1. Những thông tin cơ bản về giáo vụ

1.1. Giáo vụ là gì?

Giáo vụ là một vị trí công việc quan trọng và không thể thiếu trong các trường học, cơ sở hoặc trung tâm giáo dục. 

Nhân viên giáo vụ không phải là người trực tiếp tham gia vào hoạt động giảng dạy và hướng dẫn học sinh sinh viên. Họ là người giám sát và theo dõi chung tổng thể các quy trình, hoạt động dạy và học trong nhà trường bao gồm cả giáo viên, giảng viên và học sinh sinh viên. Nhân viên giáo vụ sẽ lên kế hoạch dạy và học cho toàn bộ thành viên trong trường, kế hoạch cho các buổi họp, các hoạt động ngoại khóa, các sự kiện, các buổi lễ,...giám sát và đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách trơn tru, thuận lợi và an toàn. 

Nhân viên giáo vụ là một vị trí quan trọng giúp cho quy trình hoạt động của trường học trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp, các vị trí khác trong trường chỉ cần theo dõi lịch trình mà giáo vụ đã sắp xếp sẵn và thực hiện theo, tập trung vào việc giảng dạy và nâng cao chất lượng, không cần tốn thời gian hay mất nhiều công sức vào những công việc ngoài lề khác. 

1.2. Chức năng của nhân viên giáo vụ là gì?

Chức năng chính của giáo vụ khoa là cầu nối giữa nhà trường với học sinh sinh viên, là người bao quát và sắp xếp các hoạt động trong trường học một cách khoa học và chuyên nghiệp, đảm bảo hoạt động cho nhà trường.

Chức năng của nhân viên giáo vụ khoa bao gồm:

Nhân viên giáo vụ sẽ chịu trách nhiệm tham mưu với cán bộ quản lý và thực hiện sắp xếp lịch làm việc, lịch học, lịch hoạt động cho tất cả các thành viên trong trường theo từng tuần, từng tháng, từng kỳ học và năm học. Việc sắp xếp lịch học cần phải phù hợp và cân đối giữa các lớp, các khoa, các môn học và lịch giảng dạy của thầy cô đối với các trường thuê giảng viên ở ngoài. Kế hoạch làm việc này có thể sẽ bị thay đổi do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan. Nhân viên giáo vụ cũng sẽ là người chịu trách nhiệm theo dõi và cập nhật thông tin từ giáo viên và học sinh sinh viên, để có thể có những thay đổi hợp lý và kịp thời nếu cần thiết.

Nhân viên giáo cụ cũng sẽ phụ trách việc tham mưu cho cán bộ quản lý việc mời giảng viên ở các trường khác về dạy, đồng thời theo dõi, quản lý, giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động giảng dạy của họ.

Nhân viên giáo vụ tham mưu cho cán bộ điều hành và quản lý việc lên kế hoạch cho các kỳ thi, kỳ tuyển sinh.

Nhân viên giáo vụ tham mưu cho cán bộ điều hành và quản lý việc thanh toán hay quyết toán lương cho các cán bộ công nhân viên.

Nhân viên giáo vụ sẽ giải quyết và xử lý các vấn đề phát sinh về công tác giảng dạy cũng như công tác sinh viên theo nội quy và quy định.

1.3. Công việc của nhân viên giáo vụ bao gồm những gì?

Nhân viên giáo vụ sẽ thực hiện các công việc theo chỉ đạo của Hiệu trưởng hay trưởng khoa đối với trường đại học tùy vào vị trí làm việc và địa điểm làm việc của họ. Đối với nhân viên giáo vụ trong trường đại học, nhân viên giáo vụ còn có thể thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo chỉ đạo từ Trưởng phòng đào tạo và Quản lý sinh viên. 

Nhìn chung, công việc của nhân viên giáo vụ sẽ bao gồm những công việc cụ thể sau đây:

Lập danh sách các môn học trong từng kỳ và từng năm học để Trưởng khoa hoặc Hiệu trưởng duyệt, sau đó lập hợp đồng giảng dạy cho các giảng viên và yêu cầu phê duyệt ngay từ đầu học kỳ.

Lên kế hoạch sắp xếp và hoàn thành lịch trình hoạt động của trường trong kỳ học. Thông báo lịch học tập giảng dạy mỗi kỳ cho cán bộ giảng viên và thông báo thời khóa biểu đến các lớp.

Lập kế hoạch thi kết thúc môn, thi giữa kỳ, thi hết học kỳ cho từng đối tượng. Chuẩn bị thời gian, địa điểm, danh sách học sinh sinh viên và danh sách cán bộ coi thi. 

Tổ chức các kỳ thi, theo dõi đảm bảo quá trình thi cử diễn ra đúng quy định và gửi báo cáo kết quả về trường.

