Đồng hành cùng độc giả trong việc giải đáp những thắc mắc nêu trên, vieclam123.vn sẽ giúp bạn đưa ra một số thông tin hữu ích, có liên quan tới chủ đề mẫu bảng chấm công, theo dõi bài viết sau đây để tham khảo nhé.

1. Khái quát về mẫu bảng chấm công

1.1. Mẫu bảng chấm công được hiểu như thế nào?

Mẫu bảng chấm công là một loại biểu mẫu thường được các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi ngày công cho người lao động làm việc tại đơn vị của mình. Từ đó căn cứ để tính lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên, cùng từ kết quả thống kê trong biểu mẫu chấm công này mà doanh nghiệp có thể nhìn nhận và đánh giá được sự chuyên cần, chăm chỉ của toàn thể nhân viên trong công ty.

Mẫu bảng chấm công khá đa dạng, tuỳ vào từng mong muốn và hình thức chấm công của mỗi doanh nghiệp mà họ sẽ lựa chọn, sử dụng một mẫu riêng.

1.2. Mục đích của mẫu bảng chấm công là gì?

Không quá khó để xác định mục đích của mẫu bảng chấm công bởi vì ngay ở tên gọi, ý nghĩa của nó cũng được làm rõ một phần.

Mục đích chính của mẫu bảng chấm công là theo dõi, thống kê số ngày công thực tế của nhân viên, trong đó có ngày nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ ốm hưởng chế độ bảo hiểm,... của toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp.

Tất cả những thông tin trong bảng chấm công không chỉ là căn cứ được sử dụng để tính lương hàng tháng cho người lao động mà còn là căn cứ để đánh giá sự chăm chỉ và hiệu quả công việc của họ.

Nếu không phải là người trực tiếp thực hiện, hoặc bạn là sinh viên mới ra trường thì có lẽ sẽ thiếu kinh nghiệm trong việc lập mẫu bảng chấm công. Trước khi tìm hiểu bí quyết lập bảng chấm công chuẩn thì bạn cần phải xác định xem doanh nghiệp mình phù hợp với phương pháp nào.

Sau đây sẽ là những phương pháp giúp bạn thiết lập bảng chấm công hiệu quả, hãy tham khảo khi đây là nhiệm vụ hoặc bạn đang có nhu cầu tìm hiểu nhé.

Xem thêm: Bật mí chi tiết đơn xin tham gia bảo hiểm xã hội chuẩn nhất hiện nay

2. Phương pháp lập bảng chấm công phổ biến hiện nay

Để thuận tiện trong công tác quản lý ngày công của cán bộ công nhân viên, mỗi doanh nghiệp sẽ tự tạo lập cho mình một file chấm công riêng sao cho phù hợp nhất.

Tuy nhiên dù bạn có sử dụng mẫu bảng chấm công nào thì vẫn phải áp dụng một trong các phương pháp phổ biến sau đây:

- Mẫu bảng chấm công theo dõi hàng ngày: Đây chính là mẫu bảng chấm công được doanh nghiệp thiết lập để theo dõi công của nhân viên theo ngày, nó được sử dụng khá rộng rãi và phổ biến đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ lẻ.

- Chấm công theo giờ bằng Excel: Với mẫu bảng này, doanh nghiệp muốn biết chính xác một ngày nhân viên của mình làm việc bao nhiêu giờ. Với số giờ làm việc thực tế như vậy, doanh nghiệp thường áp dụng đối với các nhân viên làm việc part time hoặc các nhân viên làm việc theo ca.

- Bảng chấm công nghỉ bù: Mẫu bảng chấm công này được áp dụng đối với các trường hợp làm việc theo giờ tuy nhiên lại không được hưởng tiền lương khi làm thêm. Vì vậy những trường hợp lao động này sẽ được nghỉ bù vào một ngày khác đúng với số giờ mà họ làm thêm nhưng không được tính, việc nghỉ bù này không những không bị trừ mà ngược lại họ vẫn được tính lương như ngày làm việc bình thường.

Nhận thấy công dụng và sự tiện ích mà mẫu bảng chấm công trên Excel đem lại cho nên nhiều doanh nghiệp cũng đã áp dụng phương pháp này thay vì sử dụng các bảng chấm công file Word.

