1. Đầu tiên bạn phải hiểu Event Organizer là gì?

Nhắc đến việc tổ chức các sự kiện thì không thể nào quên Event Organizer, Một người Event Organizer có quan trọng thế nào? Hiểu nôm na thì Event Organizer có nghĩa là người phụ trách các công việc liên quan đến tất cả mọi thứ, từ các bước đầu là lên kế hoạch cho sự kiện, sự kiện tầm cỡ thế này thì cần số lượng nhân lực thế nào? Hay các chương trình sự kiện này được tổ chức ra sao,… tất cả những yếu tố đó đều được Event Organizer lên kế hoạch cẩn thận.

Người làm vị trí này có vai trò rất quan trọng, họ sắp xếp mọi thứ từ việc lên ý tưởng đến viết kịch bản hay thiết kế sân khấu cũng đều được sắp xếp và hơn hết họ có vai trò điều hành toàn bộ khâu tổ chức trong sự kiện. Bất kỳ một sự kiện nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng cần có một người ở vị trí này. Ví dụ khi bạn mua vé cho một sân khấu âm nhạc, đến khi bạn ngồi vào vị trí của mình, sẽ có MC ra giới thiệu, các phần biểu diễn của ca sĩ hay nhóm nhạc, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,… tất cả phối hợp với nhau một cách ăn ý, không phải tự nhiên mà nó hoạt động một cách trơn tru như vậy mà là do bàn tay lên kế hoạch của Event Organizer.

Vậy nên để trở thành một người ngồi vào vị trí Event Organizer là vô cùng khó khăn, người này phải cực nhanh trí và tài giỏi, có đầu óc thông suốt để giải quyết tất cả các vấn đề đang diễn ra, vậy nên họ là những người có nhiều kỹ năng cũng như kinh nghiệm làm việc.

2. Các kỹ năng mà người làm Event Organizer cần có

Sau khi hiểu được Event Organizer là gì thì chúng ta cần phải xem xét xem người làm vị trí tổ chức sự kiện này cần có kỹ năng như thế nào? Công việc Event Organizer không chỉ là việc một người lên kế hoạch cho một quá trình mà là chạy từ khi lên kế hoạch cho đến lúc chương trình được thành công mãn nhãn, đó không chỉ là sự thể hiện trên kịch bản mà còn là sự đàm phán, thương lượng nhiều yếu tố như nhân sự, địa điểm tổ chức, thay các thiết bị âm thanh ánh sáng,…

Do đó để có thể trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì ngoài những kiến thức chuyên môn học trong trường hợp hay qua các khóa học là không thể đủ mà bạn cần phải trang bị cho mình những kinh nghiệm thực tế trong đời sống, các kỹ năng giúp công việc của mình hoạt động thật trơn tru, ngoài ra các kỹ năng của bạn phải liên tục được update để có thể bắt kịp xu hướng.

2.1. Kỹ năng lên kế hoạch viết kịch bản

Đối với người làm trong các vị trí tổ chức sự kiện thì kịch bản cho sự kiện là thứ không thể thiếu, có kỹ năng viết kịch bản bạn sẽ nắm rõ được quá trình thực hiện công việc của mình. Mỗi sự kiện sẽ có tính chất cũng như quy mô khác nhau đòi hỏi bạn cần phải chuẩn bị cho mình tư duy sáng tạo trong công việc.

Một buổi hòa nhạc khác với buổi ra mắt sản phẩm mới hay khác với các sự kiện về văn hóa, chính điều này đã làm cho người làm công tác tổ chức sự kiện có cái nhìn khách quan hơn về tính chất sự kiện, trong các sự kiện đó phào trang trí, thiết kế bài trí thế nào để phù hợp với quy mô cũng như tính chất của event. Tư duy sáng tạo không ngừng nghỉ đã giúp họ tổ chức thành công những sự kiện mà không phải gặp những sóng gió.

