1. Công văn giải trình hải quan là gì?

Công văn giải trình hải quan được doanh nghiệp dùng để trình bày một hay một số các vấn đề nào đấy về hàng hóa trong quá trình xuất nhập khẩu. Vì vậy mẫu công văn giải trình hải quan ra đời nhằm phục vụ nhu cầu các công ty, tổ chức hay doanh nghiệp giải trình về hàng hóa khi cơ quan hải quan yêu cầu.

2. Trường hợp và các bước viết công văn giải trình

2.1. Các trường hợp phải viết công văn giải trình

Công văn giải trình thường phải viết sau khi xảy ra một số trường hợp:

Về việc viết công văn giải trình khi hàng hóa gặp trục trặc ở hải quan, thường nhân viên hải quan sẽ kiểm tra, rà soát tình trạng hàng hóa sau đấy mới thông quan và để cho hàng hóa xuất hay nhập khẩu vào trong nước. Một số đối tượng đã lợi dụng kẽ hở của hải quan để buôn bán nhập lậu hàng hóa, hoặc buôn bán chất cấm. Vì thế khi có sự nghi ngờ hoặc không xác định được nguồn hàng cũng như các chứng từ hàng hóa có dấu hiệu lạ thì hải quan sẽ yêu cầu bên nhận hoặc bên xuất hàng hóa làm công văn giải trình.

Khi giải trình hàng hóa, người giải trình phải đưa ra được các lý do và nguồn gốc của hàng hóa. Một số mặt hàng cấm không được phép nhập khẩu vào Việt Nam sẽ không được thông quan.

Trường hợp bạn là một nhân viên xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ sắp xếp và xuất- nhập hàng hóa liên tục thì cần phải hiểu các quy trình và mẫu đơn này một cách chuẩn xác. Gặp các tình huống mà bên hải quan yêu cầu giải trình bạn phải là người nắm rõ về tính chất, số lượng và loại hàng hóa. Lúc này sau khi đã có đầy đủ thông tin và xác định rõ không có sự ràng buộc cũng như sai trái về mặt pháp luật, bạn thực hiện đúng theo quy định và bắt đầu thực hiện gửi công văn giải trình tới hải quan. Sau một khoảng thời gian, bên hải quan có nhiệm vụ xác minh lại và thực hiện trả kết quả, nếu hàng hóa xuất- nhập khẩu của bạn không có sai phạm gì, thì sẽ được thông quan và gia nhập và thị trường tiêu thụ hàng hóa. Còn nếu mặt hàng của bạn xảy ra sai phạm thì rất dễ bị mất trắng và bạn còn liên quan tới pháp luật. Vì vậy là một nhân viên xuất nhập khẩu bạn cần tỉnh táo và truy xuất rõ nguồn gốc cũng như chất lượng sản phẩm để có thể dễ dàng tham gia vào quá trình luân chuyển hàng hóa phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng nhé!

Trường hợp bạn là một người bình thường và có nhận hàng từ bên nước ngoài về Việt Nam để dùng hoặc buôn bán với số lượng lớn cũng rất dễ dính tới hải quan. Bởi các hàng hóa được gọi là “xách tay” về Việt Nam của bạn không chịu bất kỳ một khoản thuế nào nhưng vẫn tham gia vào hoạt động mua bán trao đổi hàng hóa và tạo ra thu nhập cá nhân. Khi mua hàng từ nước ngoài về bạn nên giữ lại hóa đơn để đảm bảo hàng có nguồn gốc xuất xứ cũng như không gặp khó khăn nếu như bị hải quan nghi ngờ. Một số mặt hàng, đặc biệt là đồ hiệu xa xỉ nếu các bạn mua ít và theo số lượng nhỏ thì thường sẽ không bị chú ý nhiều bằng việc bạn mua với số lượng rất lớn mà lại không có hóa đơn chứng từ.

Các mặt hàng sau khi tới Việt Nam đều sẽ phải thông qua hải quan, vì thế đối với một số mặt hàng nhỏ lẻ, bên hải quan sẽ trực tiếp kiểm tra, có thể hộp sẽ không còn nguyên vẹn, nhưng bạn yên tâm vì chất lượng sản phẩm sẽ không thay đổi.