Cập nhật điểm các môn học vào phần mềm,  thông báo đến các thầy cô phụ trách và học sinh sinh viên. 

Theo dõi việc thực hiện nề nếp và các quy định của nhà trường, tiến độ giảng dạy, tình trạng thực tế của việc dạy và học trong nhà trường. Tiếp nhận các ý kiến, phản hồi, thắc mắc từ học sinh sinh viên và cán bộ giảng dạy để giải đáp và xử lý.

Thông báo đến học sinh sinh viên các quy định mới, các hoạt động các sự kiện, các chế độ chính sách và thông báo mới từ nhà trường để học sinh sinh viên có thể kịp thời nắm bắt và thực hiện. 

Kiểm tra kết quả học tập thường xuyên và thông báo đến các trường hợp thuộc diện bị cảnh cáo và đang có nhiều bất cập. Hướng dẫn và cố vấn giúp các trường hợp này tìm ra giải pháp khắc phục. Tham gia xem xét các trường hợp học sinh sinh viên có thể bị buộc thôi học.

Tổ chức cho sinh viên đăng ký môn học trong kỳ, tạo điều kiện cho các trường hợp sinh viên học lại, học cải thiện.

Sắp xếp, bảo quản các loại hồ sơ tài liệu quan trọng liên quan đến công tác đào tạo theo đúng quy định của nhà trường và phòng Đào tạo.

 Lập báo cáo định kỳ.

1.4. Những yêu cầu để trở thành nhân viên giáo vụ

1.4.1. Yêu cầu về bằng cấp

Để trở thành một nhân viên giáo vụ, bạn cần có bằng tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học liên quan đến chuyên ngành sư phạm hoặc quản lý hành chính, hoặc chuyên ngành liên quan khác và đã có kinh nghiệm làm việc thực tế ở một vị trí tương đương.

Những trường hợp khác cũng sẽ được cân nhắc là người từng có kinh nghiệm làm việc ở vị trí chăm sóc khách hàng, nhân viên tư vấn khóa học hay nhân viên học vụ.

1.4.2. Yêu cầu về kỹ năng

Một nhân viên giáo vụ cần đáp ứng được những kỹ năng cơ bản sau:

Thành tạo các nghiệp vụ tin học văn phòng: có thể sử dụng thành tạo các phần mềm như word, excel, powerpoint.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng xử lý tình huống 

Nhanh nhẹn chuyên nghiệp và tự tin

Chủ động, linh hoạt và có tinh thần trách nhiệm cao

Có khả năng sắp xếp và quản lý tốt thời gian biểu

1.5. Quyền lợi của nhân viên giáo vụ 

Nhân viên giáo vụ cũng sẽ được hưởng tất cả các quyền lợi theo các quy định chung của nhà trường. Lương thưởng, các ngày nghỉ, lễ tết hiếu hỷ, bảo hiểm, chế độ thai sản với nhân viên nữ,... Chính sách giảm học phí khi cho con em theo học tại trường, được tham gia vào các buổi teambuilding, hội hè,...

Được cung cấp đầy đủ các loại tài liệu phục vụ trong quá trình làm việc, được hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản lý và theo dõi của nhà trường. 

Được cấp đầy đủ các trang thiết bị để làm việc như văn phòng, bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, máy tính, máy in, điện thoại,...

2. Cơ hội nghề nghiệp nhân viên giáo vụ hiện nay

Như đã nói, nhân viên giáo vụ là một vị trí quan trọng và không thể thiếu trong tất cả các trường học và cơ sở giáo dục hiện nay. Trường học, trung tâm đào tạo ngày càng xuất hiện nhiều, cơ hội của các nhân viên giáo vụ cũng được mở rộng và đa dạng hơn. Cơ hội nghề nghiệp rất lớn, các yêu cầu về bằng cấp cũng không quá khắt khe, chủ yếu đề cao kinh nghiệm, thái độ và hiệu quả làm việc. Vì vậy, bạn không cần quá lo lắng, nếu bạn đang học chuyên ngành sư phạm mà không muốn trở thành giáo viên hay giảng viên thì bạn cũng có thể lựa chọn trở thành một nhân viên giáo vụ.  

Mong rằng bài viết trên đây đã giúp các bạn hiểu nhân viên giáo vụ là gì. Hầu hết các bạn học sinh sinh viên đều yêu quý thầy cô giáo vụ trong trường vì phần lớn các thầy cô đều rất dễ tính và yêu thương học sinh sinh viên, tạo điều kiện hết sức để giúp đỡ các bạn trong quá trình học tập. Tuy không trực tiếp giảng dạy nhưng hãy nhớ gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo vụ vào những ngày đặc biệt nhé!