1. Tìm hiểu về file quản lý kho vật tư công trình

1.1. Định nghĩa chung về quản lý vật tư công trình và file quản lý

1.1.1. Quản lý vật tư công trình

Quản lý vật tư công trình là hành động, kiểm tra, quản lý, thống kê các loại vật tư có trong công trình bao gồm từ số lượng, tình trạng, chất lượng và giá cả. Đây là một công việc không hề đơn giản đối với các thủ kho bởi vì sự thay đổi liên tục trong số lượng của các loại vật tư. Với số lượng rất nhiều cũng như đa chủng đa loại các vật tư trở nên vô cùng khó kiểm soát, thậm chí người thủ kho có thể thống kê sai khi chỉ vừa mới lơ là một chút. 

Vì đặc trưng các loại hàng hóa thay đổi liên tục nên sau khi sự ra đời của internet lan rộng khắp toàn cầu phương thức lưu trữ các vật tư xây dựng công trình theo phương thức thủ công đã được thay đổi hoàn toàn. Các công ty, người làm thủ kho chỉ sử dụng sổ giấy như một phương thức để tổng kết lại số vật vật tư trong ngày trước khi chuyển ca. Còn trong các công việc thống kê trong ngày sẽ dần dần được chuyển qua số hóa trên các thiết bị điện tử.

1.1.2. File quản lý vật tư công trình

Với việc thực hiện số hóa trong quản lý theo thời gian đã sinh ra một khái niệm mới đó chính là file quản lý vật tư công trình. Về bản chất file quản lý vật tư công trình là nơi tiến hành lưu trữ các số liệu liên quan tới các vật liệu xây dựng trong cả quá trình một ngày. Và tất nhiên file quản lý cũng có tác dụng chốt sổ và tổng thống kê các vật tư còn lại trong kho. Với những năm về trước thì các file quản lý vật tư công trình xây dựng thường được sử dụng trên word và bảng excel của google với phiên bản ngoại tuyến, các dữ liệu đều được lưu lại trên thiết bị của công ty và không thể làm việc khi vắng mặt. Tuy nhiên với sự tác động của hoàn cảnh, yêu cầu của công việc nên các file quản lý vật tư công trình đã được chuyển dịch sang cả 2 phương tiện thống kê đó là online và offline

Với sự chuyển dịch này mà tiến độ, khả năng chính xác của kiểm kho đã được nâng cao lên đáng kể.

1.1.3. Lý do nên sử dụng file quản lý vật tư công trình excel

Miễn phí 

Lý do đầu tiên không thể không kể đến đó chính là chi phí mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra khi sử dụng excel như công cụ chính trong việc thống kê, quản lý vật tư của mình. Cũng giống như bao sản phẩm khác của microsoft, excel hoàn toàn có thể tải về trên ứng dụng cửa hàng của máy tính. Bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng tuyệt vời một cách miễn phí, không bó buộc, rập khuôn như khi sử dụng các sản phẩm đặc thù do công ty phát triển.

Đơn giản, dễ dàng sử dụng

Quả thực giao diện quá trực quan của excel chính là một trong những lý do mà phần mềm này được người dùng ưu ái như vậy. Bạn không cần là một người chuyên về máy tính hay thạo các kỹ năng văn phòng cũng có thể sử dụng excel sau một vài ngày tìm tòi cách sử dụng. 

Có các công thức tính toán

Có lẽ trước đây khi sử dụng các phương thức cũ để lưu trữ lại các số liệu về vật tư thì tính toán chính là nỗi ác mộng lớn nhất đối với vị trí thủ kho. Tuy nhiên excel lại biến điều này thành vô cùng dễ dàng khi hệ thống đã cung cấp sẵn các công thức phục vụ cho việc tính toán số liệu đã được nhập từ trước.

An toàn dữ liệu

Với excel bạn hoàn toàn có thể sao lưu các số liệu tại nhiều thời điểm khác nhau. Hoặc có thể chia sẻ với đồng nghiệp để trao đổi về công việc hoặc chuyển ca. Tất cả những gì chỉnh sửa đều được lưu vào trong hệ thống và hoàn toàn khôi phục lại được các phiên bản trước nếu như bạn muốn.

2. Các bước để xây dựng file quản lý vật tư công trình bằng excel

2.1. Lập các danh mục vật tư

Đây có lẽ là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong quá trình tạo lập một file quản lý vật tư công trình excel. Việc lập các danh mục đầu tư có ý nghĩa như tạo database cho file quản lý.

Các danh mục thương có trong file là: Số thứ tự, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị vật tư, số lượng vật tư. Các danh mục thường sẽ có sự thay đổi tùy theo từng doanh nghiệp, tuy nhiên về cơ bản thì các yếu tố chính này vẫn sẽ được bảo đảm

Định dạng chung cho bảng biểu là bước tiếp theo trong quá trình lập danh mục vật tư mà chúng ta nên thực hiện. Có thể bôi một màu khác cho phần danh mục chính để dễ dàng nhận diện cũng như theo dõi. Các dòng kẻ ngăn cách ô có thể cân nhắc biến đổi một chút để thể hiện sự phân biệt giữa các số liệu. 

Về cơ bản thì bước đầu tiên được làm cẩn thận và chỉn chu sẽ khiến tất cả các dữ liệu phía sau được phân luồng rõ ràng, dễ dàng nhập liệu, dễ dàng theo dõi.

2.2. Thiết lập sheet xuất nhập vật tư

Sheet xuất nhập vật tư sẽ thể hiện sự biến thiên trong số lượng vật tư mà kho hiện có, sheet vật tư càng chi tiết, thể hiện rõ ràng thì công tác tổng kết và bàn giao cuối ngày sẽ càng diễn ra nhanh chóng.

Các danh mục cần có trong sheet xuất nhập khẩu bao gồm: Thời gian, số chứng từ, tài khoản, nội dung vật tư, mã vật tư, tên vật tư, kích thước vật tư, trọng lượng vật tư và 2 bảng phụ bên trong là nhập kho và xuất kho. Trong mỗi bảng phụ cần có các yếu tố liên quan tới số lượng, đơn giá và thành tiền.

Sau khi đã hoàn thành phần khung của sheet bạn dựa vào đơn giá xnvt để hoàn thiện các thông tin trong bảng. Trong quá trình nhập xuất sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàm vlookup thực hiện tác vụ tìm kiếm theo mã hàng bạn nhập. Có thể bạn cần kết hợp 2 hàm vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin theo mã của hàng hóa cho tất cả các vị trí của bên nhập xuất.

2.3. Lập báo cáo về tình trạng của vật tư

Có 4 danh mục chính thường thấy trong bảng báo cáo vật tư xây dựng trong đó có: xuất, nhập, tồn, thiếu. Mỗi một danh mục chính đều được xét trong cả quá trình xây dựng vì vậy cần phải có cột theo dõi theo kỳ hoặc đơn vị thời gian mà doanh nghiệp quy ước.

Tại đây chúng ta sẽ sử dụng hàm sumif trong suốt quá trình quản lý và báo cáo vật tư. Hàm sumif là hàm giúp chúng ta tính tổng với điều kiện khác nhau từ đó hoàn toàn có thể tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã hàng từ danh sách với rất nhiều lần tiến hành nhập/ xuất khác nhau.

Vừa rồi là tất cả các chia sẻ về file quản lý vật tư xây dựng là gì, làm thế nào để tổ chức một file quản lý vật tư đơn giản mà hiệu quả. Mong rằng từ bài viết này, các bạn sẽ có cái nhìn khách quan hơn về việc quản lí hàng hóa nói chung và quản lý vật tư công trình nói riêng.