Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn để chọn lọc ứng viên

  By   Administrator   07/10/2020

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình tuyển dụng khác nhau tùy vào quy mô và chiến lược của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, chúng ta có thể tìm hiểu về 15 bước cơ bản trong quy trình tuyển dụng thông thường qua bài viết dưới đây của Vieclam123.vn.

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Quy trình tuyển dụng là quá trình doanh nghiệp tìm kiếm, lựa chọn và thuê nhân viên mới để đảm nhận vị trí công việc nhất định, đảm bảo sự vận hành trơn tru của hệ thống. 

Quá trình tuyển dụng có thể được phân chia thành 3 giai đoạn chính:

  • Lập kế hoạch: Việc lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm công đoạn xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, tạo bản mô tả công việc với từng vị trí tuyển dụng.

  • Tuyển dụng: Trong bước tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ đăng tin tuyển dụng lên các trang mạng xã hội, lên website chính, các kênh tuyển dụng để tiếp cận ứng viên. 

  • Lựa chọn nhân viên: Sau khi đã nhận được các CV ứng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ phải thực hiện việc sàng lọc CV phù hợp, phỏng vấn để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng.

2. Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn hiện nay

Để việc tuyển dụng diễn ra hiệu quả nhất thì nhà tuyển dụng cần tuân thủ theo quy trình tuyển dụng sau đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty

Quy trình tuyển dụng nhân sự bắt nguồn từ nhu cầu trong nội bộ công ty. Có một vài lý do mà công ty cần tuyển dụng thêm nhân sự như:

  • Do mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh cần tuyển thêm nhân viên ở các vị trí

  • Do có nhân viên nghỉ nên cần tìm người lấp đầy vị trí trống

Việc tuyển dụng nhân sự vào từng bộ phận đảm bảo hoạt động của bộ phận đó được thực hiện trơn tru, có hệ thống, đạt được hiệu quả theo yêu cầu của cấp trên. Mỗi bộ phận trong công ty hoạt động tốt sẽ đảm bảo sự phát triển đi lên của doanh nghiệp. 

Nếu vì thiếu nhân sự mà tiến độ của một bộ phận bị chậm lại thì tiến độ hoạt động của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng. Ngược lại, nếu tuyển dụng quá nhiều nhân sự vào những vị trí không cần thiết sẽ khiến bộ máy tổ chức của công ty trở nên cồng kềnh, doanh nghiệp khó có thể phát triển được.

Vì vậy, việc xác định đúng nhu cầu tuyển dụng về số lượng là việc làm đầu tiên và quan trọng trong quy trình tuyển dụng. 

Quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Sau khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể, xác định vị trí cần tuyển dụng, vai trò của người mới phù hợp với mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc đưa ra kế hoạch này phải được sự đồng ý của các nhân viên bộ phận tuyển dụng và có sự tham khảo ý kiến của nhân viên ở các phòng ban khác, sau đó được tổng giám đốc phê duyệt. 

Lập kế hoạch tuyển dụng cũng bao gồm việc phân công công việc cho từng nhân viên cụ thể, người chịu trách nhiệm chung, người trực tiếp tham gia phỏng vấn ứng viên,...

Bước 3: Tạo bản JD

Sau khi đã xác định được vị trí cần tuyển dụng nhân sự mới, bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng nhân sự là tạo bản JD công việc. Nhà tuyển dụng cần ghi rõ mô tả công việc, yêu cầu đối với ứng viên, quyền lợi mà ứng viên sẽ nhận được. Bản mô tả công việc càng rõ ràng, cụ thể thì cơ hội để nhà tuyển dụng chọn lọc được ứng viên phù hợp càng cao. 

Một bản JD chung chung sẽ làm mất rất nhiều thời gian của nhà tuyển dụng khi phải thực hiện quá trình sàng lọc ứng viên. Thêm vào đó, bản JD chung chung sẽ không thu hút ứng viên bằng những bản JD chi tiết, rõ ràng bởi ứng viên sẽ biết được nhà tuyển dụng thực sự mong muốn gì cũng như tự đánh giá được bản thân có phù hợp với vị trí đó hay không.

