Đăng nhập tài khoản:
Tiện ích
Cẩm nang
Tiện ích
Cẩm nang
Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel là một phương thức quản lý hiện đại được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng. Người quản lý nhân sự sẽ sử dụng những tính năng ưu việt của excel để việc quản lý hồ sơ trở nên hiệu quả nhất. Cùng vieclam123.vn theo dõi dưới đây để có thể hiểu hơn về cách thức quản lý này nhé!
MỤC LỤC
Để giúp cho việc lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách tốt nhất, người nhân viên của bộ phận HR sẽ thu thập tất cả các dữ liệu khi vừa mới tiếp nhận đầu vào. Đồng thời, họ cũng bổ sung thêm thông tin của nhân sự trong suốt thời gian cá nhân đó làm việc tại doanh nghiệp. Ngay khi sắp chấm dứt hợp đồng, họ sẽ bàn giao công việc cho những người nhân sự tiếp theo.
Chính vì tính chất công việc đặc thù như vậy, việc quản lý hồ sơ nhân sự băng excel sẽ cần có đầy đủ các yếu tố sau:
Sheet dữ liệu nhân viên công ty.
Sheet tổng hợp nhân lực trong doanh nghiệp.
Sheet các thông tin về vấn đề khen thưởng và kỹ luật.
Sheet thông tin về hợp đồng.
Sheet bản cam kết của các hợp đồng lao động ở từng cá nhân trong công ty.
Sheet thông tin, dữ liệu về quyết định tăng lương, tăng thưởng.
Với tính chất bắt nguồn từ phần mềm của hãng Microsoft, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel sẽ cung cấp cho người quản lý đa dạng các biểu mẫu, hình thức, form khác nhau phù hợp với nhu cầu sử dụng. Điều sẽ giúp quản lý dễ dàng trong xem xét, quản lý hồ sơ. Đồng thời, họ cũng tra cứu thông tin một nhanh chóng tiện lợi hơn.
Bên cạnh đó, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel còn cung cấp cho người dùng tính năng tự tạo biểu mẫu bằng các điều chỉnh, sắp xếp dựa trên màu sắc, thứ tự bảng chữ cái. Người quản lý có thể thiết kế và sử dụng theo phong cách của riêng mình.
Điều đầu tiên và dễ nhận thấy khi sử dụng quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel là người dùng sẽ thao tác một cách đơn giản, dễ dàng phù hợp với mọi đối tượng có nhu cầu sử dụng. Người quản lý HR sẽ tạo nhóm hồ sơ cá nhân một cách nhanh chóng với đầy đủ các thông tin cần như gia đình, thời gian làm việc, tình trạng chấm công, tính lương, chính sách lương thưởng hay các vi phạm.
Đây chính là cách mà bộ phận HR theo dõi tình trạng làm việc của người nhân viên tại doanh nghiệp. Từ đó, người nhân viên của HR sẽ dễ dàng sử dụng danh mục này để thường xuyên theo dõi và cập nhật khi có thông tin mới.
Bên cạnh đó, phần mềm Excel cũng khá phổ biến và chi phí rất thấp nên người quản lý nhân sự sẽ thoải mái các mục lưu trữ, quản lý hồ sơ khác nhau. File quản lí này sẽ chứa đầy đủ các thông tin về nhân viên mà không tốn quá nhiều dung lượng. Đặc biệt, với hồ sơ nhân sự bằng excel, chỉ có một số cấp bậc nhất định trong doanh nghiệp mới có quyền xem chi tiết các hạng mục của hồ sơ này.
Xem thêm: Thông tin chi tiết về mẫu danh sách nhân viên dành cho bạn
Điểm nổi bật của excel chính là giúp cho doanh nghiệp tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng. Điều này sẽ giúp người nhân viên HR dễ dàng trong việc phân tích, theo dõi tiền lương. Đây chính là các thông tin bảo mật mà chỉ riêng bộ phận HR, ban lãnh đạo hay giám đốc phụ trách mảng chính sách và đãi ngộ mới có quyền truy cập.
Bên cạnh đó, phần mềm excel còn cho phép người HR dễ dàng trong việc quản trị dữ liệu trong hệ thống. Họ có thể tạo nhanh chóng các thông tin cơ bản như:
Mức lương cơ bản, đề xuất, lương chính thức làm việc tại doanh nghiệp.
