1. Booking confirmation là gì?

Khi dịch nghĩa của cụm từ sang tiếng Việt, booking confirmation được hiểu là xác nhận đặt chỗ. Cụm từ dùng trong xuất nhập khẩu với ý nghĩa: sau khi hai bên bao gồm người thuê tàu và hãng tàu (hoặc FWD) đã thỏa thuận thành công, thống nhất với nhau về giá cược thì phía hãng tàu sẽ gửi xác nhận lại cho người thuê tàu về việc hãng đã book được hoặc giữ chỗ/giữ container để phục vụ chở hàng. Nhận được xác nhận đó đồng nghĩa rằng phía người thuê tàu đã có được lệnh sở hữu container rỗng sẵn sàng chở hàng hóa. 

Booking Confirmation chính là bước đầu tiên trong quy trình giao nhận xuất nhập khẩu. Muốn nắm toàn bộ quy trình, bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn giao nhận xuất nhập khẩu là gì. Ở bài viết này, vieclam123.vn dẫn bạn đi sâu tìm hiểu về quy trình booking confirmation chi tiết nhất.

Xem thêm: Khám phá hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển mới nhất

2. Quy trình booking confirmation

2.1. Thông tin phiếu xác nhận đặt hàng và quá trình thông quan

Ghi trên tờ phiếu booking confirmation là các thông tin cơ bản sau:

- Mã số booking - số đơn hàng

- Tên của container book được

- Địa điểm: đưa hàng lên tàu, dỡ hàng khỏi tàu, điểm vận chuyển cụ thể nơi hàng đến.

- Các loại cut-off

Trong số những thông tin trên, có lẽ Cut-off còn là thuật ngữ xa lạ với nhiều người. Đây là thời hạn cuối cùng để hoàn thành mọi yêu cầu mà hãng tàu đưa ra cho thủ tục Booking confirmation. Hạn cut-off sẽ được nêu cụ thể về giờ, ngày. Tại mỗi một phiếu booking thường có chứa nhiều loại thông tin cut-off. Thông thường tất cả các cut-off sẽ được hãng tàu nào mà chu đáo đề cập, nhắc nhở đầy đủ. Còn hãng không chu đáo, họ cũng sẽ luôn nhắc cho người thuê biết đến loại quan trọng nhất, chính là cut-off CY. 

Điều đó không có nghĩa là chúng ta có thể bỏ qua những cut-off còn lại. Bạn cần có hiểu biết về chúng từ trước để chủ động đề cập khi không thấy hãng tàu nhắc tới. Vì vậy tìm hiểu Booking confirmation là gì quả thực là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. 

Giấy xác nhận sau khi đã được ghi đầy đủ thông tin thì sẽ được gửi tới khách book, người chủ hàng hóa đồng thời phải chuẩn bị đầy đủ thủ tục thông quan, các chứng từ, lượng hàng cần vận chuyển.

Tiếp đến, bộ phận giao nhận của công ty vận chuyển sẽ theo sát quá trình của hàng hóa từ khâu đưa hàng lên container, điều phối phương tiện chở hàng ra cảng nếu trong thỏa thuận có thêm việc này, sau đó làm thủ tục thông quan cho hàng hóa được chở ra nước ngoài.

2.2. Phiếu yêu cầu Booking confirmation gửi đến ai?

    Người đặt chỗ hay còn gọi là shipper sẽ phụ trách gửi Booking confirmation cho đơn vị vận chuyển. Việc gửi chứng từ này có thể được thực hiện ở một trong hai quy trình sau:

    Trường hợp thứ nhất, người shipper sẽ gửi bằng dịch vụ FWD. Shipper không trực tiếp liên hệ đến hãng tàu, thay vào đó kết nối tới đơn vị trung gian là FWD. Vậy nên, giấy tờ xác nhận đặt chỗ Booking confirmation sẽ được gửi thẳng tới đơn vị FWD để đơn vị này đứng ra làm các thủ tục còn lại với hãng. 

