1. Lập kế hoạch dự án là gì bạn biết chưa?

Trong tiếng Anh thì Project Planning là lập kế hoạch dự án, đây là một trong số các chức năng đầu tiên của quản lý là lập kế hoạch lãnh đạo tổ chức cũng như kiểm tra. Lập kế hoạch dự án có vai trò chức năng hết sức quan trọng nói chung đối với mỗi nhà quản lý và nói riêng về nhà quản trị với sự chọn lựa mục tiêu có sự gắn liền cũng như trong tương lai hoạt động các chương trình hỗ trợ có sự xác định của nhà quản trị kèm theo đó các mục tiêu đề ra với hoạt động được bảo đảm cho có.

Với hình thức tiếp cận theo vai trò và nội dung thì một quá trình bắt đầu trong việc lập kế hoạch thì sẽ từ việc mục tiêu được thiết lập các chiến lược quyết định, kế hoạch, chính sách chi tiết để đã định mục tiêu đạt được. Các quyết định khả thi trong việc thiết lập được cho phép trong việc lập kế hoạch gồm cả vấn đề mục tiêu thiết lập trong chu kì mới với sự hoàn thiện hơn nữa trong chiến lược được quyết định.

Lập kế hoạch dự án có ý nghĩa là cơ sở quản lý tiến độ dự án, là cơ sở để bố trí, tuyển dụng cũng như điều phối cho dự án nhân lực. Là căn cứ để ngân sách dự toán cũng như tài chính của dự án được kiểm tra. Là cơ sở để chi phí thời gian được xác định cũng như chất lượng trong yêu cầu. Là căn cứ hỗ trợ mục tiêu dự án được bảo đảm giúp các rủi ro tránh đi hay giảm nhẹ chúng. Dự án cho biết mối liên quan tới các tổ chức doanh nghiệp. Các dự án với bối cảnh tiến hành với đặc trưng trong bối cảnh này. Có sự cải thiện và thay đổi trong dự án với sự phát triển các thành viên hay điều kiện sống trong doanh nghiệp với sự hưởng lợi liên quan.

2. Lập kế hoạch dự án có vai trò quan trọng như thế nào?

Khi kế hoạch dự án được lập ra sẽ nêu lên được mục tiêu và để đạt được nó cần có cách thức ra sao. Các công việc dự án cần thực hiện liệt kê ra và hướng đến việc mục tiêu của dự án được thực hiện. Cần phải biết mình đứng ở đâu đối với nhà quản lý và để dự án mục tiêu đó đạt được cần làm gì.

Dự án có thêm thời gian cụ thể gắn với mục tiêu trong việc lập kế hoạch. Cần có sự hợp lý trong việc phân bổ thời gian để nhiều mục tiêu hiệu quả nhất cần thực hiện mà thời gian vẫn đươc bảo đảm toàn bộ trong dự án của công việc đó. Nhà quản lý trong việc lập kế hoạch sẽ làm sự chồng chéo giảm đi cũng vời sự lãng phí nguồn lực của các hoạt động có trong dự án. Đã xác định được mục tiêu khi lập kế hoạch cùng với sự tốt nhất trong phương thức với việc chọn lựa mục tiêu đã đạt được do đó một cách hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực để chi phí giảm thiểu được phân bổ chủ động cùng với sự phù hợp hay hiệu quả trong hoạt động.

Các tiêu chuẩn sẽ được thiết lập trong việc lập kế hoạch, công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao khi có điều kiện tạo ra. Các tiêu chuẩn sẽ được thiết lập trong kế hoạch với công tác kiểm tra đạt hiệu quả. Nếu như không có kế hoạch trong dự án thì chẳng khác gì sự trôi nổi của một khúc gỗ trên dòng sông vô định. 

Khi mà ta không thể đạt đến cái gì hay bằng cách nào đó đạt tới trong khi dự án đó thì mục tiêu của dự án được thực hiện và không có sự điều chỉnh kịp thời về các biện pháp khi xảy ra những sự lệch lạc. Vì thế có thể cho rằng sẽ không có kiểm tra nếu như không có kế hoạch. Nhà quản lí có thể cũng không biết cách khai thác con người, tổ chức cũng như một cách hiệu quả trong nguồn lực khác thậm chí cách họ thực hiện không có sự rõ ràng trong ý tưởng. 

