1. Thông tin cơ bản về Scan

1.1. Scan là gì?

Nếu photocopy là in những thông tin được lưu trên máy tính thành dạng văn bản trên giấy thì Scan lại có tác dụng ngược lại. Scan là việc chuyển những hình ảnh hay văn bản trên giấy thành dữ liệu để lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại. Việc này cũng khá đơn giản, bạn có thể thực hiện trên máy scan , máy in có công dụng scan hoặc ứng dụng scan trên điện thoại. 

Máy scan hay máy quét hoạt động bằng cách chuyển đổi hình ảnh trên tài liệu thành thông tin kỹ thuật số có thể được lưu trữ trên máy tính thông qua nhận dạng ký tự quang học (OCR).

Quá trình này được thực hiện bởi một đầu quét, sử dụng một hoặc nhiều cảm biến để ghi lại hình ảnh dưới dạng ánh sáng hoặc điện tích. Máy scan tài liệu di chuyển tài liệu vật lý hoặc đầu quét, tùy thuộc vào loại máy. Sau đó, máy scan xử lý hình ảnh được quét và tạo ra một hình ảnh kỹ thuật số có thể được lưu trữ trên máy tính.

Máy scan thường gắn vào hệ thống máy tính và đi kèm với các ứng dụng phần mềm quét cho phép bạn thay đổi kích thước và sửa đổi hình ảnh đã chụp. Nếu máy in được kết nối với máy tính, bạn có thể in bản sao cứng thứ hai của hình ảnh được quét và lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số.

1.2. Các loại scan

1.2.1. Scan văn bản 

Scan văn bản là dùng thiết bị scan để quét các giấy tờ văn bản, máy sẽ ghi nhận thông tin và sao chép chúng, chuyển chúng thành file mềm lưu trữ trên máy tính. Hình thức scan này rất thường gặp và chủ yếu thực hiện với các hợp đồng, chứng từ, hộ khẩu, học bạ, giấy tờ cá nhân như căn cước, chứng minh, các loại thẻ,...

1.2.2. Scan ảnh

Cũng giống như scan tài liệu, scan ảnh là đưa ảnh vào máy quét để máy lưu trữ lại thông tin, chuyển thành file mềm và có thể lưu dưới dạng PDF.

2. Công dụng của scan

Scan được ứng dụng rất phổ biến trong quá trình học tập, làm việc, giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, luật pháp, quy định,...Tại sao người ta lại dùng scan, scan có những công dụng nào trong thực tế. Dưới đây là những công dụng cơ bản nhất mà scan mang lại.

2.1. Tiết kiệm không gian

Máy scan có khối lượng và kích thước rất nhỏ, vì vậy chúng phù hợp để đặt trong văn phòng, không chiếm quá nhiều diện tích. Bên cạnh đó cũng có nhiều máy photocopy có tích hợp khả năng scan giấy tờ. 

Đặc biệt trong các văn phòng công sở hay cơ quan hành chính, rất nhiều giấy tờ văn bản với đủ loại thông tin được đưa ra mỗi ngày, nếu cứ tích dần như vậy thì sẽ không còn đủ chỗ để chứa, chúng tốn quá nhiều không gian và diện tích. Bên cạnh đó, bộ nhớ máy tính thì lại rất rộng lớn, chúng có thể chứa được rất nhiều thông tin mà không hề tốn diện tích. Vì vậy, scan các loại giấy tờ này rồi lưu trên file máy tính là sự lựa chọn hoàn hảo.

2.2. Lưu trữ tài liệu quan trọng

Trong các nghiệp vụ hành chính và trong các công việc khác nhau, sẽ luôn có nhiều loại giấy tờ và tài liệu quan trọng. Nếu chỉ để ở dạng văn bản thường thì dễ có khả năng bị mất, hỏng, mờ nhòe mất thông tin do nhiều nguyên nhân từ bên ngoài. 

Vì vậy các doanh nghiệp tổ chức thường sẽ scan lại tất cả các giấy tờ quan trọng để lưu trữ trên máy tính, phòng ngừa các trường hợp không may. 

2.3. Bảo mật thông tin

Các văn bản thường rất dễ bị đánh cắp thông tin, còn lưu trữ trên file thì nguy cơ này lại giảm đi khá nhiều. Sau khi scan tài liệu, bạn có thể lưu trên các file trên máy tính, bạn cũng có thể cài đặt mã truy cập để nâng cao độ bảo mật. 

