1. Hiểu cơ bản về chuyên viên mua hàng

1.1. Định nghĩa về chuyên viên mua hàng

Chuyên viên mua hàng là công việc của các cá nhân chịu trách nhiệm công việc thu mua cho một doanh nghiệp. Theo ngôn ngữ quốc tế, chuyên viên mua sắm còn được gọi là Procurement Specialists hoặc Purchasing Specialists.

Công việc chính của chuyên viên mua hàng là tìm kiếm và mở rộng nguồn đầu vào, đảm bảo tính ổn định của nguồn cung cấp hàng hóa, đồng thời các mặt hàng mà doanh nghiệp thu mua đáp ứng được thông số kỹ thuật, đạt đúng tiêu chuẩn đã cam kết. Không chỉ vậy, người chuyên viên mua hàng còn phải đàm phán, đánh giá năng lực với các nhà cung cấp. Trong suốt nhiệm vụ của mình, họ cần liên tục theo dõi, xây dựng các phương án  cho bất kỳ tình huống phát sinh hay vấn đề xảy ra trong quá trình cung cấp hàng hóa.

Trong thời đại ngày nay, chuyên viên mua hàng đang có vai trò vô cùng quan trọng, có ý nghĩa then chốt đối với các doanh nghiệp ở lĩnh vực sản xuất, đặc biệt trong ngành nghề logistic, xuất nhập khẩu. Nếu không có họ, doanh nghiệp sẽ thiếu đi những người đảm bảo nguồn cung cấp đầu vào, người tạo điều kiện sống còn cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Nhân viên cung ứng là gì và những thông tin cần biết về vị trí này

1.2. Chuyên viên mua hàng có vai trò như thế nào?

Trong thời đại ngày nay, hoạt động mua hàng không chỉ là một công việc cần phải có mà bắt buộc phải với có đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó chính là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo nguồn thu, gia tăng lợi nhuận.

Mục tiêu chính của bất kỳ hoạt động mua hàng nào cũng là đáp ứng chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ về mặt chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật mà bộ phận sản xuất đã đề ra. Có thể nói, sự sống còn của hoạt động mua hàng sẽ được quyết định bởi người chuyên viên phụ trách hoạt động đó.

Tất cả những công việc đề ra trong cả quá trình hoạt động mua hàng đều được một mình chuyên viên gánh vác. Chuyên viên mua hàng sẽ chính là người thương lượng, đàm phán với nhà cung cấp để có thể đạt được đúng các chỉ tiêu về giá.

Toàn bộ quá trình theo dõi, xây dựng hợp đồng mua hàng đều do chính họ tạo nên. Bên cạnh đó, người chuyên viên cũng đóng vai trò như một người thủ thư, họ chính là người lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu, toàn bộ các giấy tờ liên quan đến hoạt động thu mua và lưu trữ hàng hóa của doanh nghiệp.

1.3. Công việc của người chuyên viên mua hàng

Để có thể khiến hoạt động mua hàng hóa trau chuốt, trơn tru, người chuyên viên cần thực hiện các công việc sau. Đầu tiên, người chuyên viên sẽ cần phải xây dựng các tiêu chuẩn, tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng. Đồng thời, họ cũng cần phải tạo dựng, giữ gìn mối quan hệ với các nhà cung cấp, các bộ phận phòng ban, đặc biệt là bộ phận giám sát chất lượng để toàn bộ hoạt động diễn ra suôn sẻ, không gặp trục trặc bất kỳ đâu.

Sau khi nhận được sản phẩm từ nguồn đầu vào, họ sẽ đánh giá chất lượng hàng hóa, để từ đây có thể kiểm định nhà cung cấp, xem xét các tiêu chí phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Người làm chuyên viên cũng cần soạn thảo các văn bản liên quan đến yêu cầu báo giá, trình duyệt đơn hàng, đàm phán, xây dựng hợp đồng với các điều kiện, điều khoản với nhà cung cấp.

Trong suốt quá trình hoạt động hàng hóa diễn ra, người chuyên viên cần liên tục theo dõi đơn hàng, giải quyết các phát sinh để đảm bảo hàng hóa đến được với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người chuyên viên cũng cần phân tích các xu hướng, xây dựng nhu cầu kinh doanh để doanh nghiệp có thể phát triển, tạo nên các nguồn cung ứng phù hợp cho những lần kế tiếp.

