1. 8D trong quản lý chất lượng là gì?

1.1. Tổng quan về 8D trong quản lý chất lượng

Trong quản lý chất lượng, mô hình 8D, hay Eight Disciplines, là mô hình thể hiện các bước giải quyết triệt để một vấn đề, bắt đầu từ việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề cho đến khi xây dựng giải pháp.

Mô hình 8D bao gồm 8 bước và 8 bước này phải được thực hiện đúng thứ tự, không được bỏ qua bước nào và cũng không được tự ý thay đổi thứ tự các bước. Biểu đồ pareto, 5W, biểu đồ xương cá, 4M1I1E… là những công cụ hiệu quả đi kèm với mô hình 8D.

Áp dụng mô hình nguyên tắc 8D, các vấn đề sẽ được truy rõ nguyên nhân, sau đó từng giải pháp sẽ được đưa ra dựa trên nguyên nhân đó. Mô hình 8D được sử dụng khi muốn tìm ta giải pháp cải tiến quy trình làm việc hoặc chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo đáp ứng được chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm đã đề ra trước đó.

1.2. Tổng quan về nguồn gốc của mô hình 8D

Mô hình 8D được là kết quả cái tiến của phương pháp giải quyết vấn đề theo nhóm TOPS (Team Oriented Problem  Solving). Từ những năm 1980 một công ty có tên là Ford Motor đã áp dụng phương pháp này để giải quyết mọi vấn đề trong quá trình kinh doanh. Chính vì độ hiệu quả của nó mà phương pháp này ngày càng được nhiều người biết đến và tồn tại cho đến ngày nay.

Phương pháp 8D được tạo ra với mục đích kiểm soát tính an toàn và chất lượng của sản phẩm, tìm ra nguyên nhân ngọn nguồn và giải pháp giải quyết triệt để nguyên nhân đó để vấn đề không tái diễn thêm lần nào nữa. Phương pháp 8D có thể áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, bao gồm cả lĩnh vực quản lý chất lượng như chúng ta đang đề cập đến trong bài viết ngày hôm nay.

Phương pháp 8D ban đầu bao gồm 8 bước. Sau này người ta đã thêm vào bước lập kế hoạch ban đầu, tuy nhiên điều này không ảnh hưởng gì đến tên gọi của phương pháp này. Phương pháp 8D trong quản lý chất lượng bao gồm những bước sau đây:

- Lập kế hoạch chi tiết.

- Tìm kiếm thành viên và xây dựng đội nhóm.

- Mô tả chi tiết vấn đề.

- Dựa trên vấn đề trên để đưa ra một phương án tạm thời.

- Tìm kiếm gốc rễ của vấn đề và giải pháp loại bỏ gốc rễ vấn đề.

- Kiểm tra tính khả thi của giải pháp.

- Xây dựng và triển khai giải pháp cuối cùng.

- Dự đoán và ngăn chặn sự phát sinh của các vấn đề định kỳ.

- Ăn mừng thành công.

2. Phân tích một số bước trong mô hình 8D

Khi tìm hiểu 8D trong quản lý chất lượng là gì, chúng ta đã được biết rằng phương pháp 8D bao gồm 8 bước. Để hiểu rõ hơn về phương pháp 8D, trong phần này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết hơn về từng bước trong phương pháp 8D nhé!

2.1. Lập kế hoạch

Vấn đề muốn giải quyết triệt để thì cần được giải quyết theo một quy trình mang tính toàn diện và có hệ thống. Vì thế nên bước lập kế hoạch đã được bổ sung vào trong quy trình giải quyết vấn đề theo phương pháp 8D.

