1. Chuyên viên mua hàng là gì và được hiểu như thế nào

1.1. Chuyên viên mua hàng là gì?

Chuyên viên mua hàng trong tiếng anh là purchasing specialist hoặc procurement specialist, đây là một nhóm công việc đặc thù chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động mua sắm của doanh nghiệp

1.2. Chuyên viên mua hàng được hiểu như thế nào?

Nhiệm vụ chính của các chuyên viên mua hàng chính là đảm bảo sự ổn định, liên tục của các nguồn cung đầu vào, tránh làm đứt gãy dòng cung nguyên liệu làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất. Không chỉ chịu trách nhiệm về số lượng, các chuyên viên mua sắm còn phải chú ý tới chất lượng, thông số cụ thể của các mặt hàng mua về. Chính vì vậy nên các chuyên viên mua sắm còn có vai trò đánh giá mức độ tin cậy của các nhà cung cấp về chất lượng của sản phẩm. Vì phụ trách về việc mua hàng chọn hàng nên khâu đàm phán, thương thảo về giá cả sao cho có lợi cho công ty nhất cũng là một trong những việc nằm trong mô tả công việc của chuyên viên mua hàng. Sau khi tiến hành chọn nguồn hàng phù hợp, đàm phán, kí kết hợp đồng thì các hoạt động thuộc về sau mua bán cho tới trước đi vào sản xuất cũng nằm trong mức độ quản lí của chuyên viên mua hàng vì dụ như vận chuyển hoặc đảm bảo cho các sự cố phát sinh liên quan tới hàng hóa.

Chính vì mức độ quan trọng của các chuyên viên mua hàng nên các doanh nghiệp thường săn đón ráo riết những chuyên viên mua hàng đã có kinh nghiệm và khả năng xử lí tình huống tốt. Không thể không kể tới những phúc lợi của công việc này cũng khá tốt dẫn tới càng ngày càng có nhiều bạn trẻ quyết định chọn chuyên viên mua hàng như là nghề nghiệp trong tương lai của mình

2. Vai trò quan trọng của chuyên viên mua hàng

Hiện nay việc mua hàng không chỉ là một hành động nhằm đảm bảo khả năng hoạt động của công ty, cung cấp đầu vào ổn định mà nó còn được phát triển như một chiến lược kinh doanh cụ thể và lâu dài nhằm tăng doanh thu của doanh nghiệp một cách ổn định và tối ưu trong nhiều năm. Chính vì vậy nên các hoạt động mua hàng phải được tối ưu hết mức có thể hay nói cách khác chính là hàng hóa được mua vào với chất lượng tốt nhất nhưng giá thành phải hợp lí hoặc rẻ. Hiện nay có nhiều công ty chọn mức độ hiệu quả của hoạt động mua hàng như là thước đo cho tốc độ, tiềm năng phát triển của công ty. Tất nhiên tất cả những công việc này đều thuộc phụ trách của các chuyên viên mua hàng

3. Trách nhiệm của một chuyên viên mua hàng

Chuyên viên mua hàng cần phải đáp ứng những nhiệm vụ và hoàn thành các trách nhiệm sau:

Tìm kiếm và xác định những nhà phân phối cung cấp có tiềm năng đối với doanh nghiệp

Việc tìm kiếm được những nhà phân phối tiềm năng đã mang lại 50% chiến thắng đối với các chuyên viên mua hàng nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Việc cân đối được giá cả và chất lượng của một bên cung cấp hàng hóa so với thị trường chung giúp các chuyên viên mua hàng có được cái nhìn bao quát. Nên dù cho tại thời điểm hiện tại có chịu một chút thiệt hại đối với doanh nghiệp nhưng khi đi đường dài thì các giá trị sẽ được bù đắp. Đồng thời việc có thể đánh giá được về khả năng của đối tác sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng nắm bắt được thông tin của các đối thủ từ đó vạch ra từng kế hoạch riêng biệt để chiến thắng.

