1. Affinity Diagram – Biểu đồ mối quan hệ

Biểu đồ mối quan hệ là loại biểu đồ biểu diễn các nhóm ý tưởng, trong mỗi nhóm lại chứa đựng nhiều ý tưởng nhỏ hơn. Cơ sở để chia các nhóm ý tưởng dựa trên điểm chung của các ý tưởng trong từng nhóm.

1.1. Tác dụng

Mọi ý tưởng sáng tạo hay các vấn đề đều được sắp xếp theo các nhóm một cách khoa học và dễ nắm bắt. Người quan sát biểu đồ có thể nhanh chóng nhìn nhận được tầm quan trọng của từng vấn đề hoặc ý tưởng và thứ tự xuất hiện của chúng.

Thông qua biểu đồ mối quan hệ, các vấn đề phức tạp trong tổ chức sẽ được sắp xếp lại để cho người xem có thể hình dung chúng một cách dễ dàng và trực quan hơn, nắm bắt được bức tranh tổng thể và hiểu biết về tất cả các sự kiện đang diễn ra.

Ngoài ra, như đã nói, biểu đồ mối quan hệ thể hiện thứ tự ưu tiên của từng vấn đề hoặc ý tưởng. Do đó, người xem có thể xác định được ngay đâu là vấn đề cần ưu tiên giải quyết trước hoặc đâu là ý tưởng cần ưu tiên thực hiện trước. Hơn nữa, mối quan hệ giữa các sự kiện cũng được thể hiện rõ trên biểu đồ.

1.2. Cách áp dụng

Trước tiên, cần xác định đúng những kỳ vọng , mục tiêu cần hoàn thành. Tiếp theo, cần xác định vì sao những mục tiêu đó vẫn chưa được hoàn thành. Cần làm, rõ nguyên nhân trên nhiều cấp độ.

Bước tiếp theo là thảo luận về toàn bộ các nguyên nhân và xác định ra nguyên nhân quan trọng nhất. Bước cuối cùng là lập sơ đồ quan hệ.

2. Interrelationship Digraph – Biểu đồ tương quan

Đây là biểu đồ hiển thị nguyên nhân và kết quả, từ đó mọi khía cạnh và mọi vấn đề đều có thể được đặt lên bàn phân tích giúp cho việc mổ xẻ một vấn đề phức tạp được thực hiện dễ dàng hơn.

2.1. Tác dụng

Mọi vấn đề mà tổ chức đang gặp phải sẽ được nhìn nhận một cách đúng đắn. Bản chất của vấn đề cũng được xác định rõ ràng và từ đó phương hướng giải quyết cũng có thể được tìm ra một cách nhanh chóng hơn, cũng như là triệt để hơn.

2.2. Cách áp dụng

Trước tiên, cần thu thập mọi thông tin về vấn đề cần giải quyết, bắt đầu từ việc xác định được đúng bản chất của vấn đề. Tiếp theo, các thông tin sẽ được phân loại và ghép cặp. Những thông tin liên quan đến nhau sẽ được xếp chung với nhau. Cuối cùng, các thẻ sẽ được sắp xếp lại vị trí để thể hiện rõ nhất mối quan hệ giữa chúng.

3. Tree Diagram – Biểu đồ hình cây

3.1. Tác dụng

Đây là loại biểu đồ có khả năng thể hiện rõ ràng các kế hoạch hoặc phương pháp được sắp xếp theo lối tư duy logic, đi từ cái tổng quát nhất cho đến từng cái nhỏ hơn.

Đây là một loại biểu đồ có tính chất hệ thống, bởi vậy tư duy thể hiện qua biểu đồ cũng là lối tư duy theo hệ thống, khoa học, rõ ràng và hiệu quả. Vấn đề sẽ được giải quyết ngọn ngành, từ những khía cạnh nhỏ nhất, tránh bỏ sót bất cứ điều gì.

3.2. Cách áp dụng

Đầu tiên, mọi vấn đề đều cần được tập hợp lại. Sau đó, mọi trở ngại liên quan đến từng vấn đề cũng sẽ được làm rõ. Sau đó, các biện pháp ban đầu sẽ được thảo luận nhằm giải quyết mỗi một vấn đề đã được liệt kê trước đó. Lưu ý rằng mỗi vấn đề chỉ cần đưa ra tối đa là 4 biện pháp giải quyết. Bước cuối cùng là sắp xếp lại các biện pháp theo thứ tự biện pháp tối ưu hơn sẽ được sắp xếp trước.

4. Matrix Diagram – Biểu đồ ma trận

Đây là một mô hình bao gồm các hàng và các cột, trong đó các thông tin được phân tích, đánh giá một cách chi tiết để xác định tỷ lệ liên quan. Biểu đồ này thể hiện sự tương quan giữa các thông tin với nhau.

4.1. Tác dụng

Thông tin trên biểu đồ bám sát thực tế, do đó mà người xem có thể nắm bắt được nhanh chóng, từ đó đưa ra được ý kiến hoặc phương pháp giải quyết ngay sau khi có vấn đề phát sinh. Biểu đồ ma trận giúp ích cho việc phân tích, mổ xẻ một vấn đề, từ đó xác định được chính xác cấu trúc của vấn đề đó.

4.2. Cách áp dụng

Biểu đồ ma trận phổ biến nhất là biểu đồ dạng chữ L. Ở trục tung của biểu đồ sẽ biểu diễn các biện pháp giải quyết vấn đề. Trên trục hoành bao gồm các thuộc tính như: Mức độ hiệu quả và khả năng thực thi.

Kẻ thêm các đường trục tung và trục hoành để tạo thành các ô. Tại mỗi ô sẽ đánh giá hiệu quả và khả năng thực thi của từng giải pháp theo ba mức: Rất tốt, Tốt và Không hiệu quả bằng các ký hiệu. Cần chú thích ý nghĩa của các ký hiệu trên bản đồ.

5. Matrix Data Analytic – Phân tích dữ liệu ma trận

5.1 Tác dụng

Đây là phương pháp sử dụng biểu đồ ma trận đã lập trước đó để phân tích, so sánh các cặp yếu tố với nhau thông qua các tiêu chí cho trước. Qua phân tích, có thể xác định được đâu là giải pháp có mức độ ưu tiên cao nhất cho một vấn đề nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

5.2. Cách áp dụng

Trước tiên cần liệt kê ra những hạng mục sẽ được đưa ra phân tích, cùng với đó là đơn vị được sử dụng để đánh giá cho các trục trên biểu đồ. Sau khi mọi thứ đã được chuẩn bị xong thì những hạng mục được liệt kê sẽ được đem ra phân tích, đánh giá một cách khách quan và sát với thực tế nhất.

Kết quả phân tích sẽ được thể hiện trực quan bằng một biểu đồ mới. Các vấn đề sau khi được làm rõ sẽ tiếp tục được liên kết lại với nhau thành một vòng. Sau đó, người lập biểu đồ cần đưa ra thêm một bản diễn giải chi tiết biểu đồ.

6. Arrow Diagram –  Sơ đồ mũi tên

6.1. Tác dụng

Sơ đồ mũi tên có chứa các nút và các mũi tên nhằm chỉ rõ thời gian biểu. Trong đó mỗi nhiệm vụ sẽ được liên kết với các nhiệm vụ khác để tạo thành một hệ thống có mối quan hệ mật thiết với nhau. Sơ đồ mũi tên giúp toàn bộ dự án có thể được nhìn nhận theo tổng thể. Người xem sẽ biết được thứ tự triển khai các hoạt động sao cho hợp lý.

6.2. Cách áp dụng

Trước tiên, chiến lược quan trọng nhất và có mức độ ưu tiên cao nhất sẽ được xác định. Tiếp theo, các yêu cầu bắt buộc đối với kết quả đạt được sẽ được xác định. Sau đó, với mỗi yêu cầu sẽ được liệt kê các công việc cần thiết để đáp ứng được yêu cầu đó.

Bước tiếp theo là xác định thứ tự ưu tiên cho tất cả các công việc kể trên, cùng với đó là cả thời gian thực hiện mỗi công việc. Cuối cùng là sắp xếp các công việc theo một mạng lưới thẳng tắp và đặt các nút để đánh số thứ tự và thêm các thông tin cần thiết.

7. Process Decision Program Chart – Biểu đồ quá trình ra quyết định

7.1. Tác dụng

Biểu đồ này giúp cho doanh nghiệp dự báo được những sự kiện có thể xảy ra và dự trù trước kế hoạch ứng phó. Tất cả nhằm mục đích hạn chế tác động của các yếu tố bất ngờ, tránh các biến cố nghiêm trọng.

7.2. Cách áp dụng

Xác định tên và ý nghĩa của các đối tượng sẽ xuất hiện trong bản đồ. Tiếp theo là sắp xếp các thông tin trong biểu đồ. Các thông tin sẽ được sắp xếp theo một chiều thống nhất, từ trái qua phải hoặc từ trên xuống dưới. Tiếp theo là điều chỉnh các vòng lặp trên biểu đồ bằng cách chuyển hướng các mũi tên đi đến bước tiếp theo hoặc quay về bước trước đó.

Có thể nói rằng sự xuất hiện của 7 công cụ quản lý chất lượng mới đã đem lại luồng gió mới trong hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều lựa chọn, cũng như sự chuẩn bị cần thiết nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất và hiệu quả sản xuất.