1. Tìm hiểu vài nét thông tin về mẫu file excel quản lý đơn hàng 

1.1. Khái niệm 

Mẫu file quản lý đơn hàng bằng excel chính là việc sử dụng công cụ exel của hệ điều hành Microsoft Office để thực hiện việc tính toán, thống kê, kiểm tra và ghi nhớ các thông tin liên quan đến đơn hàng của khách hàng, giúp doanh nghiệp nắm được mọi thông tin cần biết về đơn hàng đồng thời dễ dàng đưa ra được sự hỗ trợ, những biện pháp xử lý kịp thời về tình trạng khiếu nại đơn hàng hay sự cố bất ngờ xảy ra. 

Một file quản lý hàng hóa sẽ gồm rất nhiều thông tin liên quan trực tiếp đến hàng hóa và khách hàng, tùy thuộc vào từng thuộc tính hàng hóa cũng như nhu cầu của khách hàng mà thông tin các file có sự thay đổi  cho phù hợp. Thông thường các thông tin sẽ bao gồm: tên hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, nhân viên phụ trách,  tình trạng đơn hàng… 

1.2. Có nên sử dụng excel để quản lý đơn hàng hay không? 

Excel sẽ là công cụ đắc lực giúp các chủ cửa hàng, các nhà quản lý tại các công ty, doanh nghiệp thực hiện kiểm kiểm soát hàng hóa trong kinh doanh một cách dễ dàng hơn. Nếu như trước kia việc quản lý đơn hàng là thủ công, phải ghi ra giấy tất cả các thông tin về đơn hàng cũng như tình trạng khiến cho việc bị rối thông tin xảy ra thường xuyên và đôi khi là thất lạc thông tin. Tuy nhiên với excel thì mọi vấn đề đó đã được giải quyết. 

Excel sẽ thực hiện việc lưu trữ thông tin một cách chính xác đồng thời sắp xếp các thông tin theo thứ tự yêu cầu khoa học, bài bản giúp cho việc tìm kiếm thông tin được thuận tiện hơn. Thêm vào đó dựa vào việc quản lý hàng hóa trên excel người quản lý cũng sẽ dễ dàng nắm bắt tình trạng kinh doanh hiện tại, so sánh được các mốc thời gian với nhau để từ đó có những chiến lược kinh doanh tốt hơn. 

Do đó mà excel đã và đang trở thành công cụ được khá nhiều đơn vị kinh doanh sử dụng và tin tưởng vào độ hiệu quả cũng như chất lượng của công cụ này. 

2. Một số mẫu file quản lý đơn hàng hiện nay             

2.1. Mẫu file quản lý trạng thái đơn hàng 

Thực hiện việc quản lý theo trạng thái đang hiển thị của các đơn hàng. Đây là cách quản lý giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin về toàn bộ quá trình vận đơn của đơn hàng như thời gian xác nhận đơn hàng, tình trạng giao hàng, phương thức thanh toán, địa chỉ shop và người nhận, các vấn đề các về khách hàng. 

Một file quản lý trạng thái đơn hàng sẽ bao gồm các thông tin là tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, trạng thái của đơn hàng, tên của khách hàng, …. 

Khi một doanh nghiệp thực hiện tốt việc quản lý các trạng thái đơn hàng sẽ giúp cho việc quản lý thông tin sản phẩm được hiệu quả hơn. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng tổn hợp được lượng doanh thu trong vòng 1 tháng, 3 tháng hay một năm để có sự so sánh về thay đổi của đơn vị nhằm thúc đẩy hơn nữa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. 

Đồng thời từ việc quản lý chi tiết tình trạng đơn hàng thì các doanh nghiệp cũng có thể phản hồi lại khách hàng nhằm giải đáp những thắc mắc cho họ một cách dễ dàng hơn, giúp việc quản lý đơn hàng được hiệu quả và tạo được niềm tin, sự uy tín đối với khách hàng và sẽ luôn giữ chân được những khách hàng tiềm năng. 

2.2. Mẫu file quản lý đơn hàng phát sinh 

Quản lý đơn hàng phát sinh sẽ là file excel gắn liền với quản lý trạng thái đơn hàng nhằm tối ưu hóa hiệu quả việc quản lý đơn hàng của doanh nghiệp. 

