1. Vài nét cơ bản về audit nhà máy

1.1. Audit nhà máy là gì?

Audit nhà máy hay kiểm tra nhà máy là quy trình thực hiện diễn ra giữa doanh nghiệp sản xuất và khách hàng nhằm đánh giá chất lượng, hiệu quả nhà máy về nhiều khía cạnh khác nhau. Từ việc audit nhà máy, khách hàng hoặc doanh nghiệp có thể tự nhận định về khả năng cung ứng, hiệu suất máy móc, môi trường sản xuất của doanh nghiệp ra sao.

1.2. Chức năng của việc audit nhà máy

1.2.1. Doanh nghiệp quản lý tốt hơn chất lượng sản phẩm

Audit nhà máy là quy trình tất yếu của các doanh nghiệp sản xuất. Trong quá trình kiểm toán nhà máy, người ta sẽ rà soát, theo dõi từng hoạt động diễn ra trong nhà máy. Có sự giám sát chặt chẽ sẽ đảm bảo được quy trình sản xuất, tiến độ công việc và nhân viên làm việc nghiêm túc hơn. Từ đó, sản phẩm đầu ra cũng được nâng cao chất lượng.

Hơn nữa, audit nhà máy còn giúp mọi người kiểm tra kỹ hơn để loại bỏ hoặc có cách xử lý riêng đối với những vấn đề như sản phẩm hư hỏng, sản xuất lỗi, thừa thiếu, v.v… Những vấn đề này thường xuyên xảy ra tại nhà máy và cần có người đứng ra để xử lý êm xuôi tất cả. Ngoài ra, audit nhà máy còn giúp doanh nghiệp có thể đáp ứng theo đúng những tiêu chuẩn về sản phẩm mà khách hàng đã đưa ra.

1.2.2. Củng cố hệ thống máy móc ổn định

Bên cạnh đó, audit nhà máy còn là quá trình mà doanh nghiệp rà soát, xem xét lại những trang thiết bị, máy móc đang sử dụng. Nếu bị hư hỏng có thể sửa chữa kịp thời. Hoặc nếu máy móc đã lỗi thời cần chi thêm ngân sách để đặt mua những trang thiết bị hiện đại hơn, không làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sản xuất cần không ngừng nâng cao chất lượng máy móc để thoả mãn các tiêu chuẩn của một nhà máy sản xuất. Việc nâng cao chất lượng máy móc là một phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm vì chủ yếu sản xuất sản phẩm từ các trang thiết bị máy móc. Hệ thống máy móc hiện đại, tiện lợi thì có thể giảm sức lao động mà còn đạt hiệu suất công việc cao hơn.

1.2.3. Phòng tránh các vấn đề rủi ro

Audit nhà máy còn giúp chúng ta có thể phòng tránh một số vấn đề rủi ro. Chẳng hạn như tai nạn lao động trong nhà máy. Tình trạng này thường xuyên diễn ra tại các nhà máy lớn với máy móc đồ sộ và nguy hiểm. Thế nên phải có người giám sát liên tục để phòng tránh các rủi ro.

Một số rủi ro khác liên quan đến sản phẩm như: sản xuất sai yêu cầu khách hàng, sản xuất không đủ nguyên vật liệu hoặc máy móc hỏng hóc quá nhiều làm gián đoạn quy trình sản xuất. Tất cả những điều này cần phải được audit thường xuyên và chuẩn bị sẵn sàng các phương pháp ứng phó.

1.2.4. Giúp khách hàng đánh giá năng lực doanh nghiệp

Một điều thú vị khi audit nhà máy đó là các khách hàng có thể trực tiếp quan sát và đánh giá được những gì mà doanh nghiệp sản xuất đang làm. Khách hàng sẽ có những đánh giá riêng về năng lực sản xuất hoặc chất lượng sản phẩm  mà doanh nghiệp tạo ra. Nhờ đó, khách hàng sẽ tin tưởng hơn với lựa chọn của mình với một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cung ứng cho chính họ.

1.2.5. Nâng cao tình cảm với quan hệ với khách hàng

Khi audit nhà máy, khách hàng sẽ được quản lý nhà máy dẫn đi tham quan các thiết bị máy móc, không gian sản xuất. Trong quá trình này họ có thể trò chuyện, trao đổi những khúc mắc hoặc những câu chuyện về sản phẩm. Điều này sẽ giúp gắn kết tình cảm giữa khách hàng và doanh nghiệp sản xuất. Từ đó, có thể phát triển nên một mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và tạo được uy tín về sau.

