1. Hướng dẫn cách trao đổi công việc với sếp một cách khôn ngoan

Để có thể trình bày công việc với sếp một cách khéo léo và khôn ngoan, các bạn chú ý những điều cơ bản sau đây:

1.1. Cách thức trình bày phù hợp

Trong công việc, chúng ta có vô số cách thức trao đổi công việc với sếp khác nhau bao gồm như trao đổi trực tiếp với sếp, gửi email, trò chuyện qua webcam hay thậm chí nói chuyện với sếp qua mạng xã hội. Trong mỗi tình huống nhất định, bạn sẽ phải lựa chọn cách thức trao đổi sao cho phù hợp nhất. Điều này sẽ được quyết định bởi tính quan trọng của từng vấn đề khác nhau.

Với các công việc có tính cấp thiết, cần giải quyết nhanh chóng, bạn nên trao đổi trực tiếp với sếp để giải quyết công việc sớm nhất có thể. Những công việc quan trọng nhưng chưa thực sự khẩn cấp thì bạn có thể sử dụng qua email. Bởi sếp là một người luôn có rất nhiều vấn đề phải giải quyết khác nhau, việc sử dụng email sẽ giúp người lãnh đạo không bị dồn ép quá nhiều công việc cùng một lúc, có thể giãn thời gian để giải quyết vấn đề.

Ngoài ra, việc sử dụng email sẽ bạn không phải chịu áp lực đối mặt với sếp khi trình bày một vấn đề nào đó. Ngoài ra, nó cũng giúp bạn thể hiện được thông tin một cách mạch lạc, chi tiết hơn.

1.2. Lựa chọn thời điểm thích hợp

Để có thể khiến sếp luôn hài lòng và chấp thuận ý kiến, bạn cần phải có chiến thuật rõ ràng và cụ thể. Bạn cần chú ý, tuyệt đối không nên trình bày công việc với sếp vào những lúc cấp trên của bạn đang có tâm trạng không tốt hoặc đang bận một công việc gì đó. Bởi những lúc thế này, sếp đang bị căng thẳng, nếu bạn vẫn cố gắng trình bày với sếp thì không những công việc không được giải quyết mà còn gây ấn tượng xấu với bạn.

Lựa chọn thời điểm khôn ngoan nhất chính là những lúc sếp đang vui vẻ, thoải mái. Bởi những lúc thế này, tâm trí của sếp đang ở trong trạng thái tốt nhất, những gì bạn trình bày sẽ luôn được đánh giá đúng sự việc. Ngoài ra, nếu tính chất công việc đang quá căng thẳng hay bạn đang làm sai một vấn đề gì đó thì việc xử lý, khiển trách từ sếp cũng sẽ nhẹ nhàng, dễ tha thứ hơn.

1.3. Chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin trước khi trình bày vấn đề

Người lãnh đạo luôn là những người có rất nhiều công việc phải thực thi. Do vậy, trước khi trình bày vấn đề với sếp, bạn cần chuẩn bị, thu thập đầy đủ dữ liệu, thông tin liên quan đến vấn đề mà bạn sẽ trình bày.

Trong quá trình thu thập dữ liệu, bạn cần chú ý tới thời gian, các đối tượng liên quan và hệ quả sau khi xảy ra vấn đề đó. Bạn phải đảm bảo mình sẽ cung cấp được những thông tin cơ bản nhất để sếp hiểu được tình hình vấn đề nhằm đưa ra giải quyết đúng đắn và phù hợp.

Khi trình bày bất kỳ một vấn đề, bạn cần phải diễn đạt thật rõ ràng, chi tiết và chính xác toàn bộ sự việc. Bạn nên nhấn mạnh những ưu điểm nhưng đồng thời cũng không được bỏ quên khuyết điểm và hạn chế.

1.4. Chứng minh tầm quan trọng của sự việc

Trước khi trình bày bất cứ điều gì, bạn cần phải xác định rõ vấn đề mà mình trình bày sẽ có tầm ảnh hưởng rộng lớn, nếu có bất kỳ sự sai sót nào cũng gây nên thiệt hại cực kỳ nghiêm trọng. Bạn cần suy nghĩ thật kỹ vấn đề mà mình sẽ trình bày có xứng đáng để sếp dành thời gian xử lý hay không.

1.5. Ghi chú lại những điều sếp hướng dẫn

Bất kỳ ai trong chúng ta khi đối mặt với một vấn đề phức tạp cũng sẽ chưa thể tìm ra phương án để xử lý. Tuy nhiên, nếu sau khi bạn gặp một vấn đề tương tự mà vẫn chưa xử lý được thì chứng tỏ bạn đang là một nhân viên có năng lực yếu kém.

Do vậy, để tránh mắc phải sai lầm này, bạn cần ghi chú lại tất cả những điều mà sếp hướng dẫn bạn giải quyết một vấn đề. Đây chính là cơ sở để bạn xử lý nhanh chóng hơn nếu gặp một vấn đề tương tự sẽ diễn ra. Điều thú vị, bạn sẽ có nhiều ý tưởng sáng tạo hơn từ công thức giải quyết vấn đề ban đầu.

2. Các nguyên tắc cần chú ý khi trao đổi công việc với sếp

Sau khi đã biết cách trình bày công việc với sếp một cách nhanh chóng và hiệu quả, điều tiếp theo bạn cần nhớ chính là nguyên tắc trong lúc trao đổi công việc. Các nguyên tắc này sẽ được trình bày như sau:

2.1. Biết cách lắng nghe

Lắng nghe là một kỹ năng cơ bản khi giao tiếp với bất kỳ ai. Trong buổi họp hay các cuộc trao đổi với sếp, bạn cần chú ý lắng nghe những điều sếp nói để hiểu một cách rõ ràng và tường tận nhất. Để tránh có thể quên về sau, bạn nên ghi chú lại những điều sếp nói.

Bạn cần chú ý, không nên hỏi đi hỏi lại sếp một vấn đề quá nhiều lần. Điều sẽ khiến sếp có đánh giá không tốt về năng lực và sự chuyên nghiệp của bạn.

Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ tại nơi làm việc cần biết

2.2. Luôn luôn quan sát cách giao tiếp của sếp

Mỗi người sếp luôn có phong cách giao tiếp khác nhau. Để tăng hiệu quả trong quá trình giao tiếp với sếp, bạn cần phải hiểu được ý sếp, biết sếp thích điều gì, cách thức trao đổi ra làm sao. Để có thể thu thập được dữ liệu này, bạn cần quan sát cách giao tiếp hàng ngày của sếp nhằm đưa ra những nhận định chính xác nhất.

2.3. Trình bày công việc ngắn gọn và rõ ràng

Có một điều bất di bất dịch mà bạn cần nhớ sếp luôn là người bận rộn nhất trong công ty. Mỗi ngày trôi qua, sếp luôn phải xử lý khối lượng công việc vô cùng đồ sộ. Do vậy, bạn tuyệt đối không nên liên lạc với sếp khi họ đang có việc bận. Trong những trường hợp khẩn cấp, bắt buộc phải trao đổi với sếp, bạn cần trình bày sự việc sao cho ngắn gọn và súc tích nhất.

2.4. Luôn luôn kiểm soát cảm xúc cá nhân

Môi trường công sở là một môi trường làm việc phức tạp. Kỹ năng cơ bản khi bạn vào môi trường này chính là biết cách kiểm soát cảm xúc cá nhân. Đặc biệt vào những lúc trao đổi công việc với sếp, bạn không được bộc lộ cảm xúc tiêu cực hay bốc đồng.

Khi đối mặt với tình huống xấu đang xảy ra, bạn hãy cố gắng kìm nén cảm xúc. Sau đó, hãy đợi đến khi lấy được bình tĩnh, bạn sẽ trình bày sự việc một cách cụ thể, rõ ràng hơn. Trong mỗi cuộc giao tiếp, bạn cần chú ý điều chỉnh ngữ điệu và âm lượng sao cho vừa đủ nghe.

2.5. Không được biến bản thân thành kẻ xu nịnh

Bất kỳ trong chúng ta cũng đều thích được khen ngợi. Tuy nhiên, những lời khen thái quá sẽ phản tác dụng, tạo sự ác cảm tới người nghe. Thậm chí, nó còn làm nên sự châm biếm nếu chúng ta sử dụng không đúng hoàn cảnh phù hợp.

Nếu bạn thường xuyên khen ngợi sếp quá mức, bạn sẽ tự biến mình thành một kẻ xu nịnh trong mắt đồng nghiệp. Hơn nữa, sếp có thể sẽ nghi ngờ sự trung thực của bạn trong công việc. Do vậy, chúng ta chỉ nên sử dụng lời khen nếu nó xuất phát từ sự chân thành.

Như vậy, vieclam123.vn đã hướng dẫn các bạn cách trao đổi công việc với sếp một cách hiệu quả nhất. Dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bạn cũng cần tỏ ra lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với cấp trên. Có như vậy, bạn mới trở thành nhân viên chuyên nghiệp trong bất kỳ môi trường làm việc nào.