1. Tổng quan về vị trí giám đốc quản lý dự án

1.1. Khái niệm

Giám đốc quản lý dự án là người đứng đầu và có trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện các dự án với mục tiêu đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu và các kế hoạch đề ra. Từ đó sẽ mang lại nhiều lợi ích, giá trị cho tổ chức. Cụ thể, nhiệm vụ công việc đối với vị trí giám đốc quản lý dự án như sau:

- Thực hiện kiểm tra, giám sát về tiến độ xây dựng, nghiên cứu tài chính và đảm bảo dự án được thi công hiệu quả, chất lượng tốt.

- Là người xây dựng kế hoạch chiến lược, định hướng cho cấp dưới để thực hiện kế hoạch quản lý dự án của công ty. 

- Thường xuyên giao tiếp với khách hàng, gặp gỡ đối tác để đàm phán và báo cáo về tiến độ thi công dự án. 

- Kiêm vị trí quản lý và hạn chế những rủi ro phát sinh để tránh những thiệt hại trong thời gian triển khai dự án thi công.

1.2. Vai trò của giám đốc quản lý dự án trong doanh nghiệp

Trong suốt thời gian thi công dự án, giám đốc quản lý dự án phải thường xuyên giám sát và kiểm tra quá trình triển khai. Họ sẽ quản lý cấp dưới, phân công công việc, điều phối các nhóm để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ. Đồng thời đảm bảo cân bằng và chi tiêu hợp lý ngân sách và tài nguyên đã lên kế hoạch trước đó.

2. Nhiệm vụ công việc hàng ngày của giám đốc quản lý dự án 

Nhiệm vụ công việc hàng ngày của giám đốc quản lý dự án sẽ tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực của doanh nghiệp, dự án mà sẽ có sự phân bổ khác nhau. Tuy nhiên, đối với giám đốc quản lý dự án sẽ phải thực hiện các công việc chung như lập kế hoạch, tổ chức triển khai dự án, kết thúc dự án.

2.1. Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là bước khởi đầu quan trọng trong vị trí giám đốc quản lý dự án. Để bắt đầu tiến hành bất kỳ dự án nào thì việc lên bản kế hoạch hoàn chỉnh không thể thiếu, cụ thể nội dung trong bản kế hoạch sẽ được chia thành các mục như sau:

- Trình bày rõ ràng về mục tiêu của dự án cũng như phương pháp để hoàn thành mục tiêu

- Chọn ra mốc thời gian hoàn thành dự án và tiến độ dự án sẽ kéo dài bao lâu

- Phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng cho cấp dưới và nhân viên, trách nhiệm công việc của mỗi thành viên tham gia dự án trong vòng bao nhiêu ngày

- Nêu một số rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thi công. Đồng thời đề xuất các biện pháp phòng tránh rủi ro và phương án xử lý kịp thời.

- Dự đoán về kết quả dự án, đặt mục tiêu cho kết quả dự án và cố gắng hoàn thành tốt đến khi dự án kết thúc.

2.2. Giai đoạn thi công dự án

2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn đầu tiên chính là bàn giao công việc, phân công công việc cho cấp dưới. Cụ thể từng nhân viên sẽ đảm nhận nhiệm vụ gì và yêu cầu nhân viên đó phải hoàn thành nhiệm vụ được bàn giao trong vòng bao lâu?

Trước khi bắt đầu thi công dự án, giám đốc dự án sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ với ban quản lý dự án về những rủi ro có thể gặp phải trong thời gian thi công, phân tích rủi ro một cách chính xác để lập kế hoạch phương án xử lý các rủi ro phát sinh.

2.2.2. Giai đoạn triển khai dự án

Đây chính là giai đoạn thi công và là giai đoạn tốn nhiều thời gian nhất của dự án. Trong thời gian này, giám đốc quản lý dự án có trách nhiệm quản lý công việc một cách tốt nhất, giám sát, kiểm tra công việc của cấp dưới để thực hiện nhiệm vụ mà ban lãnh đạo đã giao cho.

Đồng thời, giám đốc quản lý dự án có thể truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức đến các nhân viên trong nhóm, xác định nhiệm vụ công việc của mỗi cá nhân để thực hiện. Thống nhất về thời gian hoàn thành nhiệm vụ, theo dõi thực hiện nhiệm vụ với mục tiêu thu về kết quả dự án tốt nhất.