Phương pháp 8D được áp dụng cho phạm vi đội nhóm, vì vậy mà bạn cần xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh về việc lập đội nhóm, cần bao nhiêu nhân sự, dự kiến sẽ giải quyết vấn đề trong thời gian bao lâu, đội nhóm của bạn sẽ cần đến những tài nguyên hoặc nguồn lực nào…

2.2. Xây dựng đội nhóm

Xây dựng đội nhóm trước đây được coi là bước đầu tiên, bước bản lề trong phương pháp 8D. Chính vì thế đây là một bước rất quan trọng. Nếu bạn có một đội nhóm tốt thì sẽ tạo ra tiền đề tốt để giải quyết vấn đề.

Các thành viên trong đội nhóm phải được lựa chọn kỹ càng. Bạn cần những người có đủ năng lực, kiến thức và kỹ năng để hiểu rõ vấn đề và đề xuất được phương án hợp lý.

Bên cạnh đó, đội nhóm cũng cần có một nhóm trưởng, người có trách nhiệm quản lý các thành viên và định hướng nhóm đi đúng hướng. Nhóm trường cũng sẽ xác định đặc điểm, vai trò của từng người để phân chia công việc sao cho phù hợp.

2.3. Xác định và mô tả vấn đề

Mô tả vấn đề sẽ cho cả nhóm biết được các bạn đang phải đối mặt với điều gì. Nhóm của bạn cần tập trung để hiểu rõ bản chất và giải quyết triệt để từng khía cạnh của vấn đề đó.

Trước tiên, những rủi ro tiềm ẩn cần được phân tích và liệt kê đầy đủ. Rủi ro có thể tác động từ nhiều phía, ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, sức khỏe và thậm chí là đời sống riêng tư của từng nhân viên. Hoặc rủi ro cũng có tác động tiêu cực đến quá trình sản xuất. Sản xuất đình trệ gây ra thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Khi trình bày vấn đề nên đi từ những chi tiết nhỏ nhất, sau đó mới dẫn dắt đến từng vấn đề phức tạp hơn. Vấn đề cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu sao cho mọi thành viên trong nhóm đều nắm được bản chất của vấn đề.

2.4. Đề xuất một phương án giải quyết tạm thời

Sau khi đã hiểu rõ bản chất của vấn đề thì bước tiếp theo là đi tìm phương án giải quyết. Để tìm ra được phương án giải quyết tối ưu nhất là không dễ dàng. Vì vậy, trước tiên đội nhóm cần đề xuất ra một phương án ban đầu nhằm có thêm cơ sở để nghiên cứu sâu hơn.

Ý kiến của các thành viên trong nhóm góp phần hoàn thiện hơn giải phương án đã đưa ra. Bên cạnh đó, những nguồn lực và điều kiện cần thiết để thực hiện phương án trên cũng cần được tính toán một cách chính xác trước khi thử nghiệm.

2.5. Xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Trong quá trình triển khai giải pháp tạm thời sẽ làm bộc lộ ra những khía cạnh ẩn sâu hơn của vấn đề. Nhiệm vụ của đội nhóm chính là ghi nhận lại những khía cạnh còn tồn tại, sau đó tiến hành phân tích nguyên nhân của chúng. Cuối cùng, đội nhóm của bạn cần phải tìm ra được cốt lõi, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Điều này là cơ sở để đề xuất giải pháp xử lý triệt để vấn đề.

2.6. Hoàn thành và triển khai giải pháp cuối cùng

Thử nghiệm với giải pháp tạm thời giúp tìm ra được nguyên nhân và những điểm chưa hợp lý. Trên cơ sở đó, đội nhóm của bạn có thể hoàn thiện hơn để đưa ra một giải pháp tối ưu nhất. Bên cạnh đó thì quá trình triển khai giải pháp cũng cần được giám sát chặt chẽ để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào.

Trên đây, bạn đã tìm hiểu 8D trong quản lý chất lượng là gì và những nội dung cơ bản của phương pháp 8D. Phương pháp này đã được chứng minh độ hiệu quả, do đó không chỉ được sử dụng trong lĩnh vực quản lý chất lượng mà còn được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác.