1. Nhân viên điều phối vận tải là gì?

Nhân viên điều phối vận tải là người phụ trách tổ chức, giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa từ doanh nghiệp đến các kho hàng hoặc từ doanh nghiệp đến địa điểm nhận hàng của đối tác. Mục đích của điều phối vận tải chính là đảm bảo quá trình vận chuyển phối hợp nhịp nhàng, diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian, chi phí và kiểm soát rủi ro trong suốt quá trình vận tải hàng hóa đó.

Nhân viên điều phối vận tải là một bộ phận thuộc ngành vận chuyển, đóng góp vào sự thành công trong mỗi hợp đồng hàng hóa. Cá nhân các nhân viên điều phối vận tải sẽ thực hiện các hoạt động quản lý, hướng dẫn và lập kế hoạch cho từng chuyến hàng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng phương thức và đúng quy trình.

2. Nhân viên điều phối vận tải sẽ phải làm gì?

Công việc của nhân viên điều phối bao gồm nhiều đầu mục công việc khác nhau, tuy nhiên hầu hết các công việc sẽ tập trung trên 3 đối tượng chính: nhân sự - tài xế, phương tiện vận tải và hàng hóa vận tải. Và với các đầu mục công việc chi tiết, các nhân viên điều phối vận tải phải phụ trách những nhiệm vụ sau:

2.1. Phân tích thông tin đơn hàng tiếp nhận

Đây là công việc đầu tiên mà nhân viên điều phối sẽ tiếp nhận trước khi tổ chức xe vận chuyển. Thông tin về lô hàng sẽ được gửi đến bộ phận vận tải hàng hóa. Ở đây, các nhân viên điều phối vận tải sẽ tiến hành phân tích lô hàng để sắp xếp lượng xe chuyên chở, tổ chức làm việc cho các lái xe và lên lịch trình vận chuyển đáp ứng tiến độ đề ra.

Bên cạnh đó, các điều phối viên vận tải cũng cần tính toán quãng đường di chuyển, chi phí xăng dầu, bến bãi và cả những rủi ro có thể xảy ra cũng như cách xử lý khắc phục để hàng hóa được đảm bảo chất lượng khi hàng được giao đến người nhận.

2.2. Điều phối lái xe và xe

Dựa theo số lượng lái xe và xe vận chuyển, các điều phối viên sẽ tổ chức lịch trình, phân công công việc cho các lái xe. Tại các công ty vận tải hoặc bộ phận vận tải của một công ty, mỗi một ngày sẽ có nhiều hơn một lô hàng được giao đi, do đó điều phối viên vận tải sẽ phải tổ chức nhân sự và phương tiện vận chuyển để làm sao đó, hàng hóa được vận chuyển đến nơi nhận theo thời gian đã thông báo trước đó.

Bên cạnh việc căn cứ vào thời gian giao, các nhân viên điều phối cũng cần phải chú ý đến độ dài quãng đường vận tải để bố trí và sắp xếp thật hợp lý. Nếu hàng hóa vận tải trên quãng đường dài, nhất thiết phải có 2 tài xế thay phiên nhau lái xe để đảm bảo an toàn về sức khỏe cho người lái và hạn chế những rủi ro mất mát nếu người lái xe rơi vào trạng thái mệt mỏi trong khi đang lái xe.

2.3. Giám sát và xử lý vấn đề phát sinh

Không chỉ chịu trách nhiệm ở điểm đầu và điểm cuối của hàng hóa, các nhân viên điều phối còn phải thực hiện nhiệm vụ giám sát, theo dõi hành trình của xe trên cả tuyến đường. Các thông tin về quãng đường di chuyển, tình trạng hàng hóa đều được thông báo thường xuyên về phía doanh nghiệp vận tải để kiểm soát tình hình.

Trong các trường hợp phát sinh vấn đề, các nhân viên điều phối sẽ tiếp nhận thông tin và đưa ra các phương án giải quyết khả thi nhất để người, hàng hóa và xe được an toàn. 

2.4. Lập báo cáo chi phí

Khi hàng đến địa điểm nhận, hành trình vận tải kết thúc, các nhân viên điều phối vận tải sẽ bắt tay vào hạch toán các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển như chi phí xăng dầu, chi phí sửa chữa, lệ phí đi đường, chi phí bốc dỡ…

Sau khi thu thập thông tin và hạch toán chi phí, các nhân viên điều phối vận tải sẽ tiến hành báo cáo cấp trên để phê duyệt và thanh toán chi phí.