2.4. Dễ dàng tìm kiếm

Nếu để một khối lượng lớn văn bản ở trong văn phòng và mỗi khi cần tìm kiếm một tài liệu nào đó sẽ rất mất thời gian. Chúng ta phải tìm kiếm từng hồ sơ, từng giấy tờ một, vừa mất công mất sức lại mất thời gian.

Nhưng khi đưa các loại giấy tờ này vào máy tính, sắp xếp và đưa chúng vào từng file nhỏ hơn như sơ đồ xương cá, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thứ bạn cần chỉ bằng vài thao tác đơn giản, chỉ tốn vài giây. 

Bên cạnh đó, scan còn có chức năng chia sẻ thông tin qua điện toán đám mây, email hoặc các ứng dụng khác. Điều này có thể giúp bạn chia sẻ thông tin nhanh chóng, chính xác mà không phải mất thời gian để đóng gói, vận chuyển văn bản giấy tờ đến tận nơi cho người cần.

2.5. Cải thiện hiệu suất làm việc

Như những công dụng đã nói ở trên, scan tài liệu giúp giảm được công sức và thời gian tìm kiếm và trao đổi thông tin, cũng đảm bảo được an toàn và độ chính xác của thông tin trong thời gian dài. Những điều này hỗ trợ rất lớn trong công việc của các nhân viên, họ sẽ không mất nhiều công sức với đống giấy tờ, không tốn nhiều thời gian vào chúng và cũng không cần phải lo lắng về chất lượng thông tin, hiện trạng của tài liệu.

Và từ đó, hiệu suất công việc cũng được nâng lên đáng kể, họ có thể làm được nhiều công việc khác, công việc được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, kịp tiến độ, không bị chậm trễ hoặc sai sót.

2.6. Khôi phục tài liệu

Nếu bạn chỉ lưu lại thông tin trên văn bản thường thì trong những trường hợp không may như bị đánh mất, giấy tờ bị ố vàng, mờ nhòe, rách hoặc bị cháy thì các thông tin trên đó coi như đã bị hủy không nhiều thì ít. Nếu là những giấy tờ quan trọng cần phục vụ cho cuộc sống, các giao dịch, các chứng nhận thì sẽ không còn hiệu lực. 

Thế nhưng, nếu bạn đã lưu lại các file mềm của các văn bản này thì lại đơn giản hơn nhiều, bạn đã có sẵn một bản thông tin hoàn chỉnh, bạn có thể in chúng ra bất cứ lúc nào cần, in bao nhiêu cũng không giới hạn, và bạn có thể lưu trữ chúng vô hạn. Trong trường hợp tài liệu trên máy tính bị mất, bạn hoàn toàn có thể khôi phục chúng trên các ứng dụng và tính năng hỗ trợ trên máy tính. Bạn cần yên tâm rằng các dữ liệu bạn đã xóa sẽ không biến mất hoàn toàn.

3. Các bước scan tài liệu

3.1. Đưa tài liệu vào máy 

Sau khi kết nối máy tính với máy scan, bạn sẽ đưa tài liệu vào máy, đặt ngay ngắn vào mặt kính theo đường đánh dấu trên máy để máy có thể nhận diện một cách chính xác toàn bộ thông tin bạn cần.

3.2. Điều chỉnh cài đặt

Sau khi đặt tài liệu, bạn mở máy tính và điều chỉnh các cài đặt sẵn có theo mong muốn như màu sắc, kích thước,...và sau đó ấn nút scan.

Sau đó, máy sẽ đưa cho bạn một vài tùy chọn khác về điều chỉnh góc độ của ảnh, định dạng file muốn lưu.

3.3. Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi tài liệu được scan, bạn có thể tiếp tục điều chỉnh như chuyển đổi file, sắp xếp thành các tập tài liệu, khắc phục đồ nhòe mờ, ánh sáng,...

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết nhất về scan. Bạn đã biết scan là gì chưa? Mong rằng những thông tin này có thể giúp bạn hiểu hơn về cơ chế hoạt động của máy scan và những công dụng của scan trong cuộc sống ngày nay.