    Trường hợp hai, shipper gửi phiếu xác nhận đến trực tiếp hãng tàu. Các thủ tục và giao dịch cần thực hiện không cần qua trung gian mà được xử lý thẳng. 

    Với hai cách trên, bạn có biết cách nào được lựa chọn nhiều hơn hay không? Đó đương nhiên là cách thứ nhất, khi chọn Booking confirmation  theo cách này cũng thể hiện rõ sự khôn khéo của shipper. Bởi vì đây là cách "nhờ cậy" một đơn vị uy tín đứng ra làm thủ tục, mà đơn vị này lại có thể làm giá với hãng tàu để nhận được ưu đãi về giá hơn so với việc shipper tự mình làm việc với hãng. Vậy nên, thay cho việc phải mất công làm mọi thủ tục với hãng, bạn nên gửi gắm quy trình này cho đơn vị trung gian FWD nhé, dù có phải chịu một khoản chi phí dịch vụ song suy cho cùng thì cũng sẽ không tốn kém bằng việc tự mình làm việc với hãng tàu. 

2.3. Quy trình booking

Quy trình booking tàu thực chất không hề khó khăn. Nhất là khi quy trình này lại được đỡ đầu từ A đến Z bởi các công ty FWD. Vì là đơn vị cung cấp dịch vụ nên đội ngũ nhân viên của FWD sẽ thay bạn làm các thủ tục này. Hoặc bạn cũng sẽ nhận được sự tư vấn tỉ mỉ của đội ngũ nhân viên kinh doanh tại công ty vận chuyển, chỉ cần làm theo hướng dẫn của họ là bạn đã có thể tự mình hoàn tất quy trình ngay cả khi đó là lần đầu tiên. 

Thay vì lo lắng vào việc không cần thiết do đã có người hỗ trợ tận tình từ đầu đến cuối để bạn nắm được quy trình booking chuẩn thì bạn nên tập trung vào việc chuẩn bị sẵn sàng các thông tin cần thiết liên quan đến quá trình. Nó sẽ quyết định quá trình vận chuyển sau này cho đơn hàng của bạn. 

Ngay dưới đây sẽ là quy trình booking confirmation cơ bản, được trình bày rõ ràng bởi vieclam123.vn để bạn dễ hiểu, dễ tuân thủ cũng như chuẩn bị chủ động những điều cần thiết.

3 bước triển khai quy trình này diễn ra như sau:

Thứ nhất, khi hai bên đã đi đến thống nhất với nhau, công ty xuất nhập khẩu sẽ liên hệ công ty vận chuyển để đưa ra yêu cầu đặt sẵn một chỗ trống trong hãng tàu đã được ghi ở phiếu booking. Công ty sẽ phải đưa ra đầy đủ các thông tin để hoàn tất thủ tục, gồm tên hàng hóa, khối lượng cần vận chuyển, cảng rời đi và cảng tàu cần vận chuyển hàng đến, địa điểm, thời gian cụ thể để giao hàng. 

Giai đoạn thứ hai là vận chuyển hàng hóa. Việc này sẽ được đảm bảo bởi cả công ty vận chuyển và công ty xuất nhập khẩu. Tiếp đến, xác nhận thông tin liên hệ hãng tàu để có thể nhận lệnh cấp cho container rỗng, đưa vào nhiệm vụ đóng hàng, vận chuyển theo thỏa thuận. 

Trên đây, chúng ta đã có những khám phá cụ thể, rõ ràng để hiểu biết Booking confirmation là gì. Rất quan trọng để nắm bắt điều này đối với bất cứ ai đang có trong tay việc làm xuất nhập khẩu hoặc không nhưng có nhu cầu booking container để vận chuyển hàng hóa. Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa còn rất nhiều, theo dõi các bài viết khác cùng chủ đề tại vieclam123.vn để mở rộng thêm hiểu biết nhé.