3. Yêu cầu đối với nhân viên điều phối vận tải

Để trở thành một nhân viên điều phối vận tải, chắc chắn bạn cần tham gia các lớp học đào tạo bài bản liên quan điều phối và vận tải để trang bị cho mình những kiến thức chuyên sâu. Điều phối vận tải tuy được mô tả khá rõ ràng và đơn giản như ở trên nhưng thực chất đây là một công việc phức tạp, đòi hỏi người điều phối phải có tư duy nhanh nhạy linh hoạt và tinh thần trách nhiệm cao. Một số kỹ năng mà nhân viên điều phối cần có bên cạnh những kiến thức chuyên môn:

- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp: Mỗi công ty sẽ có số lượng xe và tài xế nhất định. Việc của điều phối viên vận tải là phải tổ chức các chuyến xe sao cho số lượng chuyến xe đáp ứng số chuyến hàng và theo kịp tiến độ như kế hoạch đề ra.

- Kỹ năng quản lý thời gian: Cũng như ở trên, do giới hạn về số xe và tài xế nên các nhân viên điều phối cần phải tính toán thời gian thật hợp lý, đảm bảo hàng hóa giao đúng thời gian, khoảng cách thời gian giữa từng chuyến xe là ngắn nhất nhưng vẫn đảm bảo tài xế không bị áp lực về thời gian và có thể nghỉ ngơi.

- Kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp: Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là các chuyến xe đường dài, rủi ro là điều không thể lường trước. Các điều phối viên vận tải là người tiếp nhận và xử lý, hướng dẫn tài xế xử lý các vấn đề phát sinh, khắc phục nhanh chóng các vấn đề đó trước khi hàng hóa được giao đến nơi nhận.

- Kỹ năng làm việc nhóm: Trong bất kể công việc nào, kỹ năng làm việc nhóm cũng là một kỹ năng quan trọng. Nhân viên điều phối không chỉ phải làm việc với các nhân viên trong cùng bộ phận của mình mà còn phải làm việc với các bộ phận liên quan khác trong công ty.

4. Tương lai ngành nghề điều phối vận tải

4.1. Quyền lợi của nhân viên điều phối vận tải

Cũng giống như nhiều công việc khác, khi bạn trở thành nhân viên điều phối vận tải chính thức của một công ty, bạn sẽ được hưởng những quyền lợi sau:

Thứ nhất, bạn có thể nhận được một mức lương cạnh tranh trên thị trường lao động, được hưởng các khoản phụ cấp đặc biệt, phúc lợi theo chính sách của công ty.

Thứ hai, bạn được hưởng lương tháng thứ 13, được nghỉ lễ, tết theo chế độ của nhà nước, thưởng cuối năm, nghỉ phép…

Thứ ba, được tham gia và hỗ trợ đóng góp đầy đủ BHXH, đánh giá xem xét tăng lương theo quy trình của công ty.

Thứ tư, được hưởng các chính sách phúc lợi của công ty đối với nhân viên như các hoạt động du lịch, hoạt động ngoại khóa, tham gia các lớp học đào tạo nghiệp vụ chuyên môn.

4.2. Mức lương cơ bản hiện nay

Rất nhiều người sẽ thắc mắc rằng với những công việc đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao như trên thì mức lương cơ bản dành cho nhân viên điều phối vận tải là bao nhiêu? Thực tế không có một con số chính xác nào để nói về mức lương của điều phối vận tải. Tuy nhiên sẽ vẫn có những khoảng lương để mọi người có thể dựa vào và đánh giá xem rằng mức lương mà bạn được đề xuất có nằm trong khoảng lương theo chuẩn xã hội hiện nay không. 

Theo khảo sát của vieclam123.vn thì mức lương hiện nay đối với các nhân viên điều phối vận tải mới tham gia vào gia vào thị trường lao động nằm trong khoảng 7 đến 11 triệu/ tháng, đối với vị trí trưởng nhóm, mức lương này có thể tăng lên là 15 triệu.

Tuy nhiên tùy vào năng lực và kinh nghiệm làm việc mà công ty tuyển dụng sẽ đề ra các con số cụ thể để phù hợp với yêu cầu từ 2 phía nhà tuyển dụng và người xin việc.

Và đến đây, bài viết xin được tạm dừng. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đọc đã có được những hình dung cơ về công việc điều phối vận tải, qua đó hiểu được vị trí nhân viên điều phối vận tải là gì?