bản khác nhau sao cho tính chính xác tăng.

Bước 3: Thực hiện so sánh về 2 biên bản kiểm kê ở số lượng thực tế để biết xem nó chênh lệch không. Nếu như có sự chênh lệch thì cần phải đếm lại một lần nữa để có thể có được số liệu thực tế chính xác nhất.

Bước 4: Khi đã chốt lại được một số lượng  thực tế cuối cùng và thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng ở trong báo cáo. Nếu như xuất hiện sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp cần phải giải trình cụ thể.

Bước 5: Thực hiện việc điều chỉnh lại số liệu tồn kho nếu có chênh lệch

Bước 6: Kiểm kê về hàng tồn kho khi đã hoàn tất và có xác nhận đầy đủ của các bên liên quan.

Bước 7: Tìm hiểu kỹ nguyên nhân đối với các trường hợp sai lệch như:

Chênh lệch thừa do nhầm lẫn trong khi ghi số liệu báo cáo và làm báo cáo sai hay quên không nhập số liệu vào hệ thống nhập hàng,…

Chênh lệch thiếu do nhân viên quên quét mã vạch, ghi sổ khi xuất hàng và hao hụt do chuyển vị trí, thất thoát hàng do mất cắp hay gian lận,…

3. Tại sao doanh nghiệp cần phải kiểm kê hàng hóa?

Cần phải thực hiện kiểm kê hàng hóa cùng với số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế để biết được các vấn đề về tài sản bị hư hao, tính toán bị sai sót, nhầm lẫn về chủng loại, tham ô, trộm cắp,…

Sổ tồn nguyên liệu hàng hóa sẽ được chốt và tính tài sản, tính giá thành sản phẩm.

Thực trạng sẽ được nắm khi kế toán cuối kỳ.

Nắm bắt chính xác về số lượng và chất lượng các  tài sản hiện có và giải quyết những tài sản ứ đọng bằng các biện pháp giải quyết thích hợp.

Kiểm kê hàng hóa khi sáp nhập hay chia tách công ty và chuyển giao về nhân sự và kế toán. Cùng với đó là ngăn ngừa tham ô và lãng phí làm thất thoát tài sản.

Thực hiện kiểm kê hàng hóa khi có yêu cầu quản trị của Ban giám đốc.

Trên đây là các thông tin về kiểm kê hàng hóa. Hy vọng với những thông tin này có thể giúp bạn biết được câu trả lời cho câu hỏi kiểm kê hàng hóa là gì nhé!