1. Quy định đối với bảng kê thanh toán công tác phí

- Những quy định liên quan đến bảng kê thanh toán công tác phí và báo cáo thanh toán công tác phí cụ thể như sau:

Bảng kê thanh toán công tác phí được tạo ra với mục đích tạo cơ hội cho người đi công tác xử lý những vấn đề liên quan đến công việc trong doanh nghiệp có khả năng thanh toán các chi phí cần thiết chẳng hạn như chi phí ăn ở, chi phí đi lại, phụ cấp theo quy định. 

Đối với những cá nhân đi công tác ở nước ngoài và cần có quyết định bảng kê bằng văn bản của TGĐ. Còn nếu TGĐ đi công tác nước ngoài thì cần có quyết định bằng văn bản của Chủ tịch HĐQT có chữ ký.

Trước khi quyết định cử cán bộ, công chức đi công tác thì Chủ tịch HĐQT, TGĐ hoặc người cấp cao có thẩm quyền sẽ cần phải cân nhắc, xem xét kỹ các thông tin liên quan đến số lượng, thành phần, thời gian để đảm bảo tối ưu chi phí và nâng hiệu suất công việc.

- Đối với nội dung thanh toán chi phí sẽ bao gồm:

Chi phí đi lại như vé xe, tàu, máy bay lượt đi và về, …

Chi phí phụ cấp lưu trú tại nơi công tác.

Chi phí thuê nơi ở tại nơi sẽ đến công tác như nhà nghỉ, nhà trọ, khách sạn.

Các khoản thanh toán công tác phí hàng tháng (nếu có yêu cầu) cần phải liên hệ công tác thường xuyên.

- Các trường hợp không được thanh toán công tác phí:

Người công tác đang trong thời gian điều trị tại các cơ sở y tế hoặc đang chăm sóc sức khỏe, dưỡng sức tại nhà.

Đối với những công nhân viên đang trong thời gian đào tạo, học tập đã được thanh toán theo chương trình đào tạo có quyết định bằng văn bản của TGĐ.

Người công tác làm việc riêng trong thời gian đi công tác, mục đích công việc riêng không liên quan đến công việc đang công tác.

2. Thanh toán công tác phí công tác dựa theo đối tượng 

2.1. Phụ cấp lưu trú công tác theo từng đối tượng

Tuỳ thuộc vào từng đối tượng mà phụ cấp lưu trú sẽ được chi trả như sau:

- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động công tác tại vùng có điều kiện bình thường: mức hỗ trợ là 200.000 VNĐ đồng/ngày.

- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ở đất liền có nhiệm vụ đi công tác tại vùng biển, đảo: mức hỗ trợ là 250.000 VNĐ đồng/ngày.

2.2. Chi phí thuê phòng tại địa điểm công tác

- Đối với các cấp Lãnh đạo, Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức có thẩm quyền khác thường có hệ số phụ cấp từ 1.25 trở lên (không quan trọng địa điểm công tác) có mức hỗ trợ là 1.000.000 VNĐ đồng/ngày.

- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị lớn thuộc tỉnh có mức hỗ trợ là 450.000 VNĐ đồng/ngày.

- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc TW, thị xã, thành phố có mức hỗ trợ là 350.000 VNĐ đồng/ngày.

- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đi công tác tại các vùng còn lại có mức hỗ trợ là 300.000 VNĐ đồng/ngày/người.

Đối với hình thức thanh toán hoá đơn thực tế thì có mức chi phí như sau:

- Đối với các cấp Lãnh đạo, Bộ trưởng và các chức danh có thẩm quyền tương đương (không quan trọng địa điểm công tác) có mức hỗ trợ là 2.500.000 VNĐ đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 1 người/1 phòng.

- Đối với Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo tương đương có hệ số phụ cấp từ 1,25 đến 1,3 đi công tác tại các quận, thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị lớn trong tỉnh có mức hỗ trợ là 1.200.000 VNĐ đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 1 người/1 phòng.

- Những đối tượng còn lại đi công tác tại các quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị lớn trong tỉnh có mức hỗ trợ là 1.000.000 VNĐ đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.

