1. Công cụ quản lý dự án là gì?

Công cụ quản lý dự án chính là những ứng dụng, phần mềm chuyên phục vụ cho nhu cầu quản lý dự án. Bất kể đối tượng là ai, cá nhân hay nhóm hoặc lớn hơn là doanh nghiệp cũng đều có thể sử dụng để quản lý các dự án đang phụ trách. 

Trên thị trường hiện nay có nhiều công cụ phục vụ cho nhu cầu quản trị dự án như các công cụ miễn phí, công cụ trả phí và các công cụ chuyên dụng cho từng chức năng cần quản trị như quản lý đầu tư, tổng thể, công cụ quản lý sản xuất, công cụ quản lý xây dựng, … Dù có những mục đích hướng tới khác nhau nhưng hầu hết mọi công cụ đều sẽ sẽ dựa trên một quy trình cơ bản bao gồm: 

- Lập kế hoạch dự án

- Thực hiện dự án

- Theo dõi dự án và giám sát thường xuyên

- Đánh giá kết quả dự án

Về cơ bản, các công cụ này đều giúp bạn có thể quản trị dự án tốt một cách toàn diện, đồng thời cũng tạo điều kiện để những nhân viên cấp dưới ở mọi vị trí có thể sớm hoàn thành công việc đúng theo tiến độ dựa trên sự điều hướng của công cụ quản lý dự án.

Nhiều công cụ đã xuất hiện từ lâu và có thời gian phát triển, tiếp cận khách hàng suốt nhiều năm liền, thế nên chúng có điều kiện được hoàn thiện hơn mỗi ngày dựa vào các đánh giá, mong muốn mà khách hàng phản hồi. Nhiều công cụ không chỉ dừng lại ở tính năng quản lý mà còn được bổ sung thêm nhiều tính năng phục vụ khác cực kỳ tiện lợi, hữu ích và đáp ứng được nhu cầu quản lý đa dạng của mọi người, bao gồm lập ngân sách, ước toán, quản lý chi phí, giao tiếp, quản lý nguồn lực, chất lượng, …

Nhìn chung, khả năng của chúng vươn xa hơn rất nhiều cho nên càng thuận lợi trở thành cánh tay đắc lực của con người để giúp con người quản trị toàn diện mọi dự án, ngay cả dự án có quy mô lớn. Việc tối ưu quản trị sẽ đem tới cho doanh nghiệp cơ hội giảm thiểu chi phí.

Nếu như đã hiểu rõ ràng công cụ quản lý dự án là gì, bạn hẳn cũng nhận diện được vai trò của công cụ quản lý dự án. Do đó, là một nhà quản lý, không nên bỏ qua hoặc từ chối việc được trợ giúp bởi chúng. Chỉ chăm chăm quản lý theo phương thức truyền thống hết sức thủ công sẽ khiến cho hiệu suất công việc của bạn không đạt tốt như khi sử dụng công cụ hỗ trợ. 

Với 5 gợi ý bên dưới đây, bạn sẽ có được những sự lựa chọn công cụ quản lý dự án tốt nhất, phù hợp nhất.

2. Cập nhật những công cụ quản lý dự án chất lượng nhất

2.1. Công cụ Biểu đồ Gantt

Biểu đồ có phương thức hiển thị các công việc theo đơn vị thời gian. Do vậy, đây là công cụ tuyệt vời cho mục tiêu lập kế hoạch, lịch của dự án dựa vào các mối quan hệ có liên hệ, phụ thuộc với hạng mục của các đầu việc.

Diện mạo đầu tiên của biểu đồ Gantt là được thể hiện trên giấy vẽ, bằng thao tác thủ công. Người ta vẽ lại nhiều lần để biểu thị cho các lần thay đổi lịch trình của công việc. Nhận thấy sự bất tiện, rườm rà và mất rất nhiều công vẽ cho nên sau này, trải qua nhiều sự tính toán, chính các nhà quản lý dự án đã tìm ra phương án thuận tiện và tối ưu hơn, đó là dùng các mảnh giấy nhỏ biểu diễn biểu đồ Gantt, khi cần thì có thể thay đổi, di chuyển dễ dàng. Sự cải tiến lớn nhất chính là biểu đồ Gantt ở dạng trực tuyến, không cần phải tốn công vẽ hay thay đổi mỗi khi cần mà biểu đồ trực tuyến sẽ tự động cập nhật dữ liệu và tự động thay đổi chính xác theo các số liệu, dữ liệu.