2.2. Phải là người có kỹ năng viết Proposal

Nếu như viết kịch bản tốt sẽ giúp cho sự kiện được tổ chức một cách chỉn chu nhưng như thế là chưa đủ, nếu một ý tưởng tốt chỉ có mình nhìn thấy, mình nghĩ được thì chưa chắc đó đã là ý tưởng tốt, bạn cần phải có khả năng thuyết phục và trình bày trước đám đông. Một ý tưởng tốt cần trình bày cho khách hàng và team của mình hiểu được, kỹ năng mô tả sự kiện, giúp mọi người hình dung ra ý tưởng của mình để cùng nhau thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Kỹ năng trình chiếu cũng như làm Powerpoint hoàn chỉnh sẽ giúp ý tưởng của bạn đến gần hơn với mọi người, một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ biểu thị được đầy đủ các yếu tố, Proposal cần thực sự ngắn gọn và súc tích nhưng phải đầy đủ các ý, không nên nói quá nhiều, quá dài dòng mà tập trung miêu tả cho mọi người hiểu được ý tưởng mà mình làm.

2.3. Kỹ năng giao tiếp đỉnh cao

Là một người tổ chức sự kiện thì việc giao tiếp là một yếu tố không thể thiếu, là một người giỏi giao tiếp bạn có thể trở thành người lãnh đạo, giúp khách hàng hiểu được ý tưởng của mình, giúp các nhân viên thực hiện và trao đổi công việc với mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp còn giúp bạn xử lý tình huống, nếu như những người kém giao tiếp có thể không đàm phán được hay khó lòng xoay chuyển tình thế mỗi khi gặp sự cố thì người có khả năng giao tiếp lại tạo được cho mình những mối quan hệ, khi ấy các mối quan hệ và nghệ thuật giao tiếp sẽ giúp bạn vượt qua khó khăn trước mắt. Có kỹ năng giao tiếp bạn mới nói chuyện được với khách hàng, giải quyết các yêu cầu từ phía đối tác và phân công công việc trách nhiệm đối với các thành viên trong team.

2.4. Nghệ thuật quản lý

Những người làm trong ngành Event Organizer thì không thể không có kỹ năng quản lý, là một người có vai trò quan trọng, gần như lãnh đạo mọi việc nhưng lại không có khả năng quản lý thì thật lãng phí. Bạn cần học cách quản lý để quản lý đội nhóm của mình hoạt động một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, từ đó mới có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng.

Nghệ thuật quản lý không chỉ thể hiện ở quản lý đội nhóm mà nó nằm cả ở quản lý tài chính. Một sự kiện có biết bao nhiêu chi phí phải bỏ ra, vậy nên bạn cần phải trang bị cho mình kỹ năng quản lý đỉnh cao, người quản lý cần phải phân bổ chi phí cho các khoản hợp lý để có thể tối đa hóa lợi nhuận mà sự kiện nhận được.

Trong một sự kiện có những yếu tố xảy ra bất ngờ, bạn cần phải trang bị cho mình những kỹ năng quản lý và xử lý tình huống, kèm theo đó là kế hoạch dự phòng để có thể thay thế bất cứ lúc nào.

3. Cần chuẩn bị gì trước khi trở thành một người làm Event Organizer

Để trở thành một người có khả năng lên kế hoạch cũng như lãnh đạo một sự kiện thì bạn cần phải trang bị cho mình đầy đủ các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Nếu có ý định đi theo nghề sự kiện bạn hãy tham tha thật nhiều các buổi tổ chức sự kiện, xin vào khâu tổ chức để có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm.

Ngoài ra bạn nên theo học ít nhất một khóa học tổ chức sự kiện để có thể trang bị cho mình kiến thức nền giúp công việc của bạn phát triển hơn. Bên cạnh đó khả năng ngoại ngữ kỹ năng chạy show cũng là một yếu tố vô cùng cần thiết. Các sự kiện lớn thường có sự tham gia của khách hàng hay nhà tài trợ nước ngoài, song song với đó là các công ty tổ chức sự kiện ngày càng hội nhập nên việc sử dụng ngoại ngữ gần như là bắt buộc. Vì vậy bạn hãy trang bị cho mình những kiến thức kỹ năng để có thể trở thành người Event Organizer trong tương lai nhé.

Bài viết trên đã giúp mọi người hiểu được Event Organizer là gì? Là một người đóng góp vai trò vô cùng to lớn trong các sự kiện bạn cần trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng như thế nào? Hãy cố gắng trau dồi kinh nghiệm cũng như khả năng của mình để có thể làm công việc tổ chức sự kiện mơ ước trong tương lai nhé.