- Đối với Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo tương đương có hệ số phụ cấp từ 1,25 đến 1,3 đi công tác tại các vùng còn lại sẽ có mức hỗ trợ là 1.100.000 VNĐ đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 1 người/1 phòng.

- Những đối tượng còn lại đi công tác tại các vùng còn lại có mức hỗ trợ là 700.000 VNĐ đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/1 phòng.

2.3. Các khoản công tác phí theo tháng

Đối với các cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên phải đi công tác lưu động nhiều hơn 10 ngày/tháng có mức phí hỗ trợ là 500.000 VNĐ đồng/người/tháng.

3. Những điều kiện cần có để đưa ra chi phí công tác hợp lý

3.1. Đầy đủ các chứng từ cần thiết

Người được quyết định cử đi công tác có sở hữu mẫu giấy điều động đi công tác do cấp trên đề gửi: Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi cần ghi rõ họ và tên, thời gian đi công tác và phương tiện đi công tác.

Trước khi tiến hành đi công tác cần có giấy đi đường đã được xác nhận của doanh nghiệp cử đi công tác bao gồm ngày đi, ngày về, địa điểm được cử đi công tác có thông tin ngày đến, ngày đi và có giấy xác nhận của địa điểm lưu trú.

Trong quá trình đi công tác cần mang đầy đủ các giấy tờ chứng từ bao gồm: Hóa đơn taxi, vé tàu xe, vé máy bay, hoá đơn phòng nghỉ, … 

Mức thanh toán công tác phí hợp lý: Căn cứ vào TT 96 thì không có quy định cụ thể về mức phí, chỉ quy định đối với người đi công tác cần đáp ứng đầy đủ hoá đơn, chứng từ để chứng minh khoản công tác phí này phục vụ với mục đích kinh doanh.

3.2. Mẫu bảng kê thanh toán công tác phí

Người dùng có thể thực hiện mẫu bảng kê thanh toán công tác phí thông qua Word hoặc có thể thực hiện tính toán trên Excel.

Người thực hiện bảng kê cần ghi rõ họ và tên của người được cử đi công tác, đơn vị làm việc tại nơi công tác và các chi phí liên quan trong quá trình công tác bao gồm chi phí thuê phòng, chi phí đi lại, chi phí mua các vật dụng phục vụ cho công việc sau đó tính tổng chi phí bằng cách cộng lại các khoản và điền vào trong bảng.

Người làm bảng kê công tác phí cần lưu ý ghi chính xác tổng số tiền phục vụ cho quá trình công tác bao gồm số tiền cơ quan tạm ứng để tính số tiền cần nhận thêm từ cơ quan là bao nhiêu, các con số cần tính chính xác để đảm bảo quyền lợi bản thân.

Bên cạnh đó, để đảm bảo tín xác thực trong thanh toán công tác phí thì người đi công tác phải kê khai đúng sự thật dựa theo hoá đơn mua hàng chẳng hạn như hoá đơn taxi, vé tàu xe, khách sạn, …

Sau khi hoàn thành bảng kê thanh toán công tác phí cần có chữ ký xác nhận từ cấp trên để thể hiện xác nhận những thông tin đã kê khai trên giấy là chính xác.

Sau khi thông tin được xác minh thì người đi công tác có thể nhận tiền từ phòng tài chính, kế toán. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo thêm giấy đề nghị thanh toán, bảng cân đối kế toán trong một số trường hợp thực sự cần thiết.

Trên đây là những thông tin chi tiết liên quan đến các nội quy trong thanh toán công tác phí và hướng dẫn hoàn thành bảng kê thanh toán công tác phí. Hy vọng sau bài tin này, bạn đọc có thể hoàn thành bảng kê chỉn chu, chính xác nhất để bảo đảm quyền lợi của mình. Đừng quên theo dõi các thông tin mới nhất của chúng tôi qua trang web vieclam123.vn để cập nhật nhiều bí quyết thú vị về việc làm, ngành nghề bạn nhé.