1. Thiết kế sự kiện là gì? Vai trò của thiết kế sự kiện

1.1. Thiết kế sự kiện là gì?

Thiết kế sự kiện liên quan đến chương trình sự kiện và tất cả các yếu tố đồ họa liên quan đến sự kiện. Thiết kế sự kiện quyết định diễn biến của sự kiện, từ các hoạt động, khách mời, địa điểm tổ chức sự kiện, diễn giả, đối tác và nhà tài trợ đến việc triển khai sự kiện.

Nhìn chung, bộ khung của sự kiện được tạo ra như một kết quả của quá trình thiết kế sự kiện. Mỗi sự kiện cần được lên kế hoạch và thiết kế từ rất sớm, thường là khoảng vài tháng trước khi sự kiện diễn ra. Thậm chí còn có những sự kiện lớn cần được lên kế hoạch thiết kế sự kiện từ khoảng 1 năm trước khi chính thức diễn ra. Nói như vậy để thấy được thiết kế sự kiện có vai trò và tầm quan trọng như thế nào đối với sự thành công của một sự kiện.

1.2. Thiết kế sự kiện có vai trò như thế nào?

Thiết kế sự kiện là quá trình tạo ra bộ khung của một sự kiện theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng. Khung chương trình sự kiện càng được thiết kế chi tiết, tỉ mỉ thì những rủi ro hoặc sự cố có thể phát sinh trong quá trình triển khai sự kiện càng được hạn chế đến mức thấp nhất.

Mỗi sự kiện đều có yêu cầu thiết kế khác nhau. Khung chương trình cho một buổi lễ khánh thành sẽ khác biệt so với khung chương trình dành cho một buổi họp báo hoặc khung chương trình dành cho một buổi ra mắt sản phẩm. Chính vì vậy có thể nói sự thành công và hiệu quả truyền thông của mỗi sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào khâu thiết kế sự kiện.

Thiết kế sự kiện giúp cho một chương trình thu hút hơn đối với khán giả và những thông điệp được gửi đi cũng sẽ rõ ràng hơn. Khán giả có ấn tượng như thế nào về sự kiện và những nội dung trong chương trình sự kiện? Sự kiện có được biết đến và truyền thông rộng rãi hay không? Tác dụng truyền tải thông điệp và nhận diện thương hiệu thông qua sự kiện như thế nào? Và còn nhiều khía cạnh khác nữa. Tất cả đều phụ thuộc vào sự thành công của sự kiện, mà sự thành công này lại phụ thuộc rất lớn vào công tác thiết kế và tổ chức sự kiện. Một sự kiện được lên kế hoạch thiết kế và tổ chức một các hoàn hảo có thể mang lại những hiệu quả bất ngờ.

1.3. Các bước thiết kế sự kiện

Như vậy bạn đã hiểu được thiết kế sự kiện là gì và vai trò của thiết kế sự kiện. Một sự kiện được thiết kế một cách hoàn hảo cần phải trải qua đúng quy trình thiết kế sự kiện, trong đó tất cả các bước cần phải được thực hiện một cách hoàn hảo. Sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm kiểu các bước trong quá trình thiết kế sự kiện để hiểu rõ hơn về quá trình này nhé!

1.3.1. Xây dựng ý tưởng thiết kế sự kiện

Bước xây dựng ý tưởng là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế bất kỳ sự kiện nào. Đây cũng là bước mà bạn cần phải bỏ ra rất nhiều tâm huyết và chất xám. Hiểu một cách đơn giản thì trong bước này, bạn cần đề xuất một loạt các ý tưởng tổ chức chương trình sự kiện và sau đó thảo luận cùng đội nhóm của mình để lựa chọn ra ý tưởng phù hợp nhất, thường gọi là Big Idea.

Sau khi đã chốt ý tưởng, bạn và đội nhóm của mình cần bám sát ý tưởng đó để tiếp tục triển khai tất cả các phương diện trong chương trình sự kiện, từ thiết kế tổng thể và chi tiết (hay còn gọi là concept sự kiện), lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, tìm kiếm đối tác và nhà tài trợ, lên danh sách diễn giả và khách mời.