2.2. Công văn giải trình gồm 3 phần chính

2.2.1. Phần mở đầu

Mở đầu của một văn bản lúc nào cũng phải là quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày tháng của văn bản và tên văn bản, ở đây là công văn. Tên công văn phải thể hiện được sẽ giải trình đối với vấn đề, hàng hóa nào. Công văn này sẽ được gửi tới đối tượng nào để giải trình nhận lại hàng hóa.

Ngoài ra còn phải có tên doanh nghiệp, công ty hay tổ chức cá nhân đứng ra chịu trách nhiệm với số hàng này. Chỉ với phần mở đầu người chịu trách nhiệm làm đơn phải thể hiện được tính đúng đắn của công văn.

2.2.2. Phần nội dung

Nội dung của công văn chắc chắn phải căn cứ vào các điều luật, thông tư của chính phủ để tiến hành giải trình. Người đại diện hoặc người làm giải trình phải là người nắm rõ các luật về xuất- nhập khẩu, điều đó sẽ làm cải thiện quá trình cũng như thời gian giao- nhận hàng. Đại diện giải trình phải nêu ra được các lý do cũng như tính xác thực của hàng hóa. Người làm giải trình sẽ đưa ra thông tin cơ bản về tổ chức/ cá nhân như tên, số điện thoại, người đại diện theo pháp luật và mã số thuế để bên hải quan tiến hành xác minh.

Trong nội dung chính sẽ ghi các vấn đề cần giải trình như yêu cầu của hải quan về vấn đề gì của hàng hóa, kèm theo đó là giải trình của doanh nghiệp về từng loại thắc mắc cũng như yêu cầu của hải quan. Doanh nghiệp cần giải trình rõ ràng từng phần và đưa ra các bằng chứng xác thực như cá loại biên bản, chứng từ chứng minh hàng hóa đấy là đúng quy định pháp luật. Tất cả các bằng chứng và hồ sơ liên quan đến hàng hóa phải được đưa vào tài liệu và gửi chung với công văn.

Ngoài phần giải thích và đưa bằng chứng về các loại mặt hàng thì người làm giải trình phải nhanh nhẹn để đưa các loại bằng chứng xác đáng nhằm bảo vệ cho hàng hóa cũng như hạn chế được việc liên quan tới pháp luật. Nếu bị hải quan giữ lại kiểm tra thì sẽ mất một khoảng thời gian, nên việc chậm tiến độ cho mọi công việc liên quan tới hàng hóa sẽ bị kéo dài, về lâu sẽ ảnh hưởng tới nhân viên xuất- nhập khẩu. Đây là một công việc yêu cầu tính chặt chẽ nên người làm trong ngành này phải hết sức cẩn thận.

2.2.3. Phần kết của công văn

Sau khi nêu rõ các vấn đề cũng như bằng chứng để có thể giải trình, thì người giải trình còn phải cam đoan những lời giải trình trên là đúng sự thật và phải cam kết chịu mọi trách nhiệm nếu như hành vi giải trình của mình sai trái, ảnh hưởng tới công việc cũng như tiến độ kiểm tra hàng hóa.

Kết công văn phải có đầy đủ chữ ký của người giải trình cũng như cá nhân làm đại diện cho công ty/ doanh nghiệp.

Công văn giải trình cần có đủ các yếu tố mới có thể làm căn cứ xác minh và có cơ hội nhận lại  hàng hóa. Vậy nên nếu là các nhân viên nhập khẩu không chú ý thì sẽ phải đền rất nhiều, lương tiền Việt nhưng đền tiền Đô đấy các bạn nhé!

Trên đây là các bước cũng như mẫu công văn giải trình với hải quan, để cho việc xuất- nhập hàng hóa được thuận lợi cũng như đúng quy trình thì nhân viên hoặc người nhận phải hết sức lưu ý về các điều khoản hay tính chất hàng nhận- xuất để hoàn thành tốt chỉ tiêu cũng như có năng suất làm việc nhất.