Vậy ngay bây giờ bạn và tôi hãy cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về cách thiết lập bảng chấm công trên Excel và ý nghĩa của từng danh mục trong đó sao cho chuẩn nhất.

Xem thêm: Thông tin cần biết dành cho bạn về mẫu báo cáo bán hàng theo tháng

3. Cách lập bảng chấm công và ý nghĩa của các nội dung bên trong

Với bảng chấm công được tạo trên Excel, bạn chỉ cần quan tâm tới các nội dung giúp bạn có thể ghi chép cẩn thận ngày công của nhân viên công ty. Ngoài ra, không cần thiết phải chú ý tới cách trình bày văn bản như nhiều biểu mẫu khác.

3.1. Xác định các thành phần tham gia trong bảng chấm công

Khi tiến hành thiết lập bảng chấm công, bạn cần xác định được các thành phần không thể thiếu trong mẫu bảng chấm công này.

Những thành phần đó bao gồm: 

- Quy ước về chấm công: Phải ghi rõ ràng việc chấm công được tính như thế nào để các lãnh đạo hay nhân viên khác nhìn vào đều hiểu được quy chế theo dõi của bảng.

- Giờ làm thêm/tăng ca: Ghi cụ thể số giờ làm thêm hoặc tăng ca để bảng tính chấm lương chuẩn nhất

- Tăng ca ngày chủ nhật: Chủ nhật có tăng ca thì ghi rõ vào ô này

- Ngày nghỉ phép không hưởng lương: Người lao động nghỉ phép không lương cần được thống kê rõ ràng

- Ngày nghỉ phép có hưởng lương: Những ngày nghỉ phép được hưởng lương phải được ghi chi tiết để phân biệt với ngày nghỉ không lương

- Ngày được nghỉ bù: Ghi rõ ngày nghỉ bù nếu có

- Các khoản phụ cấp, trợ cấp

- Chuyên cần, tiền thưởng

- Cột các ngày trong tháng

- Tên nhân viên kèm theo chức vụ của từng người

Trên thực tế, không nhất thiết một nhân viên làm việc trong doanh nghiệp sẽ phải liên quan tới tất cả những trường nội dung trên. Tuy nhiên sẽ có nhiều trường hợp không giống nhau vậy nên người tạo bảng vẫn phải thống kê đầy đủ với các danh mục như vậy.

Mặc dù là có sự khác biệt kèm theo sự sáng tạo tuy nhiên khi lập bảng chấm công thì doanh nghiệp vẫn phải dựa vào mẫu bảng chấm công mà Nhà nước ban hành trong Thông tư 200.

Việc tạo lập bảng chấm công sẽ do bộ phận hành chính nhân sự phụ trách, nếu như bạn chưa hình dung ra cách lập mẫu bảng này thì có thể tham khảo tài liệu mà tôi chia sẻ dưới đây:

3.2. Mẫu bảng chấm công trên Excel mới và chuẩn nhất

Nếu như bạn là người chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thiết lập các biểu mẫu Excel thì cách tốt nhất mà bạn cần làm là tham khảo file mẫu được chia sẻ trên mạng.

Hoặc bạn cũng có thể học hỏi từ bạn bè, người thân hay đồng nghiệp của mình để nâng cao trình độ cho bản thân. Trường hợp không thể học từ những người quen biết, tốt nhất bạn nên tham gia một khóa học về Excel để nâng cao kỹ năng vi tính văn phòng, chắc chắn nếu gắn bó với công việc này lâu dài thì bạn sẽ còn phải làm việc với nhiều mẫu bảng khác nữa.

Hình ảnh mẫu bảng chấm công được chia sẻ dưới đây mong rằng sẽ giúp bạn phần nào hình dung ra những yếu tố mình cần thể hiện. Hãy theo dõi ngay bạn nhé:

mau-bang-cham-cong-moi-nhat-hien-nay.xls

Mau_Cham_cong-chuan-xac-nhat.pdf

Vậy là những thông tin liên quan tới mẫu bảng chấm công đã được làm rõ. Dù bạn có nhiều sáng tạo nghĩ ra những mẫu bảng chấm công tiện ích thì cũng không nên tự ý áp dụng khi chưa hỏi ý kiến lãnh đạo nhé. Chúc các bạn sẽ sớm hoàn thành công việc được giao, sớm thăng tiến trong sự nghiệp của mình.