1. Thông tin cơ bản về ERP

1.1. Bạn biết gì về phần mềm ERP?

ERP còn được viết đầy đủ với cái tên là Enterprise Resource Planning, nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Giải thích theo một cách dễ hiểu hơn phần mềm ERP là một mô hình công nghệ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau để bổ trợ cho một gói phần mềm duy nhất. Phần mềm này có thể giúp tự động hoá từ A đến Z tất cả các hoạt động liên quan tới tài nguyên doanh nghiệp. Mục đích tạo ra phần mềm ERP này là mang đến một hệ thống dữ liệu tự động tổng hợp, thống nhất và xuyên suốt qua các phòng ban cũng như những khâu hoạt động như quản lý mua bán hàng hóa, quản lý nhân sự,...

1.2. Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm những gì

Hệ thống ERP là bao gồm các ứng dụng cũng như những công cụ hữu ích cho những lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn giao tiếp kết nối với nhau hiệu quả hơn. Hệ thống ERP có thể tích hợp tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp vào một một mạng lưới hệ thống thông tin toàn diện. Với các hệ thống ERP, tất cả những chức năng kinh doanh quan trọng có liên quan tới nhau như ước tính, sản xuất, nhân sự, tiếp thị, bán hàng,... đều sẽ có chung một nguồn thông tin cập nhật. Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp này giúp hợp lý hóa việc thu thập, lưu trữ cũng như sử dụng hiệu quả dữ liệu của doanh nghiệp như: tài chính & Kế toán, lập kế hoạch và quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,...

2. Đặc trưng của phần mềm ERP

Phần mềm ERP có 4 đặc điểm khá dễ nhận biết là

- ERP đem đến một dây chuyền sản xuất kinh doanh hợp nhất mà ở đó mọi thành viên trong doanh nghiệp từ cấp bậc quản lý tới nhân viên, mọi tổ khối và phòng ban chức năng đều được liên kết và xâu chuỗi thành một mạng lưới hoạt động sản xuất kinh doanh có quy luạt và trình tự thống nhất.

- ERP là hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động có thể thay thế con người.

- ERP hoạt động có quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Hệ thống quản lý đưa ra những nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng với những quy định nhất quán, chặt chẽ. Đồng thời kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.

- ERP luôn liên kết và thống nhất các phòng ban trong công ty để cùng làm việc, cộng tác qua lại chứ không phải là một cá thể hoạt động riêng lẻ.

3. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp như thế nào

3.1. Có khả năng kiểm soát thông tin tài chính hiệu quả

Để kiểm soát tốt thông tin tài chính vẫn luôn là một bài toán khó cho bất cứ doanh nghiệp nào chưa có nhiều kinh nghiệm. Thế nhưng với ERP mọi thứ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi mọi đều sẽ được tổng hợp lại ở một nơi. Nó sẽ là một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban phụ trách mảng đó. Và khi một con số thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều sẽ được tự động tính toán và điều chỉnh trùng khớp, giúp doanh nghiệp giải được bài toán tài chính lớn, tránh khỏi những rủi ro sai lệch không đáng có.

Cũng nhờ sự trợ giúp đắc lực của  ERp mà các doanh nghiệp lớn cũng không cần phải đợi đến cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý mới có thể thống kê và tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào cũng có thể chuâẩn bị những báo cáo tài chính chính xác và kịp thời khi mà tất cả những công đoạn đều đã có ERP xử lý nhanh gọn.

3.2. ERP giúp tăng tốc quá trình xử lý công việc

Doanh nghiệp càng có quy mô lớn thì quy trình quản lý và làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu hệt như một mạng lưới phức tạp. Và khi doanh nghiệp muốn tăng tốc độ công việc thì phải phụ thuộc vào hai yếu tố chính là xác định đúng hướng chuyển dữ liệu và quá trình chuyển dữ liệu thuận lợi. Nếu không đảm bảo hai bước này thì tốc độ công việc sẽ không thể nào nhanh được. Không khó để nhận thấy rằng việc chuyển số liệu hay chứng từ bằng giấy tới không thể nhanh bằng chứng từ điện tử. Chính vì vậy mà xử lý công việc nhờ vào ERP giúp tăng đang kể tốc độ công việc.

3.3. Hạn chế tối đa nhầm lẫn khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Thực tế cho thấy rằng doanh nghiệp rất thường xuyên gặp những vấn đề rắc gối do nhầm lẫn dữ liệu khi thông qua các bộ phận làm việc khác nhau. Lấy ví dụ cụ thể như sự nhầm lẫn giữa các con số viết tay hay lỗi gõ word gây những ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việcvà thậm chí làm hỏng kết quả của cả quy trình. Lợi ích mà ERP đem lại đó là bạn chỉ cần nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi sau đó thông tin sẽ được lưu nguyên vẹn trên hệ thống. Khi đó thì khi những bộ phận khác sử dụng dữ liệu ấy, họ sẽ tiếp cận trực tiếp với dữ liệu gốc chứ không phải một bản copy để rồi “tam sao thất bản”.

3.4. Dễ dàng quản lý và kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Chức năng Audit track của phần mềm ERP cho phép bộ phận quản lý nhanh chóng tìm ra những bút toán cần kiểm tra chỉ trong chưa đầy một phút cũng như theo dõi và giám sát quá trình làm việc của những nhân viên liên quan đến bút toán đó.

Việc quẩn lý từng khâu làm việc của nhân viên cũngsẽ được tối ưu hiệu quả. Giao diện hợp nhất của ERP cho phép ban quản lý nằm lòng tất cả kết quả làm của nhân viên, từ những từ những số liệu nhỏ nhất như như số lượng và thông tin những sản phẩm mà nhân viên đó đã bán ra được trong một buổi sáng cũng như doanh thu kiếm được trong một ngày, tuần hay quý. Một số phần mềm ERP còn hiện đại đến mức có thể tự động phân tích cơ sở dữ liệu phân công nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp nhất với thế mạnh của họ và dĩ nhiên bộ phận quản lý sẽ không tốn nhiều thời gian và công sức cho công đoạn này. 

3.5. Có khả năng tạo ra một mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Trong phần mềm ERP thường tích hợp thêm tính năng liên lạc nội bộ giữa các nhân viên hay phòng ban đang phụ trách cùng một hệ thống. Đó là việc nhắn tin riêng tư hoặc đơn giản là cập nhật những trạng thái cá nhân giống hệt như cơ chế hoạt động một trang mạng xã hội nội bộ.

4. ERP có hạn chế nào không?

Tuy đã và đang mang lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng ERP vẫn còn khá nhiều hạn chế cụ thể như:

4.1. Đòi hỏi chi phí sử dụng lớn 

Hệ thống ERP không cho phép tách từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp mà luôn cố định trong một gói tổng hợp với chi phí khá cao (ít nhất là 30.000 $). Thế nhưng, đa số doanh nghiệp lại không sử dụng hết tất cả các phân hệ trong đó. Như vậy, có thể thấy về cấu trúc phần mềm, ERP vẫn quá cứng nhắc và cồng kềnh với đa số doanh nghiệp. Cộng thêm giá thành đắt đỏ, doanh nghiệp cần cân nhắc kĩ lưỡng khi quyết định sử dụng ERP.

4.2. Tốc độ triển khai của ERP chậm chạp, mất nhiều công sức

Việc triển khai một giải pháp công nghệ có hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việc của bộ phận cung cấp phần mềm và khả năng thích ứng với phương thức làm việc mới của doanh nghiệp. Thế nhưng cả 2 quá trình này đều tốn rất nhiều thời gian công sức từ những vấn đề về cơ sở hạ tầng trang thiết bị cần đủ hiện đại để đáp ứng đủ những yêu cầu của ERP. Chưa kể phải phổ biến và thay đổi tất cả phương thức làm việc của cả doanh nghiệp. Để có thể làm được điều này trong một thời gian ngắn cũng đều là bài toán nan giải cho bất kì doanh nghiệp nào.

4.3. Tăng rủi ro trong quá trình kinh doanh và sản xuất

Việc đơn giản hoá dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ chỉ thuận lợi khi ERP duy trì hoạt động trơn tru. Thế nhưng chỉ cần phát sinh vấn đề sẽ kéo theo sự trì trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Nhà quản trị doanh nghiệp không nên vì lợi ích mà liều lĩnh sử dụng ERP, bởi cái giá phải bỏ ra khi giải pháp này không phù hợplà vô cùng lớn.

4.4. ERP không linh hoạt và rất khó nâng cấp

Các nhà cung cấp giải pháp ERP luôn phải chịu áp lực đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với quy trình và mục tiêu khác nhau. Thế nhưng ERP chỉ mạnh ở một lĩnh vực tài chính và khác yếu ở những phân hệ khác. Một vấn đề khá nan giải nữa đó là ERP quá cồng kềnh và khi các doanh nghiệp muốn cả tiến nó trong thời đại kỷ nguyên 4.0 thì sẽ phải tạm ngưng hoạt động đồng thời đưa cả hệ thống cồng kềnh ra lập trình lại từ đầu.

4.5. Không thể hoạt động khi triển khai làm việc từ xa

Hiện nay việc điều hành hay làm việc từ xa đã không còn quá xa lạ với các nhà quản trị doanh nghiệp khi hoj muốn có tự linh động nhưng vẫn có thể kiểm soát tốt công việc và quản lý các bộ phận phòng ban. Thế nhưng khi nhân sự không tới văn phòng làm việc thì hệ thống ERP chắc chắn sẽ nằm "đắp chiếu" vì nó không thể sử dụng từ xa. Chính vì vậy mà nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống này để vận hành thì khi không có nhân sự tới làm việc, tất cả sẽ bị đình trệ.

5. Điểm danh những doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP ở Việt Nam

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã phát triển vững vàng và đủ khả năng thiết kế những phần mềm ERP phiên bản Việt Nam như BRAVO, ERPViet,,... Phần mềm ERP trong nước có thế mạnh đó là quy trình xử lý tài chính - kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, đồng thời cập nhật kịp thời và những thay đổi liên tục của những quyết định, hướng dẫn, thông tư trong nước.

Bài viết trên đây là những chia sẻ vô cùng chi tiết về ERP là gì và những thông tin bổ ích liên quan. Hi vọng độc giả đã có thêm chó mình những kiến thức hữu ích về hệ thống phần mềm này và mong rằng nó sẽ giúp ích cho bạn trong công việc của mình nhé.