Đơn hàng phát sinh cũng sẽ yêu cầu những thông tin cơ bản sau đây: Ngày tạo đơn hàng, trạng thái đơn hàng, thông tin của khách hàng, thông tin về sản phẩm đã đặt hàng kèm theo số lượng sản phẩm và tổng tiền đơn hàng.   

Việc thực hiện thêm file quản lý các đơn hàng phát sinh sẽ là biện pháp để doanh nghiệp thực hiện việc rà soát lại những yêu cầu lỗi đối với khách hàng để kịp thời giải quyết triệt để đồng thời doanh nghiệp có thể linh hoạt chỉnh sửa hoặc thêm bớt các thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý cụ thể. 

2.3. Mẫu file báo cáo đơn hàng 

Khi đã có sự quản lý tốt đối với trạng thái đơn hàng cũng như những đơn hàng phát sinh thì doanh nghiệp sẽ cần tạo thêm báo cáo đơn hàng theo định kỳ để có thể thực hiện việc lưu trữ, quản lý, đối chiếu và xem xét khi cần thiết. Đây là file quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp tục duy trì được hoạt động kinh doanh cho bản thân và một file báo cáo sẽ bao gồm các thông tin như sau: ngày tạo đơn, doanh số đạt được, trạng thái, số lượng sản phẩm…  

Việc quản lý báo cáo bằng excel sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê số liệu một cách tối ưu hơn so với sổ sách thông thường đồng thời cũng có thể thực hiện các hàm tính toán ngay tại excel một cách tiện lợi hơn. 

3. Một số ưu điểm và nhược điểm của quản lý đơn hàng bằng công cụ excel

3.1. Ưu điểm 

Excel không còn là công cụ mới tuy nhiên mức độ ưa chuộng của nó vẫn được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những tính năng hữu dụng.

- Dễ dàng thống kê toàn bộ dữ liệu cần tìm kiếm: excel sẽ là nơi lưu trữ dữ liệu đơn hàng một cách tối ưu để doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm một cách thuận tiện cũng như dễ dàng theo dõi toàn bộ thông tin. Hơn nữa các thông tin đều được sắp xếp và hiển thị theo từng danh mục riêng khiến cho việc lưu trữ và nắm bắt thông tin càng trở nên thuận tiện hơn. 

- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: thông tin khi đưa vào excel đều sẽ được sắp xếp một cách cụ thể và theo từng hàng, từng cột cụ thể nên chủ doanh nghiệp hay người quản lý đều có thể tra cứu một cách dễ dàng. 

- Có khả năng tính toán: đối với excel việc tính toán các số liệu lớn sẽ trở nên vô cùng đơn giản. Các đơn vị có thể đặt hàm tính cho từng cột hoặc từng hạng mục từ đó sẽ có ra những con số cụ thể và chính xác. 

- Miễn phí: excel là công cụ hoàn toàn miễn phí cho nên các doanh nghiệp có thể thoải mái sử dụng vô thời hạn. 

3.2. Nhược điểm 

- Excel là công cụ chỉ nên sử dụng với những doanh nghiệp nhỏ bởi lượng thông tin ít và nằm trong tầm kiểm soát còn đối với những doanh nghiệp vừa và lớn hơn thì khả năng làm việc với excel sẽ tương đối khó khăn và phức tạp khi phải đối mặt với những dữ liệu nhiều hơn. 

- Khả năng bảo mật không cao vì thế mà sẽ có khả năng bị mất các dữ liệu cũng như bị nhiễm virus và điều này sẽ dễ dàng gây ra việc mất toàn bộ các dữ liệu, để lại hậu quả nặng nề cho doanh nghiệp. 

- Khi thực hiện tính toán, người làm báo cáo hoặc người quản lý phải có trình độ chuyên môn và sự hiểu biết về các hàm tính bởi nếu không cẩn thận sẽ rất dễ xảy ra việc tính toán sai dẫn tới sự nhầm lẫn và ảnh hưởng tới doanh thu của cả doanh nghiệp. 

Vừa rồi là những điều bạn cần lưu ý về mẫu file excel quản lý đơn hàng, hy vọng bạn đều đã nắm được những thông tin cơ bản về vấn đề này và có những ứng dụng hiệu quả trong việc thiết lập các mẫu file liên quan đến đơn hàng cho doanh nghiệp. Hãy luôn theo dõi và cập nhật thêm thông tin từ vieclam123.vn nhé.