Bạn cần phải đặt mình vào lập trường của những người sẽ tham gia sự kiện để biết được họ mong chờ điều gì ở sự kiện. Từ đó hoàn thiện ý tưởng cho chương trình sự kiện để mang lại cho người tham gia những trải nghiệm thú vị và hài lòng nhất.

1.3.2. Xác định đối tượng tham gia

Đối tượng tham gia sự kiện cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của sự kiện. Bạn có thể đề xuất tổ chức một sự kiện quy mô rất lớn, nhưng nếu như không có nhiều người tham gia thì sự kiện đó không thể coi là thành công được.

Việc xác định đối tượng của sự kiện cũng hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình tìm kiếm đối tác và nhà tài trợ phù hợp. Việc xác định đối tượng cũng tạo ra cơ sở để bạn dự trù những nội dung khác, chẳng hạn như cách thức và chi phí quảng bá sự kiện, mức giá vé sự kiện…

1.3.3. Lên kế hoạch sự kiện chi tiết

Sau khi đã định hình ý tưởng, việc tiếp theo bạn cần làm là triển khai ý tưởng ấy thành một bản kế hoạch chi tiết. Bạn cần xác định rõ ràng mục đích của sự kiện và concept phù hợp nhất để áp dụng nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho sự kiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện cần được xây dựng chi tiết đến từng khung giờ và dự trù cho những tình huống có thể phát sinh. Bạn cũng cần chuẩn bị một vài phần thay thế cho nội dung đã lên kế hoạch từ trước để đảm bảo sự kiện sẽ không bị ngắt quãng.

1.3.4. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện phải là địa điểm phù hợp nhất xét trên khía cạnh truyền thông, nội dung sự kiện, ý nghĩa của sự kiện và hiệu quả mong muốn. Thông thường thì quảng trường, trung tâm hội nghị… nhìn chung là những không gian lớn có đầy đủ tiện nghi sẽ được ưu tiên lựa chọn làm địa điểm tổ chức sự kiện. Thậm chí bạn có thể tổ chức sự kiện ngay tại công ty mình. Cần lên danh sách những tiêu chí trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm phù hợp.

1.3.5. Lựa chọn diễn giả, đối tác và nhà tài trợ

Diễn giả phải là người có chuyên môn cao và có khả năng truyền cảm hứng, thu hút sự chú ý của người nghe. Bạn cũng cần quan tâm đến những đãi ngộ cho họ để tạo động lực cho họ làm tốt công việc của mình.

Việc tìm kiếm đối tác cho một sự kiện cũng không quá khó khăn. Với một lời hứa hẹn quảng bá thương hiệu, có nhiều nhãn hàng hoặc nhà cung cấp sẵn sàng trở thành đối tác của bạn. Dĩ nhiên, quy mô sự kiện càng lớn thì việc tìm kiếm đối tác càng thuận lợi hơn.

Việc tìm kiếm nhà tài trợ lại phụ thuộc phần nhiều vào chủ đề và đối tượng mà sự kiện hướng tới. Các nhà tài trợ tiềm năng cũng sẽ quan tâm đến khía cạnh quảng bá thương hiệu khi cân nhắc tài trợ cho một sự kiện nào đó.

2. Lưu ý để tổ chức sự kiện thành công

Trên đây là những bước cơ bản nhất mà bạn cần thực hiện trong quá trình thiết kế sự kiện. Ngoài ra, trong quá trình thiết kế sự kiện bạn cũng nên dành sự quan tâm đến kế hoạch dự phòng cho những rủi ro hoặc sự cố có thể phát sinh.

Bạn cần có một đội ngũ giàu kinh nghiệm về quản lý và thiết kế sự kiện. Ngoài ra, việc phân chia công việc cũng cần được tiến hành một cách thỏa đáng. Mỗi người cần được giao nhiệm vụ phù hợp với sở trường và khả năng của bản thân. Kết quả làm việc cũng cần được báo cáo hàng ngày để đảm bảo không có sai sót nào trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện.

Như vậy, qua những thông tin trong bài viết bạn đã hiểu được thiết kế sự kiện là gì và tại sao quá trình thiết kế sự kiện lại quan trọng không kém gì quá trình tổ chức sự kiện. Thiết kế sự kiện quyết định sự thành công của sự kiện, do đó quá trình này cầm được đảm nhiệm bởi một đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm.