1. Chi phí chất lượng là gì?

Chi phí chất lượng được viết tắt là COQ, viết đầy đủ theo tên tiếng Anh là Cost of Quality. Đây chính là khoản phí bắt buộc phía doanh nghiệp phải chịu để phục vụ cho mục đích đảm bảo tốt chất lượng cho sản phẩm.

Hiểu đơn giản hơn nữa câu hỏi chi phí chất lượng là gì thì đó là loại phí được sử dụng để đáp ứng nhu cầu cung ứng, sản xuất các dịch vụ sao cho đáp ứng được tối đa nhu cầu của khách hàng.

2. Ý nghĩa, giá trị của chi phí chất lượng

Chi phí chất lượng có rất nhiều vai trò quan trọng nhưng ít ai có thể chỉ rõ được. Vì thế nên việc sử dụng loại chi phí này sẽ không thể đạt được hiệu quả như mong muốn. Đó cũng chính là lý do chúng ta cần phải chỉ rõ các vai trò mà chi phí chất lượng biểu thị ngay sau đây.

2.1. Đánh giá hiệu suất tổng hợp trong quản lý chất lượng

COQ còn được những nhà kinh tế ví như thước đo mà doanh nghiệp có thể tận dụng để quản lý chất lượng. Nó sẽ chỉ rõ mức độ hiệu quả đã tạo ra đối với hoạt động quản lý cũng như kế hoạch cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Nếu phía đơn vị sản xuất để cho nguồn lực bị lãng phí, ví như việc bảo quản sai nguyên vật liệu, sử dụng không đúng cách dẫn đến nguyên vật liệu phục vụ sản xuất bị hỏng, phải đầu tư nhân công, thời gian cho việc làm lại sản phẩm, toàn lực từ máy móc, thời gian cũng tập trung cho việc sửa lỗi, … thì điều đó kéo theo khoản chi phí chất lượng sẽ gia tăng chóng mặt. Hậu quả là lợi nhuận sẽ bị giảm.

2.2. Chi phí chất lượng giúp nhận diện rõ sự trục trặc

Dựa vào việc phân tích tình hình sử dụng chi phí chất lượng từ trong thực tiễn ở doanh nghiệp hay nhà xưởng sản xuất, đưa ra đánh giá xác đáng sẽ giúp nhà kinh doanh nhìn nhận được mấu chốt của vấn đề chất lượng. Bên cạnh đó, càng dễ dàng nhìn ra được khu vực nào đang xảy ra tình trạng hoạt động kém hiệu quả dẫn tới chất lượng đạt được không đảm bảo chỉ tiêu. Như thế, doanh nghiệp sẽ dễ tìm ra nguyên nhân gốc rễ để giải quyết, đồng thời có thêm phương án chiến lược để giúp chất lượng được cải tiến hơn.

2.3. Nâng cao nhận thức về chất lượng, tạo ra nền tảng văn hóa chất lượng

Nếu kiểm soát cụ thể, rõ ràng về khoản chi phí bị lỗ thì doanh nghiệp mới nhìn ra được vai trò quan trọng của chất lượng hàng hóa được sản xuất ra. Trong khi đó, chi phí chất lượng lại cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để có thể phân tích rõ các khoản phí được đóng góp nhằm tạo nên chất lượng sản phẩm. Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp sẽ nhìn vào đó để tự giác cam kết về thái độ nghiêm túc trong quá trình đảm bảo mọi khâu sản xuất chất lượng để đi đến tạo ra hàng hóa, dịch vụ chất lượng.

3. Sự phân loại chi phí chất lượng

Với việc làm sáng tỏ chi phí chất lượng là gì, bạn có thể tìm hiểu nó có bao nhiêu loại. Phân loại chi phí chất lượng cũng là một cách làm giúp chúng ta kiểm soát và sử dụng loại chi phí này hiệu quả hơn vì sẽ chọn ra được loại chi phí phù hợp cho hoàn cảnh phù hợp.

3.1. Chi phí chất lượng tốt

Chi phí chất lượng tốt được viết tắt là CoGQ - viết đầy đủ bằng tên tiếng Anh là Cost of Good Quality. Khoản phí này được dùng vào mục đích tránh, ngừa các nguy cơ không đảm bảo chất lượng. Vì thế, chi phí chất lượng tốt sẽ gồm có chi phí phòng ngừa và chi phí thẩm định.

Công thức tính chi phí chất lượng tốt như sau:

CoGQ = AC + PC

Trong đó, AC là chi phí thẩm định và PC là chi phí phòng ngừa.

3.2. Chi phí chất lượng kém

Chi phí này viết tắt là CoPQ - Cost of Poor Quality, là loại phí gắn với hoạt động cung cấp dịch vụ, sản phẩm có chất lượng kém đến khách hàng. 

Vì mang đến sản phẩm, dịch vụ kém như thế nên chính doanh nghiệp sẽ phải đối diện và chịu mọi tổn thất. Loại chi phí này được cấu thành từ hai yếu tố khác là Chi phí tổn thất từ bên trong và bên ngoài. Tương đương với đó sẽ có công thức tính như sau:

CoPQ = IFC + EFC với ÌC là chi phí tổn thất ở bên trong, EFC là chi phí tổn thất ở bên ngoài.

Để quản lý chi phí chất lượng hiệu quả, bạn nên áp dụng những phương pháp tối ưu dưới đây.

4. Mẹo giúp chủ doanh nghiệp tối ưu chi phí chất lượng hiệu quả

4.1. Xây dựng hệ thống có chức năng phát hiện sớm các lỗi

Theo cách thông thường, việc xem xét lỗi thường chỉ thực hiện ở các giai đoạn sau, cụ thể là ở khâu sản xuất hay phân phối. Doanh nghiệp sẽ chỉ phải bỏ ra một khoản chi phí CoQ ở con số thấp nhất nếu như  phòng ngừa được các yếu tố không phù hợp với chuẩn kỹ thuật ngay từ sớm. Nếu quả thực có sự sai sót nhưng đã nằm trong dự liệu từ trước thì sẽ giúp giảm tối đa khoản chi phí chất lượng. 

Nếu phải đi tới giai đoạn sau của sản xuất hay phân phối thì lúc đó nguy cơ phải thu hồi sản phẩm cũng như làm nhiều giải pháp phục vụ mục đích khắc phục vấn đề là điều đương nhiên. Nhưng chắc chắn kéo theo đó sẽ là sự tốn kém cả tiền bạc và các nguồn lực khác, chi phí CoQ cũng bị đẩy lên cao. 

Qua hai trường hợp trên, có thể thấy rằng việc phát hiện lỗi sớm vô cùng quan trọng. Muốn làm tốt điều này, doanh nghiệp nên triển khai được hệ thống phát hiện lỗi sớm thông qua việc hoạch định chất lượng hay vạch ra những tiêu chuẩn cần thiết trong nhiệm vụ quản lý đối với chất lượng.

4.2. Quản lý bài bản chi phí chất lượng

Công việc này đòi hỏi phía doanh nghiệp cần tạo ra những hành động ưu tiên trong việc khắc phục vấn đề tồn tại liên quan đến chất lượng. Qua đó sẽ phân bố nguồn lực sao cho phù hợp nhất với thực tế hiện tại. Có thể sử dụng biểu đồ cũng là một giải pháp hay để đánh giá chính xác các lỗi tồn tại trong sản xuất hay phân phối sản phẩm. 

Ngoài ra, bạn cũng nên ghi chép đầy đủ các khoản chi phí lỗi để làm báo cáo đầy đủ gửi tới cấp trên. Những giải pháp ưu việt, kịp thời sẽ được đưa ra.

Có thể nói, chi phí chất lượng rất quan trọng. Nó không những giúp bạn đánh giá hiệu quả việc quản trị chất lượng mà còn tạo cơ hội để doanh nghiệp vừa thỏa mãn được nhu cầu của khách lại vừa tạo lợi nhuận về tay. Vì thế khi điều hành sản xuất, bạn đừng bỏ qua khâu làm sáng tỏ chi phí chất lượng là gì nhé.