1. Hướng dẫn viết mẫu thông báo chấm công bằng vân tay

1.1. Mẫu thông báo chấm công bằng vân tay dùng để làm gì?

Mẫu chấm công bằng vân tay giúp công ty thông báo quyết định hình thức chấm công từ ban quản trị xuống tới nhân viên, để mọi người biết và cùng thực hiện. Các máy chấm công không chỉ xác định danh tính mà còn là việc tính thời gian nhân viên đi làm tại cơ quan, tổ chức giúp việc tính lương một cách dễ dàng hơn. Bởi vậy doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên chấm công vào thời gian ra vào mỗi ca để hệ thống có thể tính lương một cách chuẩn xác nhất.

1.2. Mẫu thông báo chấm công bằng vân tay viết thế nào?

Để hiểu rõ bố cục cũng như các nội dung công văn cần biểu đạt, bạn nên tham khảo mẫu đơn dưới đây để phần thông báo của mình được đầy chủ và chi tiết nhất nhé!

1.2.1. Phần mở đầu

Đầu tiên luôn là phần Tiêu ngữ quốc hiệu, và tên văn bản mẫu thông báo chấm công bằng vân tay. Nếu là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, thì người làm đơn cần chú ý ghi rõ các thông tin lên góc trái của biểu mẫu. Lưu ý ở phần thông báo nên có số thứ tự số thông báo hoặc công văn của doanh nghiệp, tổ chức. Việc thực hiện đầy đủ các mục trên nhằm mục đích thể hiện rõ mức độ chuyên nghiệp của văn bản.

1.2.2. Phần nội dung chính

Để triển khai thông báo trước tiên bạn phải ghi rõ nội dung đầy đủ, ví dụ như nhằm đảm bảo giờ giấc lao động hay đảm bảo giờ công của nhân viên không bị sai sót công ty đã ra quyết định sử dụng hình thức chấm công bằng vân tay,… và các phòng ban phải nghiêm túc thực hiện.

Mẫu thông báo phải có đầy đủ thời gian các ca làm việc như đầu và cuối các ca buổi sáng, buổi chiều để nhân viên lấy đó làm căn cứ chấm vân tránh tình trạng mất công, ít nhất mẫu thông báo phải có những mục sau để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên cũng như cho tổ chức:

-        Quá bao nhiêu phút thì tính là đi muộn và các quy định chung về giờ giấc chấm công, các giờ chấm công để nhân viên không chấm vào ca làm việc sau nếu như khi hết ca trước quên chấm. Cách tính công cho người đi muộn nhiều phút thế nào.

-        Thời gian chấm công vào đầu và cuối mỗi ca làm việc, nhằm thực hiện tốt kỷ cương mà công ty đã đặt ra đồng thời tạo cho người lao động có tính tự giác cao trong việc, tránh tình trạng lơ là không chú ý.

-        Tất cả các nhân viên cần thông báo cho người có thẩm quyền về việc đi muộn được tính bằng tiếng trở lên và bắt buộc phải thực hiện việc xin phép, nếu không thực hiện đầy đủ hệ thống hẹ ghi nhận bỏ ca, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ cũng như việc nhận lương của nhân viên.

-        Nếu nhân viên đang thực hiện công việc bên ngoài hoặc đi công tác theo chỉ thị quyết định của công ty thì có thể báo về cơ quan để người bên bộ phận duyệt lương ghi lại và tính công cho các bạn. Đây là quyền lợi của mỗi người, nên trong trường hợp đó bạn phải thực hiện đúng quy tắc báo cáo thì giờ công của bạn sẽ được hiển thị một cách đầy đủ.

-        Một số quy định về phạt theo số liệu máy chấm công: nếu như đi muộn sau bao nhiêu phút sẽ bị trừ lương và tỷ lệ trừ lương là bao nhiêu, đi muộn sau 30 phút hoặc 1 tiếng sẽ không được tính lương cho ca làm việc ngày hôm đó.