Các loại hình làm việc như full-time, part-time hay thời vụ,…
Cơ sở làm việc của một công ty như trụ sở, chi nhánh,…
Các thông tin về trình độ học vấn như trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ,…
Các loại giấy tờ cần thiết của một hồ sơ như sơ yếu lý lịch, bản sao công chứng CCCD, sổ hộ khẩu, giấy khám sức khỏe,…
Các thông tin về lương thưởng hay phụ cấp mà người HR sẽ quyết định để chi trả mỗi tháng như hình thức thanh toán lương, mã số thuế, số BHXH,…
Mặc dù thực hiện quản lý hồ sơ bằng phần mềm này rất đơn giản và dễ dàng nhưng với nghiệp vụ công việc đặc thù, có rất nhiều nguyên tắc mà người nhân sự cần phải quan tâm. Các nguyên tắc này cần được áp dụng trực tiếp trong việc xây dựng bảng bằng excel nhằm tuân thủ theo đúng quy định pháp luật hiện hành
Các thông tin cần phải được điều chỉnh theo chính sách của doanh nghiệp và yêu cầu của người lao động. Hồ sơ không phải bản nháp hay bản đang được hoàn thiện mà bản ghi cuối cùng.
Xác định thời gian lưu trữ cho tài liệu đã được điều chỉnh theo quy định chung của doanh nghiệp. Hồ sơ nhân viên không được lưu trữ trong cùng một ngày nên bộ phận HR cần có file tổng hợp tất cả các thông tin.
Bên cạnh đó, thời gian lưu trữ còn được tùy chỉnh theo quy định của nhà nước. Vì vậy, người nhân viên HR cần nắm rõ các quy định để tránh làm hỏng hay mất dữ liệu trước thời hạn cho phép.
Hồ sơ quản lý dữ liệu nhân sự cần đảm bảo sự bảo mật và tính riêng tư. Người quản lý nhân sự cần đưa ra các thông tin cụ thể về người có thể truy cập, sử dụng và truy xuất dữ liệu.
Không chỉ quan tâm tới dữ liệu trực tuyến, doanh nghiệp cần đảm bảo tính bảo mật vật lý của hồ sơ, cho dù hồ sơ đó được lưu trữ dưới dạng bản cứng hay bản điện tử. Điều này sẽ giúp tạo được tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin hồ sơ.
Người nhân viên HR cần xác định được cách thức xử lý hồ sơ khi có yêu cầu từ cấp trên. Các hồ sơ quan trọng, chứa thông tin bảo mật về tài chính, dữ liệu cá nhân cần được cắt bỏ, tiêu hủy theo đúng trình tự để bảo vệ quyền riêng tư nhân viên và tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Người nhân viên HR cần áp dụng một cách nhất quán các quy tắc và thủ tục lưu trữ hồ sơ. Việc kiểm tra định kỳ chính là cách đảm bảo các yêu cầu của nội bộ luôn được thực hiện và tuân thủ một cách chính xác.
Không giống như các phần mềm quản lý khác, excel không có chế độ bảo mật nên rất dễ xảy ra tình trạng bị mất hay rò rỉ dữ liệu. Phần mềm Excel không có tính năng phân quyền, không có khu vực đánh dấu “chỉ dành riêng cho quản lý”
Mặc dù, người sở hữu file có thể đặt mật khẩu nhưng vẫn không tránh khỏi trường hợp thông tin bị rò rỉ ra ngoài. Bên cạnh đó, việc dùng chung biểu mẫu sẽ gây ra tình trạng khó kiểm soát dữ liệu.
Khi sử dụng Excel để quản lý hồ sơ nhân sự, người sử dụng sẽ phải tạo ra nhiều sheet khác nhau cho từng lĩnh vực cụ thể. Điều này sẽ khiến chúng ta bị mất thời gian tạo lập cũng như chỉnh sửa. Đặc biệt, việc để nhiều sheet khác nhau sẽ tạo sự khó khăn trong việc kiểm soát, làm chậm trễ thời gian ra quyết định.
Một trong những nhược điểm lớn của excel là không có khả năng tích hợp các phần mềm chuyên dụng trọng quản lý nhân sự. Điều này đã gây ra không ít khó khăn và sự cản trở trong công tác quản lý. Nhất là nó làm tốn nhiều thời gian làm việc, làm giảm hiệu suất của công việc.
Mặc dù excel có dung lượng lưu trữ dữ liệu vô cùng lớn nhưng phần mềm này tạo nhiều khó khăn cho doanh nghiệp khi muốn mở rộng quy mô. Khi doanh nghiệp lớn mạnh đồng nghĩa với việc có nhiều nhân viên, người quản lý sẽ không thể tăng mãi số dòng, số cột,… Điều này cho thấy sự bất cập trong công tác quản lý hồ sơ.
Như vậy, vieclam123 đã chỉ ra cho chúng ta thấy những nguyên tắc và nhược điểm trong việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel. Mặc dù vẫn có nhiều bất cập nhất định nhưng việc quản lý hồ sơ bằng phần mềm này vẫn được sử dụng phổ biển bởi sự tiết kiệm chi phí và thao tác dễ dàng, phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Kế hoạch tài chính là một bản quản trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Do vậy, họ thường lập bản kế hoạch này bằng excel để thuận tiện trong việc quản lý và ra quyết định. Cùng xem bài viết dưới đây để hiểu hơn cách xây dựng nhé!
MỤC LỤC
Chia sẻ