1. Làm hoàn hảo mọi thứ xoay quanh cuộc gọi mời phỏng vấn

1.1. Chọn thời gian gọi điện khôn khéo

Trong cuộc sống chẳng có bất kỳ quy định nào đặt ra rằng chúng ta phải gọi điện vào giờ nào cụ thể nhưng vẫn luôn tồn tại những quy tắc ứng xử khôn khéo cho mọi cuộc gọi. Mỗi cuộc gọi với mục đích khác nhau dường như tự ắt có khung thời gian thích hợp riêng cho nó. Vậy thì với cuộc gọi mời phỏng vấn cũng vậy, không phải chuyên viên tuyển dụng gọi lúc nào cũng được. Nếu không muốn ứng viên cảm thấy bực bội và "phản kháng" lại lời mời thì tốt nhất nhà tuyển dụng nên khôn khéo chọn ra khung thời gian thích hợp để thực hiện cuộc gọi.

Bạn có thể suy nghĩ rằng dù là ứng viên xin việc thì không có nghĩa là ở hiện tại họ đang rảnh. Rất có thể họ vẫn đang làm nốt tại công ty cũ trong khi chờ đợi phản hồi từ phía bạn. Vậy nên nếu như thực hiện cuộc gọi vào giờ hành chính, ứng viên có thể không thoải mái để nhận cuộc gọi này trước mặt đồng nghiệp, tệ hơn cả là trước mặt sếp. Họ có thể từ chối nghe để tránh rắc rối hoặc dù có nghe cũng sẽ ôm sự khó chịu và ấn tượng không tốt về công ty bạn trong lòng. Điều này có nguy cơ dẫn đến sự đắn đo, lừng chừng không muốn đến công ty bạn phỏng vấn mà dành sự ưu tiên cho một lựa chọn khác.

giờ nghỉ trưa hay tan ca chiều sau 6h được tính là khung thời gian thích hợp nhất để gọi cho ứng viên bạn nhé.

1.2. Cá nhân hóa cuộc gọi

Cách này đòi hỏi bạn đưa thông tin mời phỏng vấn một cách cụ thể nhất. Đừng chỉ nói chung chung rằng: mời bạn đến công ty phỏng vấn mà hãy nói rằng "mời bạn đến phỏng vấn vị trí A, tại công ty B vào khung thời gian C ... Đồng thời nên kèm theo đôi nét thông tin giới thiệu về quy trình của buổi phỏng vấn ngày hôm đó.

Gửi gắm những lời dặn dò kèm theo sự hỏi thăm có bận gì vào ngày mà công ty sắp xếp không, có cần hỗ trợ đổi lịch không là cách vô cùng thông minh và cực kỳ khôn khéo của nhà tuyển dụng. Vì thông qua cách này, ứng viên sẽ cảm thấy rằng họ đang nhận được sự quan tâm, hỗ trợ tận tình từ phía công ty, cảm giác thân thiện sẽ khiến họ càng mong muốn được tham gia buổi phỏng vấn này vì trên thực tế, có nhiều người dù đã được mời phỏng vấn song họ vẫn có thể cho nhà tuyển dụng leo cây vào ngày hẹn là điều hết sức phổ biến. 

1.3. Hỗ trợ đổi lịch ngay trong cuộc gọi

Kế hoạch phỏng vấn đã được xây dựng từ trước khi cuộc gọi mời phỏng vấn diễn ra. Ứng viên sẽ được thông tin cụ thể về thời gian, ngày giờ diễn ra phỏng vấn. Tuy nhiên, có thể vào đúng lịch hẹn đó ứng viên đã có kế hoạch rất quan trọng không thể hủy được thì phía nhà tuyển dụng cần kèm theo cả phương án dự phòng để tạo điều kiện thuận lợi hết sức cho họ vẫn được tham gia phỏng vấn vào một thời gian thích hợp hơn. 

Nhưng trong thực tế, vẫn có nhiều ứng viên tiếp nhận thông tin mà không có bất cứ phản hồi lại nào về việc trùng thời gian phỏng vấn với lịch cá nhân. Vậy thì bạn rất có thể sẽ phải mất đi một ứng viên tiềm năng do họ lẳng lặng từ bỏ cuộc gặp mặt này.

Để tránh tình huống đó diễn ra, tốt hơn hết ngay trong cuộc gọi, nhà tuyển dụng nên chủ động hỏi ứng viên về thời gian mà công ty sắp xếp có phù hợp với họ không. Như vậy họ sẽ thoải mái, tự tin hơn mà chia sẻ.

Trong trường hợp khó có thể đến đúng hẹn thì cũng cố gắng đưa phương án dự phòng cho họ nhé, để họ có thể vừa giải quyết lịch cá nhân vừa vẫn có cơ hội tham gia phỏng vấn. Như vậy thì ứng viên nào không mong muốn đúng không nào. 

