Tiện ích
Cẩm nang
Quản lý dự án luôn là một trong những ngành nghề hot ở các năm gần đây. Tuy nhiên, để trở thành một chuyên viên quản lý dự án thì bạn phải là người có tinh thần làm việc nhóm tốt cũng như khả năng tư duy logic nhạy bén. Do đó trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ cung cấp những giải đáp chi tiết về quản lý dự án là gì và các vấn đề liên quan đến dự án.
MỤC LỤC
Quản lý dự án là công việc yêu cầu khả năng nghiên cứu, thiết lập kế hoạch và kiểm soát nghiêm ngặt việc lên kế hoạch cho dự án tại một doanh nghiệp nào đó. Chuyên viên quản lý dự án phải là người có tố chất lãnh đạo, có tinh thần làm việc nhóm tốt.
Tuy nhiên, để hoàn thành dự án cần mất rất nhiều thời gian, có thể là vài tháng thậm chí vài năm. Cho nên để trở thành chuyên viên quản lý dự án giỏi thì cần có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, có khả năng sắp xếp và huy động nguồn lực tốt.
Và cuối cùng, để dự án hoàn thành và phát triển thì cần đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn theo yêu cầu của doanh nghiệp. Một kết quả dự án thành công phải đạt được các yêu cầu chẳng hạn như kỹ thuật, chất lượng sản phẩm tốt hoặc dịch vụ.
Chính vì mỗi dự án sẽ kéo dài rất lâu, đòi hỏi chuyên viên cần phải có sự nhiệt tình, kiên trì, không bao giờ nản lòng. Hơn thế nữa, trong quá trình triển khai dự án sẽ không thể tránh khỏi những rủi ro xảy ra không đáng có, vậy nên chuyên viên cần tập trung tối đa cho công việc, lên kế hoạch dự án và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Để dự án được tiến hành thành công thì chuyên viên quản lý cần sở hữu một số kỹ năng như tỉ mỉ, lên kế hoạch từ khi vừa nhận dự án theo các quy trình và tiến độ công việc hợp lý. Từ đó thực hiện các mục tiêu dần dần để đảm bảo hoàn tất dự án với đúng tiến độ được giao của doanh nghiệp.
Phòng ban quản lý dự án là một trong những bộ phận đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Bởi một phòng ban bao gồm nhiều thành viên sẽ có thể đủ nhân lực và áp dụng các kiến thức chuyên môn, sử dụng công cụ và kỹ năng nhằm cam kết đáp ứng đúng yêu cầu về thời gian và chất lượng của dự án.
Do đó, các phòng ban quản lý dự án sẽ đảm nhận hết tất cả những quy trình dự án đã nêu trên để đưa ra những chiến lược, mục tiêu, kế hoạch phù hợp và phối hợp thực hiện cùng những phòng ban khác với mục đích đảm bảo thành quả của dự án, cân đối nguồn vốn.
Mỗi dự án được giao chắc chắn sẽ phải thực hiện trong một thời gian rất dài, có thể vài tháng thậm chí là vài năm. Do đó, mọi người có thể hiểu đơn giản về quản lý dự án như một quy trình, trong đó vòng đời của các quy trình diễn ra như sau:
Cụ thể, quản lý dự án sẽ thực hiện theo 3 giai đoạn chính bao gồm lập kế hoạch dự án, điều phối thực hiện dự án và giám sát tiến độ dự án.
- Lập kế hoạch là giai đoạn khởi đầu cho một dự án mà doanh nghiệp giao nhiệm vụ cho chuyên viên quản lý dự án. Kế hoạch dự án gắn liền với các ý tưởng xây dựng mục tiêu, xác định vai trò của từng cá nhân trong việc hoàn thành dự án và các thành viên trong phòng ban quản lý dự án sẽ tiến hành tính toán, phân bổ các nguồn lực tham gia, phối hợp để tạo nên một dự án thành công.
Các chuyên viên quản lý dự án có thể thiết lập kế hoạch thông qua sơ đồ hoặc qua các phương pháp truyền thống để quy trình dự án được liệt kê rõ ràng hơn.
- Giai đoạn điều phối thực hiện dự án, đây là giai đoạn điều chỉnh và sắp xếp các nguồn lực để hoạt động dự án bao gồm đầu tư vốn, lao động, trang thiết bị. Từ đó sẽ đưa ra các giải pháp để giám sát dự án nhằm đảm bảo dự án được tiến hành kịp thời với tiến độ thời gian.
Trong sơ đồ về quy trình thực hiện dự án, chuyên viên cần ghi rõ về ngày bắt đầu khởi tạo dự án, thời gian tiếp nhận nhiệm vụ dự án, quy trình thực hiện dự án, phân bổ nguồn lực và đưa ra ngày kết thúc dự án. Đừng quên đưa ra các phương pháp dự trù trong trường hợp các tình huống rủi ro nhất có thể xảy ra.
- Chú trọng giám sát tiến độ công việc, đây được đánh giá là quy trình vất vả và tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình hoàn thiện dự án. Tuy nhiên, đây chính là quá trình quan trọng nhất và nhiệm vụ chính của giai đoạn này là cần phải phân tích tình hình dự án, đánh giá nhận định dự án một cách tốt nhất.
Trong quá trình thi công dự án, nếu xảy ra bất kỳ rủi ro gì sai sót hãy nhanh chóng báo cáo tình trạng của dự án lên cấp trên để đưa ra hướng giải quyết kịp thời. Bên cạnh với nhiệm vụ giám sát, chuyên viên cần đưa ra những đánh giá khách quan về dự án, nếu xảy ra lỗi lầm hay nhầm lẫn có thể tìm hướng giải quyết, rút kinh nghiệm hoặc thay đổi phương án của dự án.