2. Quy trình audit nhà máy của nhà cung cấp

2.1. Chuẩn bị kiến thức về tiêu chuẩn chất lượng

Trước kết, nhân viên được giao nhiệm vụ audit nhà máy cần phải chủ động học hỏi, tìm tòi tất cả những văn bản, hoặc kiến thức trên các trang web về tiêu chuẩn nhà máy để đối chiếu, so sánh. Một số tiêu chuẩn cần quan tâm đó là: tiêu chuẩn quy trình sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm (do doanh nghiệp cam đoan), tiêu chuẩn về thiết bị máy móc, tiêu chuẩn đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, v.v…

Ngoài ra, nhân viên audit nhà máy cần chuẩn bị thêm một vài tài liệu liên quan do khách hàng yêu cầu. Nhân viên audit nhà máy cần có kinh nghiệm, chuyên nghiệp, nghiêm túc trong việc rà soát, kiểm tra và đánh giá. Nếu có thể thì nên học các khoá đào tạo chuyên sâu về tiêu chuẩn ISO để nâng cao trình độ.

Xem thêm: Supervisor là gì? Công việc, kỹ năng cần thiết của Supervisor

2.2. Tiến hành audit nhà máy theo quy trình

Dưới sự chỉ đạo của giám đốc, nhân viên audit nhà máy sẽ bắt đầu đi đến nhà máy và thực hiện các nghiệp vụ của mình. Nhân viên nên rà soát một lượt từ ngoài vào trong, từ tổng quan đến chi tiết các bộ phận, quan sát bao quát các hoạt động và chất lượng máy móc đạt được cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên sản xuất.

Mỗi vị trí audit, nhân viên cần ghi rõ lại đặc điểm tình trạng và những rủi ro dự đoán trong thời gian sắp tới. Trong lúc kiểm tra, nên ghé hỏi nhân viên xung quanh để biết rõ hơn về tình hình của nhà máy. Quan sát kỹ lưỡng mọi đối tượng, hoạt động sản xuất để nắm rõ tất cả vấn đề của nhà máy, tối ưu hiệu quả của cả quá trình sản xuất.

2.3. Đưa ra các giải pháp cho vấn đề của nhà máy

Nếu phát sinh các vấn đề trong nhà máy, nhân viên audit có thể báo ngay với cấp trên và đề xuất một số giải pháp cần thiết cho doanh nghiệp. Trong quá trình audit sẽ gặp một vài vấn đề như không đủ tư liệu kiểm tra, một vài lỗ hổng trong khâu sản xuất, nhân viên làm việc chểnh mảng, máy móc đang bị đình trệ, v.v… Khi đó, nhân viên audit buộc phải tìm kiếm được biện pháp khắc phục kịp thời trước khi khách hàng đến kiểm định nhà máy

3. Quy trình audit nhà máy của khách hàng

3.1. Chuẩn bị tư liệu audit nhà máy

Việc audit nhà máy không chỉ diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp mà còn do khách hàng tự mình audit nhà máy. Khách hàng sẽ đưa một vài yêu cầu về những tư liệu hoặc thông tin hữu ích cho quá trình audit nhà máy. Và phía doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ, thông tin đó nếu không vượt quá quyền hạn về tính bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Một số thông tin cần thiết để đánh giá như hợp đồng mua bán, hồ sơ năng lực, các khiếu nại, hoặc những thông số kỹ thuật sản phẩm, máy móc, v.v… Ngoài ra, khách hàng cần chuẩn bị thêm một danh sách những tiêu chí đánh giá riêng của mình để tiện theo dõi hơn.

3.2. Triển khai các hoạt động audit nhà máy

Sau khi chuẩn bị thì cần lên kế hoạch về thời gian, địa điểm audit nhà máy của doanh nghiệp sản xuất. Tiếp theo, khách hàng sẽ trực tiếp đến thăm hoặc cử một đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm hơn đến để audit nhà máy.

Khách hàng cũng sẽ quan sát và tiến hành thẩm định như nhân viên ở trên. Nhưng khách hàng sẽ khắt khe hơn, kỹ lưỡng hơn trong từng đánh giá để nêu thế mạnh, thế yếu của doanh nghiệp, sau đó bắt lỗi và tìm cách hạ giá nguồn cung. Sau đó, dựa vào những tiêu chí mà họ tự đưa ra ở khâu chuẩn bị mà đánh giá được khả năng cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp.

3.3. Tổng hợp đánh giá và đưa ra đề xuất

Cuối cùng, sẽ đưa ra những kết luận, đánh giá với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Từ nhận xét của khách hàng, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa, thay đổi hoặc cải tiến để đảm bảo chất lượng hàng hoá và làm hài lòng khách hàng hơn. Nếu giữa hai bên có mối quan hệ thân thiết thì có thể cùng nhau đề xuất những phương án thích hợp nhất trong sản xuất để đôi bên cùng có lợi.

Nhìn chung, audit nhà máy là cả một quá trình quan trọng cần được thực hiện đầy đủ theo tiêu chuẩn đã có. Khi bạn có nhu cầu tìm việc làm Audit nhà máy thì có thể truy cập vieclam123.vn để cập nhật tin tuyển dụng mới nhất. Nội dung bạn vừa theo dõi ở trên của vieclam123.vn thì chắc hẳn bạn đã hiểu được phần nào audit nhà máy là gì và audit nhà máy sao cho đúng đối tượng và đúng quy trình nhất. Hãy tận dụng những kiến thức trên vào thực tế bạn nhé.