1. Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện thế nào?

1.1. Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện hay event là những hoạt động mà con người tạo lập nên diễn ra tại một địa điểm, thời điểm nhất định nào đó, sử dụng nguồn lực, ý tưởng để truyền đạt một thông điệp xác định. Qua đó tạo sự thu hút, chú ý các đối tượng quan tâm tham gia sự kiện.

Tổ chức sự kiện hay tổ chức event là những tổ chức hoạt động trong nhiều lĩnh vực như thương mại, văn hóa, kinh doanh… thông qua hình thức hội nghị, hội thảo, tiệc, triển lãm.. Qua đó, đem tới khách hàng và công chúng những thông điệp mà người tổ chức gửi gắm qua sự kiện.

Những hoạt động tổ chức sự kiện có thể là những sự kiện có ảnh hưởng lớn và được truyền thông quan tâm như cuộc thi hoa hậu, Sea game, World Cup,... Hoặc những sự kiện liên quan tới hoạt động marketing và thương mại như hội thảo, hội nghị, lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, ra mắt phim… Hoặc tổ chức sự kiện cũng có thể là những hoạt động gắn liền với phong tục tập quán, hoạt động thường ngày của cá nhân, gia đình như cưới hỏi, sinh nhật…

1.2. Quy trình tổ chức sự kiện gồm có những gì?

Các đơn vị có trách nhiệm trong quá trình tổ chức sự kiện cần thực hiện theo đúng kế hoạch, hoàn thành và theo dõi các phần trong sự kiện để đảm bảo sự kiện suôn sẻ, tính từ lúc bắt đầu hình thành nên ý tưởng tới khi kết thúc sự kiện. Dưới đây là một quy trình tổ chức sự kiện cần có:

1.2.1. Trước khi diễn ra sự kiện

Trước khi diễn ra sự kiện, những người tham gia cần phải hiểu biết về chủ đầu tư tổ chức sự kiện hay nhà tài trợ, gồm có nhãn hiệu hay thương hiệu. Tiếp đến, những người tham gia, lên ý tưởng cần nghiên cứu những yếu tố liên quan và ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện như ngân sách, mục tiêu, vật lực, nhân lực…

Sau khi đã nghiên cứu xong, để tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh, những người tham gia tổ chức cần hình thành chủ đề, lập kế hoạch cho toàn bộ sự kiện, chuẩn bị tổ chức sự kiện, tìm kiếm địa điểm tổ chức, thời gian tiến hành, thiết bị, nhân lực và ngân sách. Bạn cũng cần phải quảng bá sự kiện để nhiều người biết tới, thu hút được sự quan tâm của công chúng.

1.2.2. Thực hiện sự kiện

Khi sự kiện được tiến hành, ban tổ chức và những người tham gia sự kiện cần làm những công việc như sau:

- Đón tiếp những thành viên tham dự sự kiện và tiến hành khai mạc.

- Điều hành những diễn biến chính và tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện (nếu có).

- Tổ chức vận chuyển, di chuyển, lưu trú trong sự kiện.

- Tổ chức các hoạt động trong sự kiện về phụ trợ và xác định những đối tượng mà sự kiện hướng tới.

1.2.3. Kết thúc sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, những người tham gia tổ chức sự kiện sẽ quảng bá sự kiện tới đông đảo công chúng, duy trì quan hệ với nhà cung cấp hỗ trợ sự kiện, chăm sóc khách hàng và quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.

Bên cạnh đó, bạn cần có phương án dự phỏng để giải quyết các sự cố trong quá trình thực hiện sự kiện, đồng thời đảm bảo an toàn, an ninh, vệ sinh trong quá trình sự kiện diễn ra.

Bạn cũng cần chú ý rằng những công việc này chỉ có tính chất tương đối, tùy theo vị trí cụ thể trong ngành sự kiện mà bạn sẽ thực hiện các công việc khác nhau.

2. Tổ chức sự kiện nên học ngành gì và học trường nào?

Sau khi biết được tổ chức sự kiện là gì, chúng ta cùng tìm hiểu những ngành, trường đào tạo chuyên ngành này nhé!

2.1. Tìm hiểu tổ chức sự kiện học ngành gì và thi khối nào?

Nếu bạn đam mê được làm việc trong ngành tổ chức sự kiện thì cần phải biết được nên học tổ chức sự kiện ngành gì, khối gì? Trên thực tế, ngành tổ chức sự kiện sẽ thi các khối như A, A1, D, C…

Để làm tổ chức sự kiện thì bạn cần học các ngành như PR, đạo diễn, quản trị sự kiện, truyền thông, quản lý nhà hàng – khách sạn, quản trị kinh doanh, quản trị sự kiện và lễ hội, marketing hoặc đạo diễn sự kiện…

Ngoài việc học tại những trường đào tạo hệ chính quy, bạn có thể học tại những đơn vị tổ chức sự kiện và có thể bắt đầu tự học quản trị kinh doanh, marketing, học chuyên ngành toán, bổ sung cho mình các kỹ năng như tổ chức, lập kế hoạch để chuẩn bị sẵn sàng trước khi trở thành nhân viên chính thức.

Ngoài ra, các nhà tuyển dụng đánh giá các ứng viên làm việc thực tế, có kinh nghiệm tổ chức sự kiện hơn là những ứng viên chỉ có bằng cấp liên quan tới tổ chức sự kiện.