- Đến với giai đoạn kết thúc, chuyên viên cần đảm bảo đúng tiến độ kết thúc dự án như thời hạn mà doanh nghiệp đã giao. Sau khi hoàn thành dự án và đạt được các tiêu chí, yêu cầu của dự án thì chuyên viên cần tiến hành chuyển giao lại nhân sự, tổng kết dự án và đánh giá kết quả dự án trong cả quá trình.
Nhiệm vụ đầu tiên ban quản lý dự án là tiếp nhận dự án và khởi tạo dự án, nhiệm vụ này sẽ bao gồm các quy trình cụ thể chẳng hạn như chờ phê duyệt kế hoạch dự án, tiến hành xác định được nguồn lực cần sử dụng, phân bổ nguồn lực, đánh dấu về thời hạn hoàn thành dự án bao gồm các mục tiêu, yêu cầu về dự án, chất lượng dự án khi bàn giao.
Sau khi kế hoạch kế hoạch dự án được phê duyệt thì nhiệm vụ kế tiếp của ban quản lý dự án là thực hiện quy trình tiến hành triển khai chẳng hạn như quy hoạch xây dựng, thi công, sử dụng tài nguyên, cơ sở hạ tầng và các nguyên vật liệu liên quan đến quy trình thi công công trình. Sau khi hoàn tất về việc đầu tư tài chính, đầu tư cơ sở vật chất, nguyên vật liệu dự án thì chuyên viên quản lý dự án tiến hành giải ngân vốn đầu tư và thực hiện công việc chuẩn bị cho các dự án tiếp theo.
Đây được đánh giá là một khâu tổ chức có sự đóng góp và hỗ trợ nhiệt tình của các phòng ban khác. Cụ thể, nhiệm vụ công việc sẽ như sau: thuê tư vấn viên để giám sát và đóng góp ý tưởng, thiết kế thẩm định và tổ chức phê duyệt thiết kế, và các vấn đề khác liên quan đến quy trình thi công dự án.
Bên cạnh đó, chuyên viên quản lý dự án cũng cần phối hợp cùng những cơ quan chức năng khác để giải quyết vấn đề bồi thường về công tác giải phóng mặt bằng, tái định cư và giao nhận đất.
Để thực hiện thi công một dự án lớn thì việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu tài chính là điều quan trọng. Sau khi giải quyết xong các vấn đề tài chính cho việc thi công dự án thì chuyên viên cần giải ngân vốn đầu tư đúng theo tiến độ của dự án và tuân thủ chính xác với hợp đồng đã ký kết với nhà thầu.
Đề xuất khen thưởng với những cá nhân thực hiện tốt trong quá trình thi công hoặc đưa ra các mức kỷ luật đối với các cá nhân vi phạm, gây ra hậu quả rủi ro về kết quả thi công công trình.
Mỗi dự án được bàn giao đều có một vài những đặc trưng riêng. Mọi người hoàn toàn có thể tận dụng các đặc trưng này để đưa ra quyết định về việc tiếp cận triển khai công việc liên quan với các hình thức quản lý công cụ dự án hoặc cách thức khác.
Tuy nhiên, dự án sẽ không thể nào kéo dài mãi mãi và mỗi dự án đều trải qua các giai đoạn bao gồm sự hình thành, phát triển và kết thúc dự án. Dự án được thực hiện có thể dẫn đến thất bại thảm hại hoặc một dự án kết thúc thành công rực rỡ.
Dự án được bàn giao sẽ thực hiện dựa trên sự kết hợp của nhiều phòng ban: dự án nào cũng có sự tham gia, đóng góp từ các nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công), … hoặc các đơn vị hỗ trợ khác.
Thông thường, các dự án sẽ không mang đến một kết quả chắc chắn là đã được dự đoán kết quả trước. Do đó mà nhiều dự án sẽ yêu cầu quy mô về tài nguyên đa dạng để thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn.
Trong thời buổi phát triển công nghệ thông tin như ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp trên thị trường mọc lên từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp vừa. Chính vì vậy, độ cạnh tranh của vị trí quản lý dự án được đánh giá là khá gay gắt.
Kinh tế nước ta đang không ngừng nỗ lực phát triển và cải thiện các tình trạng cơ sở vật chất, kỹ thuật. Đồng thời, nhu cầu tuyển dụng nhân sự quản lý dự án ngày càng tăng cao và không ngừng mở ra nhiều cơ hội việc làm cho các thế hệ trẻ.
Chuyên viên quản lý dự án là một trong những ngành nghề vô cùng lý tưởng cho mọi đối tượng từ già đến trẻ. Tuy nhiên, để hoàn thành tốt lĩnh vực này thì cần đòi hỏi nhiều yêu cầu về tố chất như kỹ năng mềm, kiến thức chuyên môn từ lý thuyết đến thực thi.
Để có hành trang tốt trong con đường theo đuổi nghề quản lý dự án này thì các ứng viên cần có sự trang bị cho bản thân về kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, … và không thể thiếu đó là trang bị bằng cấp.
Nếu như bạn có sở hữu chứng chỉ liên quan đến quản lý dự án, kiến thức tin học văn phòng cũng như kỹ năng giao tiếp tốt như các chứng chỉ Tiếng Anh quốc tế thì đây là một trong những lợi thế đặc biệt của bạn.
Trên đây là những thông tin chi tiết và cụ thể nhất về ngành nghề quản lý dự án là gì, hy vọng bài viết này mang lại nhiều thông tin và kiến thức bổ ích cho các bạn.
Bên cạnh những thông tin về quản lý dự án, bạn đọc có thể tham khảo các câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án dưới đây.
MỤC LỤC
Chia sẻ