2. Các kỹ năng cần có của người chuyên viên mua hàng

2.1. Kỹ năng đàm phán hàng hóa

Đối với người chuyên viên, kỹ năng đàm phán là yếu tố quan trọng nhất. Đây chính là kỹ năng nền tảng để họ có thể kết nối với các nhà cung cấp, tạo giá trị thực sự cho doanh nghiệp. Công việc thương lượng không chỉ kiên trì tìm kiếm, nỗ lực đạt được mục tiêu mà nó còn là hiểu các nhu cầu, suy nghĩ, mục tiêu của đối phương trong bất kỳ lần đàm phán nào.

Khả năng thấu hiểu chính là chìa khóa để người chuyên viên có thể nắm bắt khi nào cần nói, khi nào cần đưa ra các điều khoản để thương thảo với nhà cung cấp. Mỗi cơ hội là một lần duy nhất, người chuyên viên cần linh hoạt, nhanh nhạy để nắm bắt từng lợi thế trong đàm phán.

2.2. Kỹ năng quản lý – duy trì quan hệ

Bên cạnh việc tạo dựng quan hệ thì việc duy trì cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng. Đây chính là nền tảng để tạo nên thành công trong suốt hoạt động mua hàng hóa. Các mối quan hệ mà người chuyên viên cần quan tâm là nhà cung cấp, các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp. Chỉ khi có mối quan hệ tốt, hoạt động của bạn mới thuận lợi, toàn bộ quá trình mới thực hiện được nhuần nhuyễn đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của doanh nghiệp.

Các mối quan hệ tốt được bắt nguồn từ sự tôn trọng lẫn nhau. Chỉ khi bạn nghiêm túc với các mối quan hệ, nghiêm túc với công việc thì quá trình quản lý – duy trì quan hệ mới thuận lợi, đạt hiệu quả cao.

2.3. Quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là nền tảng để bạn có thể đáp ứng mọi nhiệm vụ của doanh nghiệp. Trong quá trình thu mua hàng hóa, bạn cần đảm bảo hàng hóa và dịch vụ luôn được cung cấp trong khoảng thời gian phù hợp. Đồng thời, bạn cũng cần tránh tạo nên các khoảng thời gian chết, khiến giảm năng suất công việc.

Với sự phát triển của môi trường kỹ thuật, người chuyên viên đã có thể giảm thiểu các vòng quay mua hàng, cũng như tránh các khoảng thời gian phát sinh khiến công việc bị gián đoạn. Do đó, người chuyên viên phải biết sử dụng công nghệ một cách hợp lý để hỗ trợ công việc của mình một cách hiệu quả nhất.

2.4. Kỹ năng chiến lược

Kỹ năng chiến lược được thể hiện ở khả năng phân tích vượt trội, để người chuyên viên có thể dễ dàng nhận ra những cơ hội, khó khăn tiềm ẩn trong tương lai. Để từ đây, doanh nghiệp có thể giữ vững được lợi thế cạnh tranh trong một môi trường đầy biến động. Bên cạnh đó, người chuyên viên cũng cần có khả năng cập nhật những thay đổi của thị trường để có thể dự đoán được xu hướng, nhu cầu của tương lai. Đây chính là yếu tố then chốt tạo nên sự hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Nhu cầu thị trường hiện nay

Hiện nay, trên thị trường lao động, người chuyên viên đang được rất nhiều nhà tuyển dụng quan tâm. Những nhà tuyển dụng này chủ yếu thuộc các doanh nghiệp trong các lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, công nghệ, xuất nhập khẩu.

Với thời đại hội nhập ngày nay, đã có rất nhiều công ty từ các nước như Hàn Quốc, Đài Loan, Nhật Bản,… đã có mặt tại Việt Nam. Đây chính là cơ hội lớn cho những người chuyên viên trong lĩnh vực này. Chỉ cần bạn có ngoại ngữ tốt, kỹ năng mềm ổn định là bạn hoàn toàn có đáp ứng được các yêu cầu, có nguồn thu nhập cực kỳ cao.

Như vậy, để có thể làm được công việc chuyên viên mua hàng, bạn cần một kiến thức sâu rộng, kỹ năng mềm tương đối tốt và không ngừng học hỏi. vieclam123.vn đã giúp chúng ta hiểu được cơ bản chuyên viên mua hàng là gì và những kỹ năng cần có của một người chuyên viên. Mong rằng, qua bài viết trên, bạn đã tìm được hướng đi mới cho bản thân mình.