1. Điều phối viên là gì bạn biết chưa?

Điều phối viên hay còn gọi là nhân viên điều phối, là người chịu trách nhiệm nhiệm vụ lên kế hoạch cụ thể giám sát theo dõi, sắp xếp toàn bộ các công việc một cách hợp lý để bộ máy trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru, nhịp nhàng, hiệu quả. Thường thì đối với mỗi phòng ban trong các công ty thì sẽ có riêng một điều phối viên. Công việc sẽ diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn khi có nhân viên điều phối. Bạn cần có sự nhạy bén với đầu óc quan sát, tình hình được nắm bắt kịp thời và khéo léo khi giải quyết xử lý công việc.

2. Các công việc cần làm và kỹ năng cần có của một nhân viên điều phối

2.1. Công việc cụ thể

2.1.1. Nhiệm vụ bên ngoài

Bạn cần phải bảo đảm những nội dung công việc bên dưới nếu là một nhân viên điều phối:

Tìm hiểu và xác định để hợp tác với các đối tác tiềm năng.

Trong lúc làm việc với đối tác tham gia vào trong quá trình điều phối.

Mở rộng thị trường, tạo dựng niềm tin với đối tác là mục đích của việc này.

Để hỗ trợ công việc kết hợp với điều phối viên trong bên đối tác.

Để điều phối nhân sự của công ty, doanh nghiệp thống nhất công việc cùng với bên đối tác.

2.1.2. Nhiệm vụ nội bộ

Bạn cần phải giải quyết các công việc nội bộ sau ngoài các công việc bên ngoài cần phối hợp.

Để phân công nhân sự thì trước thời gian dự án diễn ra cần lập kế hoạch chi tiết.

Để dự án được hoàn thành hãy hợp tác và làm việc với nhiều bộ phận khác nhau.

Đối với cấp trên cần lập báo cáo tiến độ công việc. Bạn cần phải báo ngay với cấp trên nếu như có bất cứ thay đổi nào diễn ra để đưa ra hướng xử lý thích hợp.

Để rút ra kinh nghiệm cho bản thân cần xem xét về các phản hồi ý kiến của khách hàng. Từ đó để trong tương lai các dự án sẽ có hướng xử lý mới.

Chủ động tìm hiểu nghiên cứu phương pháp công cụ làm việc để cho đội ngũ nhân viên áp dụng.

2.2. Các kỹ năng cần phải có

2.2.1. Kỹ năng giao tiếp và đối ngoại

Vì tính chất công việc của nhân viên điều phối sẽ phải làm việc thường xuyên cùng với những đối tác bên ngoài nên bạn sẽ có ấn tượng tốt và là một điểm cộng lớn nếu có kỹ năng đối ngoại. Bạn cũng cần có sự khéo léo trong giao tiếp đối với các thành viên thuộc trong nhóm để họ sẽ vui vẻ thực hiện và làm theo khi được phân công công việc.

2.2.2. Kỹ năng lắng nghe

Để có sự chính xác trong hướng đi bạn cần phải có các thông tin nội bộ và bên ngoài để lắng nghe. Bạn sẽ cải thiện được chất lượng sản phẩm qua việc lắng nghe khách hàng đối với công việc đối ngoại bên ngoài. Bạn có thể kết nối được với tất cả những thành viên trong tổ chức qua kỹ năng lắng nghe đối với công việc nội bộ.

2.2.3. Kỹ năng điều phối vận hành

Khi làm việc bạn cần có óc quan sát và sự nhạy bén là yếu tố đòi hỏi về kỹ năng điều phối. Kỹ năng này càng được xem trọng đối với các công ty doanh nghiệp có quy mô rộng. Vì khối lượng công việc vô cùng lớn chồng chéo lên nhau, nhiệm vụ vai trò chính là để hoạt động của bộ máy theo đúng tiến độ, quy trình, chất lượng được bảo đảm. Do đó một kỹ năng thiết điều để cho những thành viên được tiến hành công việc một cách hiệu quả trơn tru hơn.

2.2.4. Kỹ năng hướng dẫn giải thích

Nếu như là một điều phối viên thì bạn cần phải sắp xếp nhân viên có được công việc vị trí thích hợp với năng lực của họ. Các cách làm, quy trình, tính chất công việc dĩ nhiên sẽ cần phải giải thích kỹ càng đối với nhân viên mới để họ nắm rõ và tiến hành theo. Khi nhiệm vụ, quy trình, mục tiêu nhân viên mới đã nắm rõ và hiểu thì công việc và đạt mục tiêu dễ dàng và tiến hành tiến độ chính xác hơn.

2.2.5. Quản lý quỹ thời gian

Bạn cần phải bảo đảm diễn ra chính xác thời gian quy định về các tiết mục nếu là nhân viên điều phối làm việc tại các chương trình hay công ty tổ chức sự kiện. Nếu như xảy ra các tình huống không mong muốn thì để bảo đảm chương trình diễn ra như ban đầu dự kiến thì phải giải quyết nhanh chóng.