Có thể doanh nghiệp bạn khá nguyên tắc, đôi khi không thể chiều lịch của ứng viên được. Vậy thì cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn tốt nhất đó là gọi càng sớm càng tốt để lịch của bạn hẹn thứ nhất được nằm ở thứ hạng ưu tiên, thứ hai là giúp ứng viên chủ động chuẩn bị, sắp xếp thời gian cho các lịch khác.

1.4. Thân thiện nhưng không quên chuyên nghiệp

Khi thực hiện một cuộc gọi mời phỏng vấn ứng viên, nhà tuyển dụng cần thể hiện tác phong công việc chỉn chu, chuyên nghiệp thông qua giọng nói, lời lẽ, ngữ điệu. Tạo một cuộc gọi mang màu sắc thông báo thay vì cuộc gọi trò chuyện hỏi han; hãy hỏi thăm về các khó khăn liên quan đến cuộc phỏng vấn sắp tới thay vì nói năng suồng sã.

Đừng nói quá nhanh, không nhún nhường trước ứng viên nhưng cũng nói không với thái độ trịch thượng, cao ngạo. Trong suốt cuộc gọi, bạn luôn giữ cho ngữ điệu mang phong cách lạc quan và chào đón.

Có như vậy ứng viên mới cảm thấy sự hào hứng dâng trào thay vì e ngại, sợ sệt, lo lắng. Một cuộc gọi mời phỏng vấn thành công phải đem đến cho ứng viên cảm giác thoải mái và mong chờ. 

2. Một số lỗi cần tránh khi thực hiện cuộc gọi mời phỏng vấn

Tránh các lỗi cũng là cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn cần áp dụng nghiêm túc. Có những lỗi tưởng chừng bâng quơ, nhỏ bé nhưng lại đủ sức gây ra nguy cơ về một cuộc gọi thất bại đấy nhé. Vì thế, bên cạnh việc thực hiện các cách hay, bạn hãy chú ý để tránh mắc phải các lỗi dưới đây.

2.1. Không có sự chuẩn bị từ trước

Khi không có sự chuẩn bị trước khi gọi, bạn dễ tạo ra một cuộc gọi sơ sài, logic nội dung không có, thiếu thông tin,  nhất là các thông tin quan trọng, cần thiết phải thông báo tới ứng viên như thời gian, địa điểm cụ thể của buổi phỏng vấn, vị trí phỏng vấn. Không có được những dữ liệu này, ứng viên sẽ không biết phải chuẩn bị như thế nào và khi nào phỏng vấn. Chưa kể, ứng viên còn cảm nhận sự thiếu chuyên nghiệp từ doanh nghiệp, tất nhiên họ sẽ không muốn làm việc tại một công ty có quy trình, cách thức đại khái như vậy.

2.2. Gọi điện vào buổi tối

Nếu ở trên chúng ta đã được nhắc rằng không nên gọi điện mời phỏng vấn vào giờ hành chính thì buổi tối cũng là một sự loại trừ. Hiểu đơn giản thì buổi tối là lúc ứng viên đã đưa bản thân vào chế độ thư giãn, họ có thể không muốn nhận cuộc gọi từ số máy lạ. 

2.3. Thực hiện cuộc gọi kéo dài hoặc gọi lắt nhắt

Một cuộc gọi mời phỏng vấn không có quá nhiều điều cần nói để cuộc gọi trở nên kéo dài. Tuyệt đối không lan man, điều này phụ thuộc vào nội dung bạn phải chuẩn bị trước, đầy đủ nhưng phải ngắn gọn.

Ngoài ra,  cũng xuất phát từ việc không chuẩn bị trước nội dung, bạn có thể nhớ trước quên sau, khi tắt máy rồi mới nhớ ra rằng mình chưa dặn ứng viên mang giấy tờ gì, chưa thông báo địa điểm, chưa nói cả về thời gian. Cứ mỗi lần "chợt nhớ" ra lại có một cuộc gọi được thực hiện, như vậy không những vô cùng "luộm thuộm", thiếu chuyên nghiệp cho tác phong làm việc, để lại ấn tượng không tốt trong lòng ứng viên mà còn khiến ứng viên cảm thấy bạn là một người phiền hà. Như thế, bằng cảm quan và ấn tượng cá nhân ban đầu, chắc chắn ứng viên không mong sẽ đối diện với nhà tuyển dụng như vậy.

Nhìn chung, gọi điện là một khâu quan trọng nằm trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Về cơ bản đây chỉ là cuộc gặp gỡ gián tiếp giữa đôi bên nhưng lại diễn ra trước cuộc gặp trực tiếp. Do đó, nó ảnh hưởng lớn tới kết quả - có thể thực hiện buổi phỏng vấn trực tiếp hay không. Bản thân nhà tuyển dụng tuy ở thế chủ động song cũng phải hết sức khéo léo, có cách gọi cho ứng viên đến phỏng vấn thật khéo léo vì đây cũng là một mục tiêu cần đạt của nhân sự. 

vieclam123.vn đã mách bạn cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn. Hy vọng đây sẽ là một phần kinh nghiệm quý giá làm nên sự thành công trên hành trình sự nghiệp tuyển dụng của bạn.