1. Tổng quan về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container vừa tuân theo quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nói chung, vừa được điều chỉnh để phù hợp với việc giao nhận nguyên container, tính chất hàng hóa và nghiệp vụ của mỗi doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhìn chung thì quy trình nói trên bao gồm 8 giai đoạn, bắt đầu từ giai đoạn nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết, lấy lệnh giao hàng… cho đến giai đoạn cuối cùng là quyết toán chi phí và lưu hồ sơ. Mỗi quy trình có thể bao gồm những bước nhỏ hơn và cần phải được thực hiện theo đúng thứ tự để tránh xảy ra sai sót.

2. Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container

2.1. Kiểm tra bộ chứng từ giao nhận hàng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container và cần được thực hiện trước khi dỡ hàng. Bộ chứng từ giao nhận hàng bao gồm những thành phần sau đây: Sales contract, packing list, bill of lading, commercial invoice và các thông tin liên quan đến tàu vận chuyển cùng với dự kiến thời gian ngày tàu cập bến. Tất cả hồ sơ chứng từ sẽ được khách hàng gửi đến doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics sau khi hai bên đã thỏa thuận và thống nhất về giá cả và ký hợp đồng.

Chứng từ sẽ được kiểm tra và khớp thông tin. Nếu thiếu thông tin hoặc thông tin không trùng khớp thì nhân viên chứng từ sẽ yêu cầu khách hàng bổ sung thêm hoặc đính chính lại thông tin.

2.2. Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng cũng có thể được xem như là một loại chứng từ và được phát hành bởi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistic. Lệnh giao hàng sẽ được gửi đến đơn vị lưu trữ kho hàng ở cảng hoặc ở kho bãi để làm thủ tục xuất hàng hóa trong kho.

Để lấy lệnh giao hàng thì cần có thông báo hàng đến, bộ chứng từ giao nhận hàng đầy đủ và giấy giới thiệu. Sau khi có đủ những giấy tờ hồ sơ trên, nhân viên giao nhận sẽ làm việc với hãng tàu hoặc địa lý giao nhận khác (nếu là lệnh nối) và lấy lệnh giao hàng.

Trường hợp giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container thì còn cần hoàn thành thêm giấy mượn container và nộp một khoản phí cược container.

2.3. Làm thủ tục thông quan

Để có thể nhận hàng và vận chuyển hàng thì hàng hóa phải được làm thủ tục thông quan. Thủ tục thông quan hàng nhập khẩu bao gồm 4 bước và sẽ được liệt kê lần lượt theo thứ tự trước sau.

2.3.1. Khai báo hải quan và đóng thuế

Trong khi đi lấy lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận có thể tin hành khai báo hải quan luôn. Hiện nay, tại các cảng đều chuyển sang hình thức khai báo hải quan điện tử để tiết kiệm thời gian và giải quyết thủ tục nhanh chóng hơn.

Sau khi thủ tục khai báo hải quan điện tử được hoàn thì nhân viên giao hàng sẽ nhận về tờ khai hải quan hàng nhập khẩu và trao lại cho khách hàng để đóng thuế.

2.3.2. Làm thủ tục đăng ký tờ khai hải quan

Thủ tục đăng ký tờ khai được thực hiện ngay tại cảng. Hồ sơ đăng ký tờ khai bao gồm những thành phần sau đây: Tờ khai hải quan nhập khẩu; hóa đơn; packing list; ℅ (không bắt buộc); vận đơn; giấy giới thiệu; biên lai nộp tiền vào ngân sách nhà nước và đăng ký kiểm hóa (nếu là tờ khai luồng đỏ).

Hồ sơ cần thông qua sự kiểm tra của hải quan. Nếu hồ sơ hợp lệ thì sẽ được chuyển cho bộ phận tính thuế để tính toán và đưa ra mức đóng thuế cụ thể.

2.3.3. Kiểm hóa đối với hóa đơn luồng đỏ

Quy trình kiểm hóa được thực hiện bởi hải quan kiểm hóa. Bên cạnh đó, thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cũng cần được hoàn thành trong thời gian sớm nhất.

Sau khi làm xong đăng ký, công nhân cảng theo sự phân công sẽ tiến hành thủ tục cắt seal kiểm hóa. Hàng hóa sẽ được dỡ ra khỏi container để phục vụ cho mục đích kiểm tra và ghi nhận lại kết quả kiểm tra bằng văn bản.

2.3.4. Trả tờ khai hải quan

Nhân viên giao nhận sẽ nộp lệ phí hải quan bằng hình thức mua tem để dán vào tờ khai hải quan. Tờ khai hải quan sau khi được kiểm tra và đóng dấu thì sẽ được chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan. Các chứng từ bao gồm: Tờ khai hải quan, phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa nếu có cần phải được tập kết đầy đủ.

2.4. Xuất phiếu giao nhận container

Phiếu giao nhận container, hay còn gọi là phiếu EIR ghi lại thông tin của tổ chức mượn container và tình trạng của container. Nhân viên giao nhận cần mang lệnh giao hàng cùng với tiền phí nâng/ hạ và lưu container đến phòng thương vụ ở cảng để hoàn tất thủ tục xuất phiếu giao nhận container.

2.5. Thanh lý hải quan

Hình thức thanh lý hải quan được áp dụng rộng rãi hiện nay vẫn là thanh lý hải quan cổng. Tuy rằng tại Hải quan Sài Gòn khu vực I đang áp dụng thanh lý hải quan điện tử, tuy nhiên hình thức này chưa được nhân rộng.

Nhân viên giao nhận cần chuẩn bị thủ tục thanh lý hải quan bao gồm những giấy tờ hồ sơ sau đây: Lệnh giao hàng, phiếu giao nhận container, tờ khai hải quan (nộp cả bản chính và bản sao) và danh sách các container mượn.

Phiếu giao nhận container và tờ khai hải quan sẽ được đóng dấu xác nhận sau đó được trả lại cho nhân viên giao nhận. Thông tin về lô hàng cũng sẽ được ghi chép vào trong sổ hải quan.

2.6. Các bước còn lại

Sau khi làm xong thủ tục hải quan, tài xế container sẽ vào cảng nhận hàng để giao cho khách hàng. Hàng sau khi được giao xong thì sẽ phải trả lại vỏ container rỗng. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang những giấy tờ cần thiết đến trả lại cho đại lý hãng tàu và nhận lại số tiền đặt cọc container trước đó.

Cuối cùng, mọi chứng từ sẽ được sắp xếp lại một lần nữa và làm thành 2 bộ, trong đó 1 bộ được gửi cho khách hàng kèm theo giấy báo nợ (Debit note).

Trên đây là thông tin về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container được áp dụng hiện nay tại các cảng. Hoạt động xuất nhập khẩu đang ngày càng sôi động hơn, vì thế nếu bạn đang làm việc trong ngành xuất nhập khẩu thì việc nắm vững quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container là điều cần thiết.