2.2.6. Nhanh nhạy với truyền thông và công nghệ mới

Khi bạn làm quen được những công nghệ để công việc được hỗ trợ thì sẽ dễ dàng hơn trong việc điều phối. Chẳng hạn như để đưa thông tin tin thay vì bạn phải gặp đối tác trực tiếp thì bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của các app khách sử dụng, email để có thể liên lạc trao đổi thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian.

3. Một số công việc dành cho nhân viên điều phối phổ biến hiện nay

3.1. Nhân viên điều phối mạng vận tải

Thường phái mạnh sẽ thuộc về nhân viên điều phối mảng vận tải vì khá khó khăn vất vả về tính chất công việc. Công việc này có nhiệm vụ chính đó là tiếp nhận từ bộ phận kinh doanh thông tin từ các đơn hàng sau đó để giao đơn hàng tìm kiếm xe phù hợp. Ngoài ra quá trình xử lý vận chuyển hàng nhanh nhân viên điều phối giám sát trường hợp ngoài ý muốn đó.

Mức lương trung bình của nhân viên điều phối vận tải một tháng từ 7 đến 8 triệu đồng. Mức thu nhập cao đối với nhân viên có kinh nghiệm lâu năm sẽ rơi vào khoảng 15 triệu đồng.

3.2. Nhân viên điều phối lĩnh vực truyền thông sự kiện

Nhân viên điều phối sự kiện truyền thông thông thường sẽ điều phối toàn bộ như sự kiện âm nhạc, team building, đám cưới,... bạn sẽ làm việc trong môi trường khá là áp lực tại vị trí này. Tuỳ thuộc vào số năm kinh nghiệm làm việc mà nó sẽ quyết định đến mức thu nhập. 

Đối với người mới chưa có kinh nghiệm một tháng từ 3 đến 4 triệu đồng, đối với người có 1 đến 2 năm kinh nghiệm một tháng có từ 5 đến 6 triệu đồng. Đối với người làm trong nghề lâu năm một tháng từ 10 đến 15 triệu đồng. Mặc dù vậy đó cũng chỉ là mức lương cơ bản các khoản thưởng chưa tính tới nếu như bạn hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc và có năng lực tốt.

3.3. Nhân viên điều phối đơn hàng

Nhiệm vụ của nhân viên điều khối kho hàng là quản lý xuất nhập tồn, số liệu, tiến hành các công việc được cấp trên giao phó. Vị trí này có mức lương cơ bản một tháng chỉ từ 4 đến 5 triệu đồng, mức lương sẽ tăng dần với trình độ chuyên môn càng cao khi bạn làm càng lâu.

3.4. Nhân viên điều phối gian hàng

Nhân viên điều phối gian hàng giao hàng công việc chính của họ là quản lý số liệu, tiếp nhận đơn hàng và đảm bảo hàng hoá đến tay khách hàng. Công việc này hiện tại có mức lượng một tháng từ 4 đến 6 triệu đồng khi chưa có kinh nghiệm. Tuy nhiên mức lương sẽ càng cao hơn khi có nhiều kinh nghiệm được đúc kết lại. Mức lương có thể hơn 10 triệu đồng hay nhiều hơn nếu như có kinh nghiệm lâu năm.

3.5. Nhân viên điều phối dự án

Quản lý sẽ làm việc cùng điều phối viên dự án để phân phát toà bộ thông tin tới những thành viên có trong team và quan sát theo dõi kết quả. Hoạt động của dự án sẽ được trơn tru hơn trong điều phối viên dự án và việc phân phối nhân viên có sự chịu trách nhiệm đúng tiến độ dự án tiến hành. Vị trí này có mức thu nhập căn bản là một tháng 4 đến 6 triệu đồng tuỳ theo tính chất công việc và quy mô doanh nghiệp.

3.6. Nhân viên điều phối kho hàng

Điều phối giám sát nhân viên phụ kho là công việc chủ yếu của nhân viên điều phối kho để họ thực hiện các công việc đóng gói, phân loại, lên xe tải, soạn hàng,... Mỗi ngày cần phải cập nhật thường xuyên số lượng tồn kho và cho thủ kho bản báo cáo đã lập. Một tháng công việc này sẽ thu về từ 5 đến 8 triệu đồng, nếu có năng lực và kinh nghiệm bạn sẽ được tăng lương cao hơn.

Vừa rồi là những bật mí chúng tôi chia sẻ đến bạn về khái niệm điều phối viên là gì và công việc cụ thể cần làm. Chúc bạn sẽ sớm tìm được việc làm phù hợp với vị trí điều phối viên, đón đọc thêm những bài viết khác để không bỏ lỡ nhiều thông tin hữu ích.