Việc giám sát sát sao công việc mà cấp dưới đang thực hiện sẽ giúp giám đốc quản lý dự án đánh giá được công việc có đảm bảo được hiệu suất hay không. Ngoài ra, giám đốc quản lý dự án còn có thể nắm bắt được những sự cố phát sinh và tìm biện pháp giải quyết kịp thời.

Trong quá trình triển khai dự án về mẫu thiết kế, chất lượng thi công công trình, chi phí thi công cũng như tiến độ thi công sẽ cần được báo cáo một cách chi tiết cho giám đốc quản lý dự án. Giám đốc cũng cần thường xuyên tiếp nhận thông tin, chỉ thị mới để thông báo đến nhà thầu đang thực hiện thi công tại công trường.

Việc chịu trách nhiệm quản lý các Nhà thầu tư vấn, Nhà thầu thi công thực hiện đóng vai trò rất quan trọng trong thời gian triển khai dự án. Đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện đúng theo những quy tắc đã được ký kết trong bản hợp đồng của hai bên.

2.3. Giai đoạn dự án kết thúc

Giai đoạn kết thúc dự án cũng chính là giai đoạn cuối cùng. Giám đốc quản lý dự án cần trực tiếp đàm phán, phối hợp chặt chẽ về thời gian bàn giao dự án cũng như các chi phí dự án, vận hành triển khai dự án để khắc phục các sự cố phát sinh xảy ra nếu gặp phải.

Khi dự án kết thúc và đóng dự án, giám đốc quản lý dự án phải đưa ra bản tổng hợp, đánh giá về toàn bộ quá trình thực hiện dự án bao gồm: công đoạn tổ chức thi công, nghiệm thu, tất toán, bàn giao và hoàn tất toàn bộ công trình. Sau đó tiến hành trình hồ sơ thanh quyết toán cho các gói thầu.

3. Giám đốc quản lý dự án chịu những trách nhiệm gì?

3.1. Trực tiếp điều phối và quản lý dự án

Giám đốc quản lý dự án là người trực tiếp đề xuất và phối hợp thực hiện mọi kế hoạch dẫn dắt đội nhóm của mình. Hướng dẫn nhân viên, đào tạo nhân viên và quản lý nhân sự chuyên nghiệp để họ hoàn thành mọi mục tiêu đã đặt ra.

Giám đốc quản lý dự án cần phân chia nhiệm vụ công việc cân bằng cho mọi nhân viên, định hướng thời gian phải nộp kết quả công việc. Đồng thời thúc đẩy tinh thần, tạo động lực cho nhân viên để họ thực hiện tốt các nhiệm vụ đã được yêu cầu.

3.2. Chịu trách nhiệm khi dự án xảy ra rủi ro

Trong thời gian thi công dự án thì những rủi ro thường là vấn đề không thể tránh khỏi. Do vậy mà giám đốc quản lý dự án phải là người đứng ra chịu mọi trách nhiệm mà mình đang đảm nhiệm bao gồm khó khăn khi không đảm bảo đúng tiến độ, không đạt mục tiêu hoặc các rủi ro phát sinh. Chung quy, giám đốc quản lý dự án phải tìm ra được các phương án xử lý kịp thời và luôn đảm bảo dự án được thi công tốt.

3.3. Trực tiếp ký kết hợp đồng

Giám đốc quản lý dự án phải là người có trách nhiệm trong hợp đồng đã ký kết. Các nhiệm vụ thanh toán theo hợp đồng, danh mục hồ sơ hoàn công của dự án sẽ phải được hoàn thành các thủ tục đầy đủ theo quy định của công ty.

3.4. Phát triển nguồn lực dự án

Giám đốc quản lý dự án cũng có thể tham gia vào công tác tuyển dụng như phòng Nhân sự. Bởi giám đốc sẽ vừa đào tạo nhân sự mà cũng vừa tuyển dụng nhân sự để cùng góp sức xây dựng dự án hoàn thành kết quả tốt nhất. Không ngừng nghiên cứu và tìm kiếm các dự án khác, thực hiện tư vấn cho chủ đầu tư.

Trên đây là những thông tin cơ bản về vị trí giám đốc quản lý dự án. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã giải đáp trong bài đọc về quản lý dự án sẽ hữu ích cho các bạn đang có định hướng với ngành nghề này.