1. Hiểu về Total Quality Management

1.1. Thế nào là Total Quality Management?

Total Quality Management, viết tắt là TQM, được hiểu là hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. Theo ISO 8402:1994 (TCVN 5814), Total Quality Management sẽ được định nghĩa như sau:

TQM là một cách quản lý của doanh nghiệp tập trung vào chất lượng, dựa vào tất cả các thành viên của một tổ chức, để đạt được thành công lâu dài nhờ vào việc thỏa mãn khách hàng và lợi ích của các thành viên trong một tổ chức.

Theo đó, hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là một công cụ quản lý nhằm cải tiến không ngừng chất lượng hàng hóa và dịch vụ, với sự tham qua đồng bộ, nhất quán của toàn bộ nhân viên trong công ty, để từ đây đạt được những lợi ích cần thiết và đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng. Nó giúp cung cấp một hệ thống toàn diện về các phương diện quản lý, sử dụng khoa học kỹ thuật, phương pháp tiếp thị thị trường để cải tiến mọi mặt liên quan đến chất lượng.

Có thể nói, quản lý chất lượng toàn diện là một quá trình liên tục phát hiện, giảm thiểu và sửa lỗi trong toàn bộ quá trình cung ứng, nhằm cải thiện trải nghiệm khách hàng, đảm bảo các nhân viên sẽ được đào tạo thường xuyên. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện và đạt được nhiều thành công sau khi áp dụng hệ thống này.

1.2. Lịch sử hình thành hệ thống quản lý chất lượng toàn diện

Quan niệm về chất lượng toàn diện đã được hình thành tại Hoa Kỳ từ những năm 50 của thế kỷ XX. Sau một thời gian, phương pháp này đã được áp dụng tại Nhật Bản được xây dựng, hoàn thiện, phát triển, áp dụng hiệu quả và thành công trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp ở nước này.

Nhờ sự thành công nổi trội này, Nhật Bản đã vực dậy được nền kinh tế, đồng thời được các quốc gia phương Tây gọi đây là Total Quality Management by Japanese. Có thể nói, hệ thống quản lý chất lượng toàn diện được xem là một công cụ hữu ích trong quá trình quản lý, được Nhật Bản sớm trở thành một trong những cường quốc trên toàn thế giới.

2. Đặc điểm cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện

2.1. Huy động tổng lực nhân viên

Nhân viên trong toàn bộ một doanh nghiệp là yếu tố then chốt tạo nên sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. Những nhân viên này chính là những người trực tiếp làm việc và cống hiến cho sự phát triển chung của toàn doanh nghiệp, đồng thời cũng là người trực tiếp “thử nghiệm” cách thức quản lý của hệ thống này.

Khi được thử nghiệm chính trên bản thân mình, những người nhân viên sẽ hiểu được những điều bất ổn, các thứ còn thiếu sót trong khoảng thời gian ngắn nhất. Chính những người nhân viên này sẽ phản ánh để doanh nghiệp điều chỉnh, thay đổi kịp thời, giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong quản lý.

2.2. Lấy khách hàng là cốt lõi

Khách hàng chính là trọng tâm, yếu tố quan trọng của phương pháp quản lý này. Hệ thống này sẽ tập trung lắng nghe ý kiến của khách hàng, tìm phương thức tiếp cận, hướng đến mục tiêu giải quyết các vấn đề đó. Chính sự thỏa mãn và hài lòng của khách hàng sẽ được lấy làm thước đo, thể hiện sự thành công của hệ thống.

Xem thêm: Hệ thống quản lý chất lượng là gì và lợi ích của hệ thống

2.3. Quy trình rõ ràng

Để tiến hành và triển khai hệ thống này, chúng ta cần có một quy trình rõ ràng, cụ thể. Đây chính là sự định hướng để  có thể phát triển của hệ thống một cách toàn diện. Các doanh nghiệp có hệ thống quản lý này sẽ nghiên cứu các bước trong một quá trình, điều chỉnh từng bước, tìm hiểu và loại bỏ những bước không hợp lý, gây lãng phí công sức và chi phí. Khi có một quy trình được liệt kê rõ ràng, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy đâu là các giai đoạn cần loại bỏ, đâu sẽ là yếu tố quan trọng cần được giữ lại, đồng thời sẽ kiểm soát chất lượng một cách hiệu quả.

2.4. Dữ liệu chính xác

Dữ liệu là một yếu tố cực kỳ cần thiết, gây ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định của doanh nghiệp. Giá trị dữ liệu được thể hiện rõ nhất trong việc đưa ra các quyết định của cấp quản lý. Khi giải quyết được một vấn đề quan trọng, khi nắm chính xác, đầy đủ toàn bộ thông tin, các nhà quản lý sẽ đưa ra giải pháp một cách nhanh chóng, kịp thời và đạt hiệu quả cao.