-        Vì một số lý do mà có thể nhân viên có mặt đi làm ngày hôm đó lại không chấm được vân thì phải báo cho ai, công ty nên phân công rõ ràng người có thẩm quyền phê duyệt những trường hợp không chấm vân thành công.

1.2.3. Phần kết thúc

Sau khi nêu rõ các nội dung cần thực hiện, công ty hoặc tổ chức phải nêu rõ người nhận, ví dụ như toàn thể nhân viên trong công ty thực hiện hay chỉ áp dụng cho một số bộ phận nhất định.

Ngoài ra thông báo này còn phải ghi rõ ngày thực hiện để toàn thể nhân viên tiếp cận và làm theo.

Kết thúc thông báo phải có chữ ký xác nhận của ban lãnh đạo duyệt đề xuất nhằm xác định và ban hành văn bản trên.

2. Lưu ý khi làm mẫu thông báo chấm công bằng vân tay

Khi soạn ra một mẫu thông báo cần có sự chuẩn chỉ các thông tin, trước khi thông báo này được ban hành và sử dụng thì các phòng ban liên quan phải có kế hoạch cho mọi tình huống xảy ra. Ví dụ như việc ai sẽ là người xét công cho nhân viên làm việc bên ngoài công ty, ai sẽ là người cung cấp lại vân tay khi có nhân viên không sử dụng được vân tay đã cấp. Trường hợp máy chấm vân bị hỏng thì liên lạc với đơn vị nào để sửa,… Có rất nhiều thứ phải chuẩn bị trước khi một thông báo được ban hành. Vì vậy hãy chắc chắn rằng các vấn đề liên quan đều nằm trong tính toán của bạn và người làm đơn thông báo này phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền trong công ty.

3. Một số ưu nhược điểm khi chấm công bằng vân tay

Về kỹ thuật, máy chấm công có nguyên tắc xác nhận vân tay nhân viên mỗi khi có người mới vào làm, từ đó chỉ cần đưa vân tay vào, máy sẽ tự quét và nhận diện giờ công của mỗi người. Mỗi cá nhân có thể dùng 2-3 mẫu vân tay để tránh trường hợp gặp trục trặc về kỹ thuật mà không kịp xử lý. Chấm công bằng vân tay có một số ưu điểm và nhược điểm như sau:

3.1. Các ưu điểm của chấm công bằng vân tay là

Bạn không cần phải sử dụng bất cứ vật nào để có thể chấm được công, ví dụ như khi dùng các loại thẻ từ bạn lại phải cầm theo nó, trong trường hợp mất hoặc quên sẽ không chấm được công và phải làm phiền đến các cán bộ liên quan.

Ngoài ra vì vân tay là điểm đặc trưng riêng của mỗi người, không ai giống ai nên việc xử lý dữ liệu là khá nhanh và chính xác. Nó là hình thức khá thức khá thuận lợi, tránh việc nhân viên có thể chấm công hộ nhau.

3.2. Nhược điểm của chấm công bằng vân tay

Tuy nhiên, hệ thống chấm công bằng vân tay này vẫn sẽ gặp một số trục trặc như:

Một số trường hợp tay có tình trạng mất vân hay chảy mồ hôi thì khó mà chấm được trong một lần, điều này làm ảnh hưởng đến thời gian cũng như tiến độ chấm công của người khác.

Máy nếu được bảo quản không tốt sẽ dẫn đến tình trạng khó sử dụng, làm cho việc nhận diện vân tay trở nên khó khăn hơn.

Như vậy một mẫu thông báo chấm công bằng vân tay đầy đủ bằng vân tay cần có rất nhiều các yếu tố quan trọng, và các điều được ghi trong thông báo phải được sự đồng thuận của các cấp trong công ty/ tổ chức nhưng đồng thời nó cũng phải thể hiện sự hợp lý với các điều khoản lao động mà công ty đã ký với nhân viên.