Soạn thảo các đề xuất của doanh nghiệp, đàm phán giá và các điều khoản mua bán hàng

Sau khi đã xác định được các nhà phân phối tiềm năng thì việc cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về doanh nghiệp và nhu cầu mua sắm mặt hàng mà đơn vị đó cung cấp là vô cùng cần thiết. Chuyên viên mua hàng lúc này sẽ như là cầu nối giữa doanh nghiệp và các đơn vị cung ứng, phụ trách truyền đi thông tin và các yêu cầu nhanh và chính xác nhất. Sau khi cả 2 bên đã hiểu về các yêu cầu từ cả hai phía thì các chuyên viên mua sắm sẽ có trách nhiệm chuyển thương vụ sang một giai đoạn mới đó chính là đàm phán giá cả và các điều khoản đi kèm.

Việc đàm phán về giá cả và các điều khoản nên được cân nhắc dựa trên tiềm năng hợp tác của hai phía, mức độ phụ thuộc của đơn vị sản xuất và chỉ số bình quân của giá cả và chất lượng của phía cung cấp hàng hóa. Có 2 hình thức thường được sử dụng đối với các doanh nghiệp đó chính là đàm phán cứng và đàm phán win - win. Trong đó đàm phán win - win được sử dụng nhiều hơn cả do tính chất có thể kết hợp lâu dài trong tương lai. Tuy nhiên với một vài trường hợp phía cung cấp hàng hóa không được như chúng ta muốn thì hoàn toàn có thể sử dụng phương pháp đàm phán cứng hoặc hủy bỏ thương vụ. Đàm phán mềm là trường hợp khá hiếm thấy trừ khi doanh nghiệp phía chuyên viên mua hàng là một doanh nghiệp mới, còn non nớt, hoặc phía đơn vị cung cấp hàng là những đơn vị có tiếng, cung cấp cho nhiều doanh nghiệp với quy mô trung hoặc lớn.

Giám sát hoạt động của các nhà cung cấp, giải quyết ngay các vấn đề phát sinh trong khi mua hàng.

Không có gì có thể đảm bảo sẽ không có vấn đề gì xảy ra sau khi kí kết hợp đồng, chính vì vậy các chuyên viên mua hàng sẽ có trách nhiệm đối với các giai đoạn sau khi kí kết hợp đồng. Thường thì sau khi kí kết hợp đồng, mọi yếu tố phát sinh sẽ thường gây ảnh hưởng cho phía doanh nghiệp nhiều hơn là đơn vị sản xuất, nên lúc này các chuyên viên mua hàng nên thật sự thận trọng, theo dõi sát sao quá trình sản xuất, đóng gói mặt hàng

Kiểm tra đánh giá và loại bỏ, thay thế những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn

Thường một chuyên viên mua hàng sẽ có 4 giai đoạn kiểm tra đó chính là:

Kiểm tra khi tiến hành đưa nguyên liệu đầu vào

Kiểm tra trong quá trình sản xuất

Kiểm tra khi hàng hóa tới tay doanh nghiệp

Kiểm tra sau khi hàng hóa về với doanh nghiệp khoảng 1 tuần hoặc 4 ngày để đảm bảo khả năng hàng hóa bị lỗi do các quá trình sản xuất, vận chuyển nhưng cần thời gian mới thể hiện ra ngoài.

Đó là tất cả những công việc của chuyên viên mua hàng liên quan tới khả năng cung ứng hàng hóa đầu vào cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó các chuyên viên mua hàng còn có trách nhiệm phân tích xu hướng kinh doanh và nhu cầu của người tiêu dùng để có thể cùng với các bộ phận khác đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp với thị trường. Lập báo cáo, quản lý các hồ sơ phù hợp, khoa học, chính xác.

Vừa rồi là tất cả những chia sẻ về chuyên viên bán hàng là gì của vieclam123.vn. Mong đối với những bạn là chuyên viên mua hàng, có mong muốn trở thành chuyên viên mua hàng nói riêng và các bạn trẻ nói chung, có thể tận dụng bài viết này và lựa chọn được công việc làm ưng ý.