Từ đó ta có thể nhận thấy chức năng đầu tiên trong việc lập kế hoạch là điểm xuất phát của việc quản lý trong mọi quá trình. Bất cứ khi nào cấp quản lý thấp hay cao, có hiệu quả việc lập ra các kế hoạch thì đó cũng là chìa khóa cho việc tiến hành các mục tiêu đề ra của dự án một cách hiệu quả nhất có thể.

3. Lập kế hoạch chi tiết gồm có các bước nào?

3.1. Xác định các bên liên quan và gặp gỡ

Các nhà quản lý đầu tiên cần xác định các bên liên quan có yêu cầu như thế nào khi thực hiện tổ chức cuộc gặp gỡ trao đổi 1 -1 hoặc tiến hành một cuộc khảo sát chi tiết. Bạn có thể tìm kiếm thông tin hay trao đổi thông tin qua buổi gặp hay các bên liên quan trong việc khảo sát đó. Trong quá trình lập kế hoạch đó là bước quan trọng và sự thành công trong một dự án có thể quyết định.

3.2. Mục tiêu dự án được xác định

Sau khi các yêu cầu hiểu và biết đối với các bên liên quan thì cần phải được thiết lập mục tiêu chung cho dự án từ phía nhà quản lý. Bên cạnh đó có nhiều mục tiêu chung trong mỗi dự án phải có quy chuẩn smart đi theo mục tiêu với cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tế, có thời gian cụ thể.

3.3. Xác định thời gian chuyển giao

Thời gian chuyển giao xác định là điều ghi nhận trong mốc thời gian nhất định để cung cấp dịch vụ sản phẩm giữa công ty và khách hàng. Có nghĩa là trong các giai đoạn của dự án nhỏ có sự xác định trong dự án được thực thi cùng với việc kết thúc dự án hay thời điểm bàn giao. Sự giao nhận trong đối tượng có thể là các bên liên trong hay khách hàng bên ngoài của dự án.

3.4. Lên cho dự án lộ trình

Với dự án bạn cần lên chi tiết cho lộ trình dễ dàng và việc của nhóm có sự theo dõi tiến độ làm việc kèm theo đó có sự chủ động đồng thời của bên liên quan lộ trình chung nắm bắt được. Tiếp theo việc cần làm đó là các tài nguyên cần sử dụng trong việc xác định với sự kỹ càng cần xem xét với lên lịch trình tài nguyên có sẵn vớ sự ưu tiên theo đó.

3.5. Lập ra kế hoạch hỗ trợ

Trong quá trình lên cho dự án kế hoạch thì một bước không thể bỏ qua đó là lên kế hoạch hỗ trợ. Có thể hỗ trợ các bước kế hoạch đó là kế hoạch thông báo, kế hoạch nhân sự, kế hoạch quản trị rủi ro,.. Có thể xảy ra quản lý các rủi ro đó bạn cần xem bản ghi chép thường xuyên để cụ thể các công việc trong từng hành đồng gặp phải vấn đề hay các việc cần thực hiện.

3.6. Trình bày kế hoạch của dự án chi tiết

Sau khi các bước trên được hoàn thành thì các kế hoạch sẽ được bạn diễn giải và kỳ vọng được đề cập đến đối với những bên liên quan với nhóm dự án được trong thành viên đó. Cần lưu ý một điều khi bạn trình bày bản kế hoạch không nên quá độc đoán chủ quan mà hãy cùng tham khảo ý kiến đóng góp thảo luận của mọi người một cách cởi mở để đưa ra sự thống nhất về các vấn đề còn dang dở.

Bạn có thể dùng excel làm công cụ trình bày để kế hoạch dự án được trình bày. Mặc dù vậy khi bạn trình bày hay quản lý các kế hoạch đơn giản thì nó mới phù hợp. Nếu bạn cần trình bày hay quản trị các kế hoạch đa dạng khác thì sẽ khó khăn hơn tăng dần độ phức tạp. Vì thế có thể cho phép bạn thực hiện điều đó cần có một phần mềm với nhiều chức năng đáp ứng được.

Vừa rồi bạn đọc đã được chia sẻ về thông tin lập kế hoạch dự án là gì và vai trò quan trọng của nó ra sao. Hãy cùng cập nhật thêm nhiều tin tức thú vị khác trong bài viết kế tiếp của chúng tôi đang chờ bạn khám phá đó nhé.