Tuy nhiên, chúng ta cần lưu ý, dữ liệu phải được cập nhật liên tục, đúng trọng tâm bởi tính chính xác của dữ liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định được đưa ra. Doanh nghiệp cần có sự xem xét các yếu tố tạo nên sự thành công trong một quy trình thu thập và báo cáo dữ liệu, để đạt hiệu quả về thông tin.

3. Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện sẽ đem lại lợi ích gì?

Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, chúng ta sẽ có được nhiều lợi ích, ảnh hưởng trực tiếp không chỉ với nội bộ công ty mà còn cả với khách hàng. Khi áp dụng hệ thống này thành công, chúng ta sẽ gia tăng sự thỏa mãn, hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Không chỉ vậy, hệ thống này còn giúp giảm lãng phí, tiết kiệm chi phí của hoạt động doanh nghiệp, đồng thời sẽ tăng năng suất làm việc của nhân viên, tạo nên một phong cách làm việc khoa học, dễ giám sát. Chính điều này sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, tạo sự cạnh tranh, củng cố uy tín trên thị trường. Ngoài ra, hệ thống này còn giúp cải tiến quy trình sẵn có của doanh nghiệp, tạo dựng nên một môi trường làm việc tích cực.

4. Cách thực hiện hệ thống quản lý chất lượng toàn diện

Để có thể thực hiện hệ thống quản lý chất lượng một cách toàn diện và hiệu quả, chúng ta sẽ cần thực hiện lần lượt các bước sau:

Bước 1: Cần có sự am hiểu, cam kết chất lượng

Các nhà lãnh đạo cấp cao cần có sự hiểu rõ các khái niệm, nguyên tắc chung, xác định cụ thể từng chức năng, từng vai trò trong hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. Đồng thời, các nhà lãnh đạo cấp cao, nhà quản lý cần có sự cam kết về chất lượng của các bộ phận và có sự quan tâm đến mục tiêu, chính sách, các chiến lược, chương trình, kế hoạch trong hoạt động chung của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.

Bước 2: Tổ chức và nhân sự triển khai

Doanh nghiệp cần xây dựng một ban ngành chuyên phụ trách về hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống ban ngành này sẽ chính là những người sắp xếp nhân sự đúng chỗ, đúng việc, phân chia trách nhiệm một cách rõ ràng.

Bước 3: Xây dựng toàn bộ chương trình hệ thống

Để có thể triển khai thực hiện hệ thống cần có phải có một kế hoạch chi tiết, phân công trách nhiệm và yêu cầu về nguồn lực. Công việc này sẽ cần thực hiện một cách lâu dài, chia làm nhiều giai đoạn, nhiều bước đi khác nhau.

Bước 4: Phát động chương trình, kế hoạch hành động

Cần có sự truyền đạt rõ ràng, cụ thể toàn bộ chương trình, hệ thống cho nhân viên của toàn công ty. Doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa chất lượng, động viên, thu hút nhân viên tham gia chương trình.

Bước 5: Đánh giá sự hiệu quả

Doanh nghiệp sẽ đo lường chi phí hiện tại, xác định các vấn đề, đánh giá hiệu quả và đề ra kế hoạch thực hiện.

Bước 6: Hoạch định chất lượng quản lý

Doanh nghiệp cần tiến hành các chương trình, kế hoạch một cách toàn diện, bao trùm lên mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 7: Tạo lập chất lượng

Cần thiết kế và tạo lập quá trình, đáp ứng toàn diện yêu cầu của khách hàng.

Bước 8: Xây dựng lại cấu trúc hệ thống

Thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp theo hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. Doanh nghiệp cần có chức năng kiểm tra chéo, tăng sự ủy quyền và tự chủ.

Bước 9: Phát triển hệ thống quản lý chất lượng toàn diện

Cần đảm bảo hệ thống quản lý được thực hiện theo đúng kế hoạch, chiến lược đã đề ra. Doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ các biện pháp để toàn bộ nhân viên có thể theo dõi, phát hiện và ngăn chặn kịp thời.

Bước 10: Liên tục duy trì và cải thiện

Cần lựa chọn các phương pháp, công cụ và năng suất chất lượng thích hợp để liên tục hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu và nguyên tắc đã đặt ra.

Như vậy, Total Quality Management là gì đã được chúng tôi trình bày tường tận ở bài viết trên. vieclam123.vn mong rằng, với các thông tin hữu ích phía trên, các bạn đã có được kiến thức để áp dụng thực tế vào doanh nghiệp của mình.