2.2. Cấu trúc tiêu chuẩn phân chia công việc 

Cấu trúc phân chia công việc được gọi là WBS, chính là công cụ có tác dụng chia nhỏ dự án để dễ quản lý. Cấu trúc được quản trị ở dạng cây, sẽ chia phạm vi làm nhiều đơn vị. Đồng thời công cụ cũng tuân thủ nghiêm ngặt tính phân cấp hệ thống cần quản lý trong dự án. Mục tiêu cuối cùng là chia nhỏ nhiệm vụ ở mức tối đa.

Một số quy tắc được cho là khá hữu dụng để áp dụng vào việc phân chia cấu trúc công việc. Trong đó, quy tắc 8/80 được ứng dụng rộng rãi hơn cả vì độ khả thi và phổ biến của nó.

2.3. Đường cơ sở dự án

Là một cách tạo ra đồ họa qua đó biểu thị những giá trị dự án. Với việc sử dụng công cụ quản lý dự án này, bạn sẽ dễ dàng đo lường được hiệu suất trong thực tế. Có rất nhiều đường cơ sở để người quản trị dễ dàng lựa chọn. Trong số đó có 3 đường được sử dụng phổ biến là đường cơ sở tiến độ, chi phí và phạm vi. Vai trò chính của đường cơ sở chính là giúp theo dõi tiến trình trong thời gian thực tế.

2.4. Một số công cụ quản trị dự án mất phí

Những công cụ nêu trên có thể được sử dụng tự do, miễn phí. Tuy nhiên bạn cũng có thể lựa chọn sử dụng các công cụ có tính chi phí nhưng đảm bảo uy tín, chất lượng và có thể đem đến cho bạn nhiều tính năng hơn. Đó là gì? Mời bạn đọc tiếp tục tham khảo những chia sẻ bên dưới.

2.4.1. Công cụ quản lý dự án Jira Software

Công cụ này đem đến cho người sử dụng tiện ích trong việc lập kế hoạch, theo dõi dự án bằng phương pháp chú trọng tập trung vào sự hiệu quả của công việc.

Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn còn phản ánh về điểm bất tiện của phần mềm như khó sử dụng, giao diện phức tạp. tốn nhiều thời gian làm quen với phần mềm.

Đặc biệt, điểm hạn chế lớn nhất của nó nằm ở sự hạn chế phản ánh, hỗ trợ quản lý chỉ trong một số lĩnh vực, chủ yếu phục vụ cho lĩnh vực công nghệ.

2.4.2. Phần mềm Monday

Monday cũng là một minh chứng xứng đáng được nêu tên trong chủ để khám phá công cụ quản lý dự án là gì. Mọi thông tin đều được tích hợp chỉ trong một nền tảng, thế nên Monday đặc biệt thích hợp cho những thành viên có điều kiện làm việc từ xa của mọi phòng ban. Nhà quản lý dự án sẽ luôn sao sát nắm bắt đầy đủ mọi tình hình diễn biến của công việc.

2.4.3. Công cụ Office

Đây là cái tên gắn liền với sự chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhà quản lý có thể quản trị tất cả các dự án và mọi đầu việc, nhiệm vụ trong dự án một cách hiệu quả mà chỉ cần một nền tảng duy nhất. Thế nên nhà quản lý luôn nắm bắt được tiến độ và hiệu quả dự án một cách chính xác, tiện lợi và thực hiện các thao tác mọi nơi, mọi lúc một cách dễ dàng.

Nhìn chung, đối với những nhà đang thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án thì rất cần thiết để hiểu rõ công cụ quản lý dự án là gì. Đây là một giải pháp tối ưu giúp nắm bắt tiến độ, theo dõi nhanh chóng mọi vấn đề liên quan tới dự án. Với sự đa dạng các công cụ quản lý dự án trên thị trường mà bạn cần phải chọn lọc kỹ công cụ phù hợp với nhu cầu quản lý của mình nhé.