Bước 4: Đăng tin tuyển dụng

Thực hiện việc quảng cáo vị trí tuyển dụng nhằm giúp tiếp cận tối đa số lượng ứng viên tiềm năng. Việc quảng cáo vị trí tuyển dụng có thể bắt đầu từ việc truyền thông trong nội bộ công ty. Lợi ích của việc truyền thông nội bộ chính là tạo cơ hội để nhân viên trong công ty có thể suy nghĩ về những vị trí mới, từ đó nếu cảm thấy phù hợp có thể đề cử nguyện vọng xin chuyển bộ phận làm việc. Hoặc nếu ứng viên cảm thấy bản thân có thể đảm nhận những trọng trách, vị trí cao hơn cũng có thể tự ứng tuyển vào những vị trí này. 

Thêm vào đó, khi thực hiện quảng cáo nội bộ, doanh nghiệp có thể tìm kiếm được ứng viên phù hợp nhờ vào sự giới thiệu của nhân viên đến với bạn bè, người thân của họ. Những ứng viên này không những đáp ứng được yêu cầu công việc mà còn có thể nhanh chóng thích nghi với văn hóa trong công ty.

Khi đã thực hiện quảng cáo nội bộ, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm là đăng tin tuyển dụng lên các trang tuyển dụng như Vieclam123.vn, Linkedin, hội chợ việc làm,...để ứng viên toàn quốc có thể biết tới.

Bước 5: Thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên

Không chỉ đăng bài tuyển dụng, trong quy trình tuyển dụng nhân sự, nhân viên của doanh nghiệp cần phải trực tiếp liên hệ với ứng viên để trao đổi về công việc. Qua các CV ứng viên được lưu lại trên các trang tuyển dụng, doanh nghiệp có thể tìm thấy ứng viên phù hợp, đáp ứng những yêu cầu trong công việc. Bộ phận tuyển dụng cần liên lạc với ứng viên qua email, hoặc gọi điện trực tiếp để “chiêu mộ” ứng viên về doanh nghiệp.

Giữa hàng trăm CV gửi về, nhà tuyển dụng phải chọn ra những CV tiêu biểu nhất, có những tiêu chí phù hợp nhất. Sau đó, doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc phỏng vấn online để tiếp tục sàng lọc ứng viên. Thông qua cách trò chuyện, giao tiếp và một số câu hỏi phỏng vấn ngắn, nhà tuyển dụng phần nào có thể đánh giá được ứng viên đó. chỉ những ứng viên vượt qua được vòng phỏng vấn online mới có thể được tham gia vòng phỏng vấn trực tiếp.

Phỏng vấn online là hình thức phỏng vấn vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm được thời gian, chi phí của của hai bên là nhà tuyển dụng và ứng viên.

Bước 6: Phỏng vấn ứng viên

Sau khi đã chọn lọc được một số lượng ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng sẽ sắp xếp thời gian và địa điểm cụ thể để ứng viên tham gia vòng phỏng vấn trực tiếp. Tùy vào quy mô của tổ chức và yêu cầu trong công việc mà phỏng vấn trực tiếp có thể có nhiều vòng khác nhau. Với những tổ chức có quy mô nhỏ lẻ, ứng viên chỉ cần vượt qua một vòng phỏng vấn với người tuyển dụng là đã có thể làm việc tại vị trí mong muốn.

Tuy nhiên, với những công ty có quy mô lớn hơn, ứng viên sẽ phải tham gia thêm các vòng phỏng vấn với quản lý bộ phận, giám đốc điều hành. 

Quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước 7: Đánh giá khả năng của từng ứng viên

Sau khi đã trải qua vòng phỏng vấn trực tiếp, ứng viên cần tham gia thêm các bài test kiểm tra trình độ, năng lực làm việc, hiểu biết cùng như kỹ năng, trí tuệ cảm xúc, khả năng lý luận và kỹ năng giải quyết vấn đề. Nhà tuyển dụng sẽ dựa vào biểu hiện của bạn trong vòng phỏng vấn và kết quả bài test để đưa ra kết quả cuối cùng.

Bài test năng lực này thường được đưa ra trong quy trình tuyển dụng với các khối ngành về kỹ thuật, công nghệ thông tin, y dược,..

Bước 8: Xác minh thông tin của ứng viên

Nhà tuyển dụng cần phải kiểm tra kỹ hồ sơ lý lịch của ứng viên trước khi tuyển dụng. Xem xét ứng viên đó có từng phạm tội hay không, lí lịch có rõ ràng hay không, công việc trước kia từng làm là gì,...Nhà tuyển dụng còn có thể xem trang cá nhân của ứng viên trên mạng xã hội để biết được tính cách, các mối quan hệ của họ,...

Doanh nghiệp cũng cần xác minh các thông tin mà ứng viên cung cấp trong CV, hồ sơ xin việc và những gì ứng viên chia sẻ về công việc trước đây, hiệu suất công việc và thành tựu đạt được xem có chính xác không. 

Bước 9: Đưa ra quyết định tuyển dụng

Sau khi đã trải qua nhiều bước đánh giá, xem xét như vậy, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra lựa chọn ứng viên phù hợp nhất. Những ứng viên này nên được xếp vào hai đối tượng là những lựa chọn hàng đầu và những lựa chọn dự phòng. Nếu có nhiều ứng viên đạt chỉ tiêu nhưng số lượng lại vượt quá nhu cầu tuyển dụng thì những ứng viên dự phòng cũng là ứng viên phù hợp, tuy nhiên, chỉ là không nổi trội bằng những ứng viên khác.

Vì vậy, có danh sách những ứng viên dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng trong trường hợp những ứng viên hàng đầu vì một vài lý do mà từ chối các cuộc đàm phán tiếp theo hoặc thư mời đã đăng ký. 

Sau khi đã xác nhận với ứng viên rằng bạn đã trúng tuyển và sẽ đảm nhận vị trí công việc này, nhà tuyển dụng nên đưa ra đề nghị về công việc với ứng viên đó. Đề nghị đó sẽ bao gồm những công việc cần đảm nhận, hình thức làm việc (tại cơ quan hay có thể làm việc tại nhà), thời gian làm việc và mức lương thưởng cũng như lộ trình thăng tiến.

Khi nhận được đề nghị công việc từ nhà tuyển dụng, ứng viên hoàn toàn có thể thương lượng một vài điều khoản ví dụ như tăng mức lương, thay đổi hình thức làm việc trong một vài trường hợp,...Nếu sau khi trao đổi, cả hai bên đều chấp thuận thì sẽ đi đến ký kết hợp đồng.

Bước 10: Thuê nhân sự mới

Hai bên là bên tuyển dụng và bên được tuyển dụng sẽ thực hiện quá trình ký kết hợp đồng, hoàn thiện hồ sơ và các giấy tờ liên quan khác.

Có thể ở bước này chỉ là thử việc tại công ty mà chưa ký hợp đồng làm việc chính thức, sau khi hết thử việc sẽ ký hợp đồng chính thức nếu ứng viên đủ điều kiện.

Bước 11: Giới thiệu nhân sự mới

Giới thiệu là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Nhân viên mới cần được giới thiệu đến các phòng ban để mọi người cùng chào đón, từ đó tạo nền tảng cho mối quan hệ làm việc lâu dài.

Như vậy, trên đây là các bước thường được doanh nghiệp thực hiện trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Các bước có thể được giản lược hoặc thêm vào tủy vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch cho quy trình tuyển dụng riêng để tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng.

>> Tin liên quan:

Việc làm mới nhất

Hotline

0869.154.226