2.2. Tổ chức sự kiện học trường nào và học ở đâu?

Nếu bạn đang tìm kiếm các trường đào tạo tổ chức sự kiện thì bạn có thể tham khảo các trường dưới đây:

- Học khoa đạo diễn sự kiện, lễ hội ở Đại học sân khấu điện ảnh Hà Nội.

- Học khoa báo chí của trường Đại học quốc gia Hà Nội hoặc Đại học quốc gia TPHCM.

- Học khoa báo chí truyền thông tại trường Đại học Kinh tế TPHCM.

- Học viện Báo chí Tuyên truyền.

- Học tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng PR tại trường Cao đẳng FPT.

- Học chuyên ngành tổ chức sự kiện văn hóa, báo chí hay khoa du lịch tại trường Đại học văn hóa Hà Nội.

- Học khoa du lịch, quản trị sự kiện khoa du lịch tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.

- Học các ngành PR, báo chí tại Học viện Báo chí Tuyên truyền.

- Học tổ chức sự kiện ngành Quan hệ công chúng tại trường Đại học Văn Lang.

- Học ngành quan hệ quốc tế tại trường Đại học Ngoại ngữ và tin học TPHCM.

- Học chuyên ngành kinh doanh thể thao và tổ chức sự kiện tại trường Đại học Tôn Đức Thắng.

Ngoài ra, sinh viên có thể tham gia thêm các hoạt động team building hay những trường có nhiều câu lạc bộ, hoạt động như Đại học ngoại thương.

3. Ngành tổ chức sự kiện có mức lương bao nhiêu, có cao không?

Dựa theo ngành nghề, vị trí, yêu cầu công việc, trình độ học vấn, kinh nghiệm và vị trí địa lý mà ngành tổ chức sự kiện sẽ có mức lương khác nhau. Tuy vậy, mức lương trung bình của ngành này khá cao, khoảng 50.000 USD đến 60.000 USD/ năm.

Để hiểu hơn về mức lương trong ngành tổ chức sự kiện, bạn có thể tham khảo một số vị trí dưới đây:

- Người sáng tạo và biên tập nội dung copywriter (content): Phụ trách lên nội dung, ý tưởng cho sự kiện và truyền thông và có mức lương trung bình từ 8 triệu đến 12 triệu.

-  Helper sự kiện: Vị trí này thường dành cho các PG, sinh viên thực tập, PB, hỗ trợ những công việc không có người làm như chỉ đường, cài mic cho người tham dự, ca sĩ, dán sticker, bê vác… Vị trí này có mức lương dao động từ 500.000 đến 1 triệu đồng/ 1 sự kiện.

- Kỹ thuật viên âm thanh và ánh sáng: Dựa theo yêu cầu của đạo diễn, vị trí này sẽ điều khiển hệ thống ánh sáng, âm thanh và có mức lương từ 1 triệu đến 5 triệu/ một sự kiện.

- Thiết kế đồ họa 2D: Là người phụ trách thiết kế những quà tặng, ấn phẩm, portfolio, card, backdrop, hồ sơ năng lực đấu thầu sự kiện, standee, banner… Mức lương cho nhân viên thiết kế đồ họa 2D tại sự kiện có lương khoảng 8 triệu đến 12 triệu/ tháng hoặc có thể lên tới 20 triệu đến 30 triệu/ tháng nếu thực hiện tốt.

- Thiết kế đồ họa 3D: Là người thiết kế 3D, dựng sân khấu cho toàn bộ sự kiện và đóng vai trò trong quá trình nhận dự án, chốt sale. Mức lương của vị í này dao động từ 15 triệu đến 30 triệu/ tháng.

- Đạo diễn sự kiện: Đây là vị trí cao nhất trong sự kiện, có thể là một ekip hoặc một người và chia thành đạo diễn âm nhạc, đạo diễn sân khấu, đạo diễn ánh sáng, đạo diễn kịch bản. Lương của đạo diện sự kiện trung bình khoảng từ 20 đến 50 triệu hoặc có thể cao hơn, tùy vào kinh nghiệm của đạo diễn và đây có thể là thu nhập cho một tháng hay một sự kiện.

- Điều phối viên sự kiện: Là những người chạy sự kiện, cầm bộ đàm, mặc đồ đen và đứng sau cánh gà, bản điều khiển sân khấu, hoặc một vài người sẽ tham gia tiếp đón khách. Đây là vị trí đảm bảo cho sự kiện diễn ra trơn tru, và những người điều phối viên cần phải có kinh nghiệm ít nhất 1 năm. Với vị trí này, mức lương dựa vào quy mô sự kiện và vị trí phụ trách, trung bình khoảng 3 triệu cho 1 sự kiện hoặc dựa vào lương cứng là 10 triệu/ tháng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được tổ chức sự kiện là gì và những thông tin khác về vị trí này. Ngành tổ chức sự kiện tại nước ta đang ngày càng phát triển và là một trong những ngành có thu nhập cực kỳ hấp dẫn. Để làm việc trong ngành này, ngoài kỹ năng chuyên môn, bạn cần trau dồi những kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, đức tính tỉ mỉ, chịu khó quan sát, biết cách tổ chức, lập kế hoạch, xử lý tình huống…